A Gestão do Conhecimento nas Organizações

Hoje em dia, as organizações vêm-se confrontadas com a necessidade de estabelecer vantagens competitivas a longo prazo que se possam adaptar, pela sua natureza, às mudanças que o seu plano de acção lhes exige. Isso não vem definido no actual nível de exigências impostas pelo plano das organizações, já que a história é testemunha de que desde o início dos acordos chamados organizações se tem contado com esse factor de adaptação.

Nesta era onde o desenvolvimento organizacional enfrentou esta dinâmica, existe um enfoque orientado à diminuição de riscos a nível empresarial: a gestão de conhecimento.

O objectivo do presente trabalho é ajudar a visualizar o papel do conhecimento na gestão das empresas, visualizando a agregação de valor e a sua componente estratégica.

O conhecimento no âmbito da organização

Em primeiro lugar entendamos o conhecimento, numa escala individual, como as crenças cognitivas, confirmadas, experimentadas e contextualizadas do conhecedor sobre o objecto a conhecer, as quais são condicionadas pelo plano, e serão potenciadas e sistematizadas através das capacidades do dito conhecedor, as que estabelecem as bases para a acção objectiva e para a geração de valor. Esta definição permite-nos compreender o papel que as pessoas desempenham no âmbito da gestão encarregue de gerar valor através do conhecimento. Por outro lado, o conhecimento de valor para as organizações é aquele que apoia directamente as acções dirigidas ao cumprimento dos seus objectivos e à sua permanência activa durante a sua vida activa.

Agora, analisando as relações entre cada uma das pessoas que compõem a organização ou grupos de trabalho, serão estas, com os seus conhecimentos e relações, que irão estabelecer as capacidades de cada um dos referidos grupos. Por isso, é imprescindível conhecer como se fortalecem as ditas capacidades colectivas ao determinar os níveis de conhecimento, coesão e confiança existentes em cada uma dessas redes.

Portanto, o conhecimento existente na organização pode entender-se como o conhecimento sinérgico que resulta das diferentes interacções desenvolvidas através da história operativa da organização, sobre o qual a organização desenvolve cada uma das suas acções, orientadas através dos seus objectivos empresariais e a sua visão a longo prazo.

A gestão do conhecimento

A gestão do conhecimento deve ser entendida como a instância da gestão mediante a qual se obtém, desvenda ou utiliza uma variedade de recursos básicos para apoiar o desenvolvimento do conhecimento dentro da organização. É por isso que a compreensão de como estruturar as iniciativas de gestão de conhecimento gera uma vantagem na altura de considerar o conhecimento na estratégia de uma organização.

Os objectivos da gestão de conhecimento

Os objectivos que deram origem à gestão de conhecimento são:

  • formular uma estratégia a nível organizacional para o desenvolvimento, aquisição e aplicação do conhecimento;
  • implantar estratégias orientadas ao conhecimento;
  • promover a melhoria contínua dos processos de negócio, enfatizando a geração e utilização do conhecimento;
  • monitorar e avaliar os lucros obtidos pela aplicação do conhecimento;
  • reduzir os tempos dos ciclos de desenvolvimento de novos produtos, de melhoria de produtos já existentes e a redução do desenvolvimento de soluções para problemas; e,
  • reduzir os custos associados à repetição de erros.

Para isso é necessário compreender qual o processo associado à gestão do conhecimento e como é que este processo estabelece as características de cada projecto de gestão do conhecimento.

O processo de gestão do conhecimento

O processo de gestão do conhecimento deve entender-se como os sub-processos necessários para o desenvolvimento de soluções orientadas à geração de bases de conhecimento como valor para a organização. O processo apresentado na figura 1 representa a cadeia de agregação de valor em cada uma das instâncias de conhecimento existentes na organização. É necessário destacar que o processo de gestão de conhecimento se centra no conceito de geração de valor associado ao negócio, o qual ajudará a descartar as instâncias de conhecimento que não sejam relevantes.

