Corte de Custos e Ampliação da Produtividade com um Sistema de Gerência de Conteúdo: Três Estudos de Caso

O fornecimento das informações críticas do negócio na web não tem sido fácil para a empresa disponibilizar hoje em dia, mas torna-se um dos pré-requisitos do sucesso. Não é surpresa nenhuma que, as companhias de todos os tamanhos e de todos os ramos, estão confiando em intranets para alterar o custo efetivo reconfigurando o fluxo das tarefas e mudando o fluxo das informações, de maneira que possa ser compartilhada entre seus empregados. As empresas estão procurando formas de aumentar a produtividade e reduzir os gastos.

A pergunta levantada, então, é: "como pode a intranet ser mantida em um ambiente de despesas limitadas, com poucos recursos para controlar as atualizações (às vezes de hora em hora) diariamente?" O dilema surge quando os profissionais de T.I. sofrem pressão para manter os sistemas para facilitar a utilização pelos empregados não técnicos (leigos em T.I.).

A solução, que muitas companhias utilizam, é o Sistema de Gerência de Conteúdo que é seguro, de fácil utilização e inteiramente integrado (CMS=Content Management System). Estes sistemas permitem que a equipe de funcionários não técnicos contribua, publique e modifique a indexação na intranet, usando as aplicações originais, eliminando a dependência dos profissionais de T.I. para atualizações do site. Removendo-se o papel de únicos guardiães da publicação de conteúdo, os profissionais de T.I. podem redirecionar suas energias para projetos que são mais estratégicos à organização e que suportam atividades geradoras de receitas. Além disso, o conteúdo passa a ser publicado e atualizado com velocidade maior já que não há necessidade de mexer em cada parte do conteúdo da web, antes que possa ir "ao vivo" no site.

Como o volume de negócios de geração de informações cresce exponencialmente, o sistema de gerência de conteúdo evoluiu nesta parte crítica para controlar os negócios, a web, os recursos rentáveis e o conteúdo digital publicado na intranet.

O que procurar em um sistema de gerência de conteúdo para intranets

  • Contribuição direta dos arquivos originais provenientes de fontes múltiplas
  • Única fonte de contribuição com réplicas em posições múltiplas ou sites
  • A conversão automática e publicação na web, nos múltiplos formatos
  • Integração com aplicação e customização para usuários existentes nos vários ramos de negócios
  • Criação colaborativa de conteúdo, fluxo de trabalho e gestão da revisão
  • Busca e recuperação de meta-dados
  • Ambiente aberto e livre dos padrões "engessados"

As companhias apreciam a variedade de retornos diferentes, diretos e indiretos de seus investimentos em sistemas de gerência de conteúdo. As economias diretas resultam de uma redução ou eliminação de despesas, de impressão quando o conteúdo é publicado na web. A produtividade também é realçada em conseqüência de um acesso ágil e mais fácil à informação, devido à velocidade com que os dados são atualizados. Por exemplo, a correção e fixação de preço do produto de uma companhia, pode acontecer imediatamente em qualquer lugar do mundo, sem dependência de diversos grupos de manipulação das informações.

Seguem-se três exemplos de organizações com necessidades distintas, nos diferentes ramos de atividade, que demonstram como as intranets reforçadas por sistemas de gerência de conteúdo conseguem corte de custos e aumento de produtividade de seus empregados.

1) Agfa Corporation

(Ridgefield, subsidiária Norteamericana baseada em New Jersey do grupo de Agfa-Gevaert, é uma Provedora de imagens digitais)

Problema e Solução

A Agfa Corp. estava cansada de ter de procurar conteúdo para as suas auditorias da ISO 9001 em arquivos com nomes crípticos de oito caracteres. Necessitava de um padrão em toda companhia, para controlar toda documentação. Usando o sistema de gerência de conteúdo da Stellent, a Agfa criou uma intranet que inclui a documentação da ISO 9001, como procedimentos, especificações dos projetos dos produtos, minutas de reuniões, estudos de praticabilidade e documentação da definição de problemas, além da catalogação dos recursos humanos, informações sobre a saúde e segurança, bem como os prontuários dos empregados.

