Como fazer uma Comunidade de Prática voar?

Gostava de partilhar convosco algumas ideias que desenvolvemos na Siemens de forma a fazer uma Comunidade de Prática (Community of Practice - CoP) "voar".

Antes de iniciar uma CoP

Primeiro, identificámos dez itens para criar uma comunidade de prática bem sucedida. Há dez questões a colocar antes de iniciar uma CoP:

1. Qual o resultado que deseja atingir?

As comunidades não são um fim em si mesmas mas podem ser meios muito eficazes para alguns fins. Por isso, pense bem nos objectivos da sua comunidade - eles são a base para os próximos passos. Que impacto (financeiro) deve a comunidade ter no negócio?

Eis uma lista de potenciais benefícios produzidos por uma CoP:

  • soluções para problemas quotidianos;
  • transferência de práticas bem sucedidas;
  • colaboração de peritos;
  • aprendizagem mais rápida, alto nível de conhecimento;
  • identificação de peritos;
  • criação de conhecimento novo;
  • coordenação de actividades e projectos que envolvam múltiplos departamentos;
  • sinergia; e,
  • independência de barreiras temporais e espaciais.

2. Porque quer começar uma comunidade?

  • O que falta no seu fluxo actual de trabalho / informação?
  • Tem alguma tarefa importante para o negócio?
  • Há alguma necessidade de permanentemente refrescar esse conhecimento?

Se já se encontrou nalguma das seguintes situações, pensamos que uma comunidade o pode ajudar:

  • modera uma comunidade virtual e necessita de um espaço adequado para colaboração eficaz;
  • trabalha numa área especial e precisa de expert input;
  • tem problemas em manter vivo o conhecimento experimental;
  • tem ideias inovadoras numa área e não consegue acreditar que seja o único;
  • quer abordar um tópico de grande importância futura e pensa que ainda há muito trabalho cerebral a fazer; e/ou,
  • tudo funciona muito devagar ou, ainda pior, nada parece funcionar.

3. Já existe alguma comunidade que se debruce sobre o mesmo tópico?

  • Investigue a paisagem das CoPs..
  • Investigue outras CoPs com tópicos semelhantes (talvez pudesse associar-se ou criar uma sub-CoP).
  • Contacte potenciais membros-chave.

4. Está disposto a investir tempo e dinheiro?

  • Dependendo dos parâmetros da comunidade, deveria investir pelo menos 50% do seu tempo a fazer uma comunidade voar.
  • Não deve poupar nas áreas erradas (treino, consultoria, desenvolvimento de confiança, etc.).
  • Os factores de custo e/ou tempo são: sistema de gestão de conhecimento, consultoria inicial, workshops, reuniões da comunidade, estrutura e gestão do conteúdo, moderação, motivação, treino, construção de identidade (layout, logotipo).

5. Qual é o seu tópico e o seu âmbito?

  • O núcleo de uma CoP é o interesse comum e os tópicos comuns.
  • Defina exactamente o seu tópico e comunique-o.
  • Assegure-se da importância e relevância do tópico.
  • Defina o âmbito suficientemente reduzido para interessar à maioria dos membros e suficientemente grande para permitir novas ideias.
  • Envolva membros nucleares para definir o âmbito.
  • Deixe que o âmbito se altere com o tempo.

6. Conhece potenciais membros suficientes?

Uma comunidade só é interessante quando suficientes pessoas participam activamente. É necessário identificar a massa critica, que difere. Pode ser expressa no número de participantes ou, melhor ainda, na frequência de contribuições valiosas.

Uma pista: Envolva pelo menos 5-10 pessoas e assegure pelo menos uma contribuição valiosa por dia. (Nota: O valor é relativo. Anunciar uma maquina de café pode ser mais importante para os membros do que uma complexa análise de mercado.)

7. Tem capacidade de oferecer conteúdo cativante?

  • Lembre-se do problema da massa crítica: no início, precisa de pelo menos uma contribuição interessante para os membros por dia.
  • Mantenha a simplicidade: envolva a sua equipa para alimentar a comunidade com tópicos de interesse (reuniões, ofertas de formação, etc.)
  • Confie no factor "diversão": votações e passatempos podem ser motivantes e reduzir a ansiedade, especialmente no início (Imagine uma festa de salão: quem vai ser o primeiro a pisar a pista de dança? Ninguém pode rir deles: só com eles.)
  • O conteúdo tem de oferecer aos membros benefícios rápidos e directos.
  • Aproveite os fornecedores de conteúdo profissional. Por exemplo, notícias, pesquisa de alta qualidade, interesse geral (novos membros, máquina de café, reuniões), fofoca.
  • Pode garantir a qualidade do conteúdo?