Processo de gestão do conhecimento

Figura 1 - Processo de gestão do conhecimento

Tal como a figura 1 representa, a gestão do conhecimento pode ser descrita como o processo sistemático de detectar, seleccionar, organizar, filtrar, apresentar, e usar a informação por parte dos membros de uma organização, com o objectivo de explorar de forma cooperativa os recursos do conhecimento baseados no capital intelectual próprio das organizações, orientados a potenciar as competências organizacionais e a geração de valor, onde:

  • Detectar: É o processo de localizar modelos cognitivos e activos (pensamento e acção) com valor para a organização, que residem nas pessoas. São elas, de acordo com as suas capacidades cognitivas (modelos mentais, visão sistémica, etc.), que determinam as novas fontes de conhecimento de acção.
  • Seleccionar: É o processo de avaliação e eleição do modelo em torno do qual a um critério de interesse. Os critérios podem ser baseados em critérios organizacionais, comuns ou individuais, os quais estarão divididos em três grandes grupos: interesse, prática e acção.
  • Organizar: É o processo de armazenar de forma estruturada a representação explícita do modelo.
  • Filtrar: Uma vez que a fonte está organizada, esta pode ser acedida por motores de busca através de consultas automatizadas. Os buscas basear-se-ão em estruturas de acesso simples e complexo, tais como mapas de conhecimento, portais de conhecimento, ou agentes inteligentes.
  • Apresentar: Os resultados obtidos pelo processo de filtragem devem ser apresentados a pessoas ou máquinas. No case de serem pessoas, os interfaces devem ser desenhados considerando a grande amplitude da compreensão humana. No caso da comunicação acontecer entre máquinas, os interfaces devem ir de encontro às condições impostas pelos protocolos de interface de comunicação.
  • Usar: O uso do conhecimento reside no acto de o aplicar ao problema a resolver. É de acordo com esta acção que é possível avaliar a utilidade da fonte de conhecimento através da actividade de retro-alimentação.

Sobre o processo descrito anteriormente, é possível desenvolver o conceito de projecto de gestão do conhecimento, o qual tem como objectivo a geração das instâncias que reflectem de forma prática cada uma das etapas do processo.

Projectos de gestão do conhecimento

Alguns tipos de projectos podem catalogar-se dentro das seguintes classes:

  • Capturar e reutilizar conhecimento estruturado: Este tipo de projectos reconhece que o conhecimento se encontra embebido nos componentes de saída de uma organização, tais como desenhos de produtos, propostas, relatórios, procedimentos de implementação, código de software, entre outros.
  • Capturar e partilhar lições aprendidas com a prática: Este tipo de projectos captura o conhecimento gerado pela experiência, o qual pode ser adaptado por um indivíduo ara utilização num novo contexto.
  • Identificar fontes e redes de experiência: Este tipo de projectos pretende capturar e desenvolver o conhecimento existente, permitindo visualizar e aceder da melhor forma à experiência, e facilitando a ligação entre as pessoas que possuem o conhecimento e aquelas que dele necessitam.
  • Estruturar e mapear as necessidades de conhecimento para melhoria do rendimento: Este tipo de projecto pretende apoiar os esforços no desenvolvimento de novos produtos ou no redesenho de processos tornando explícito o conhecimento necessário numa determinada etapa de uma iniciativa.
  • Medir e manusear o valor económico do conhecimento: Este tipo de projecto reconhece que os activos, tais como patentes, direitos de autor, licenças de software e bases de dados de clientes, criam tantas receitas e custos para a organização, que mais vale administrá-los cuidadosamente.
  • Sintetizar e partilhar conhecimento de fontes externas: Este tipo de projectos tentam aproveitar as fontes de informação e conhecimento externas, oferecendo um contexto para o grande volume disponível (Universidades).

É importante destacar que os diferentes projectos acima descritos confluem numa visão objectiva de negócio: agregar valor em torno das necessidades de uma organização.

Conclusões

A gestão de conhecimento apresenta-se às organizações modernas como uma instância da gestão com o intuito de retirar valor de uma fonte de competências que sempre se teve e que, até hoje, nunca foi considerada como tal: o conhecimento. As palavras de Lew Platt, director de laboratório na Hewlett Packard, "Se a HP soubesse aquilo que sabe, seríamos três vezes mais produtivos", reflectem a importância de gerir o conhecimento na organização.

Por outro lado, conhecer o processo envolvido ajuda a visualizar as acções orientadas a concretizar cada uma dos objectivos de gestão de conhecimento. Lamentavelmente, muitas instâncias da gestão do conhecimento começam os seus esforços como a geração de mapas e estruturas sem considerar como é que o processo condiciona esses mesmos esforços. Isso vê-se reforçado na hora de decidir o tipo de projecto necessário para ir de encontro aos objectivos e metas esperadas da gestão de conhecimento.

(Originalmente publicado em http://www.gestiondelconocimiento.com/. Tradução de Ana Neves.)

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