8. Quais os benefícios para os membros?

Os membros investem tempo e energia numa CoP. Por isso querem ver benefícios. Os possíveis benefícios são:

  • conseguem informação exclusiva ou mais rapidamente;
  • aprendem coisas e preparam-se para futuros trabalhos;
  • facilita-lhes a vida;
  • estão envolvidos nalguma "coisa importante";
  • tornam-se membros de algo parecido com um clube de acesso restrito;
  • melhoram o seu CV e aceleram as suas carreiras;
  • criam uma boa reputação como peritos;
  • conhecem pessoas interessantes e alargam a sua rede pessoal de conhecimentos;
  • divertem-se; e,
  • podem receber incentivos.

9. Como vai gerir a sua comunidade?

  • Defina as actividades e as funções dos membros. As funções básicas são: patrocinador, moderador, suporte, e membro.
  • Prepare-se para recrutar novos membros à pressa, mas prefira a qualidade à quantidade.
  • Deixe a comunidade evoluir.

10. Pode garantir suporte da gestão?

  • Pode?
  • Quem vai pagar?
  • Quem vai apoiar a sua CoP e porquê?

Truques para gerir uma CoP

De seguida, formulamos dez truques que ajudam a gerir com sucesso uma CoP.

1. Gerar conteúdo activamente

É necessário atingir uma massa crítica de conteúdo e notícias. Envolva serviços profissionais de informação para fornecer notícias e conteúdo de qualidade.

2. Não seja demasiado severo no seu julgamento

Os novos membros muitas vezes hesitam enviar pedidos e documentos com medo de revelarem a sua não-perícia. Aceite as suas contribuições e valorize-as - elas irão melhorar!

3. Crie consciência executiva

Convença os executivos certos da necessidade da sua comunidade. Se não há necessidade, então deveria repensar a sua ideia.

4. Use a sua própria rede pessoal

Contacte os seus conhecidos para descobrir potenciais membros. (Feche os olhos e diga o tópico da CoP em voz alta. Contacte as três primeiras pessoas que lhe venham à cabeça.)

5. Apoie o princípio da bola de neve

Encoraje os membros a recrutar novos membros através do recurso às suas próprias redes pessoais de contactos.

6. Provoque voluntários

A contribuição activa parece ser mais uma questão de escolha do que um imperativo. Algumas pessoas contribuem simplesmente porque é da sua natureza. Atributos pessoais como a paixão, um desejo de reconhecimento, e um sentimento de obrigação que deriva de experiências passadas como consumidor fazem com que algumas pessoas queiram dar algo à comunidade.

7. Mantenha a simplicidade

Comece com uma estrutura e ferramentas fáceis. Não exagere!

8. Mantenha a novidade

Publique informação na comunidade um dia antes de a publicar noutros canais. As pessoas irão usar a comunidade como a sua primeira base de informação.

9. Deixe-a crescer antes de a estruturar

Não gaste muita energia na estrutura - ofereça apenas um boa enquadramento. As pessoas têm medo de ser "encaixadas" numa função muito limitativa e preferem posicionar-se a si mesmas - mas também necessitam de alguma ajuda a fazê-lo.

10. Confie no factor diversão

Conteúdo de alta qualidade é fundamental para o sucesso de uma comunidade. Mas também deveria oferecer material divertido, como por exemplo votações, para eliminar reservas e minimizar as barreiras à contribuição.

Erros a evitar

Finalmente, identificamos dez erros a que deve estar atento.

1. Ignorar o estado de espírito e os pedidos dos membros

As pessoas participam primeiramente por causa de si próprias, não por sua causa ou por causa de um executivo estar a pedir determinados resultados. Assim, mantenha sempre um olhar atento sobre os membros, motivando-os a moldar a sua comunidade.

2. Conteúdo insuficiente

É necessário atingir uma massa crítica que se diferencie. Se não há suficiente conteúdo interessante, as pessoas trabalham menos na comunidade e contribuem menos. Este é um ciclo realmente vicioso!

3. Demasiado rígido ou demasiado relaxado

As pessoas necessitam liderança mas não querem ser paralisadas. Devido ao caracter voluntário das comunidades, encontrar a forma correcta é uma tarefa difícil.

4. Inexistência de um âmbito

As pessoas necessitam de espaço para a inovação e criação mas também marcos de orientação bem definidos.

5. Inexistência de objectivos

Comunique os seus objectivos previstos e esteja aberto a discussão.

6. Apenas uma plataforma técnica

"Primeiro invista em viagens e cerveja, e depois em tecnologia de informação." (do EFQM benchmark KM).

7. Inexistência de resposta administrativa

Certifique-se que as pessoas são ouvidas quando têm problemas e que recebem respostas úteis.

8. Inexistência de suporte (ajuda e treino)

A eficácia requer suporte e treino constantes, especialmente para os membros-chave.

9. Apenas motivação extrínseca

É impossível atingir resultados de qualidade quando os membros não têm um interesse natural nem necessidade.

10. Má moderação

Mesmo os melhores peritos necessitam de uma moderação e facilitação qualificada.

(Inicialmente publicado no European Knowledge Board. Reproduzido com autorização da autora. Tradução de Ana Neves.)

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