A Agfa pode eliminar imediatamente as despesas de $80.000 anuais na produção de CD-ROM com dados dos materiais de segurança (MSDS=Material Safety Data Sheets), que tinham que ser distribuídos trimestralmente. Hoje, mais de 700 empregados de Agfa contribuem com conteúdo para a intranet, usando os seus web browsers, e todos os 4.500 empregados da Agfa nos EUA podem seguramente acessar a intranet corporativa a partir de qualquer web browser.

Tecnologia

O conteúdo é conservado em seu formato original, seja um documento em processador de texto, uma planilha ou um arquivo gráfico. O servidor dde conteúdo converte automaticamente o conteúdo da Agfa em arquivos PDF, que são disponibilizados na intranet. Enquanto o conteúdo é submetido, o sistema indexa e atribui meta-dados, permitindo aos usuários procurar e recuperar a informação através da intranet da Agfa. As informações são encontradas através de uma página de busca (ou com uma hierarquia de página de busca) que revela automaticamente o conteúdo baseado nos meta-dados atribuídos durante a busca.

Benefícios

Ao invés de seguir os procedimentos elaborados para criar, compartilhar e publicar a informação, a Agfa dá poder aos empregados para gerenciar mais facilmente os processos de comunicação. A companhia tem reduzido o custo de impressão, fazendo com que todos os tipos de conteúdo sejam facilmente disponibilizados na web, e a produtividade dos empregados da Agfa aumentou porque as informações críticas do negócio são fáceis de encontrar na intranet corporativa.

A Intranet também facilita a comunicação global entre os empregados da Agfa, fornecendo às suas equipes de desenvolvimento, nos E.U.A. e na Europa, um meio centralizado para compartilhar informações. O aumento da velocidade na comunicação, estendeu-se externamente aos revendedores e parceiros dos equipamento da Agfa. Compartilhando e recebendo a informações mais rapidamente, a Agfa e seus parceiros, podem introduzir os produtos no mercado com maior velocidade.

2) Distrito de Irrigação de Turlock

(Turlock, Departamento Público de Água e Energia Elétrica, baseada na Califórnia)

Problema e Solução

O distrito de irrigação de Turlock (TID=Turlock Irrigation District) necessitava de maneira mais eficaz para controlar as políticas, os regulamentos e os procedimentos que norteiam as operações desta organização centenária. Para permanecer lado a lado das políticas sempre em desenvolvimento e de procedimentos do distrito, os empregados costumavam confiar nas informações arquivadas em milhares de pastas e arquivos. Quando este conteúdo necessitava ser revisado, os empregados da TID tinham que recuperar as informações dos usuários na rede da companhia, montando, editando e distribuindo as cópias (em papel) por toda a organização.

A TID decidiu implementar o sistema de gerência de conteúdo para ajudar a armazenar, controlar e atualizar o conteúdo da organização, tanto quanto para adaptar-se às exigências organizacionais futuras, tais como a integração com as normas da empresa. Hoje, mais de 400 empregados de TID, que trabalham em duas posições diferentes, acessam projetos impressos de grandes volumes de páginas e antes causavam incomodo, para alterar as normas, políticas e procedimentos nos pedidos de compras via intranet da TID.

Os empregados contribuem com conteúdo para a intranet e para o servidor de conteúdo através dos aplicativos comuns tais como o Word e o Excel da Microsoft. O usuário converte automaticamente o conteúdo em formatos da web, como o HTML e PDF, e publica a informação no site da intranet da TID. Para agilizar o processo de comunicação da companhia, a TID também é capaz de usar a função de fluxo de trabalho dos servidores, para permitir que os empregados distribuam, revisem, editem e aprovem o conteúdo na web.

Benefícios

Os empregados da TID aumentaram a produtividade entre 15 e 20% apenas por disponibilizarem o conteúdo online. A equipe de funcionários mantém tempo significativo de disponibilidade e não perde muito tempo procurando pela informação em manuais grossos ou nos arquivos em papel, porque o conteúdo agora pode ser acessado "em qualquer lugar" em questão de segundos. A instalação rápida e fácil do sistema de gerência de conteúdo permitiu que a informação, para a equipe de funcionários da TID, integrasse facilmente o sistema de gerência de conteúdo com suas tecnologias antigas, fazendo-o imediatamente utilizável.

3) Departamento de Emprego de Oregon

(Agência Estadual de Emprego, baseada em Salem no Estado de Oregon)

Problema e Solução

Inundada pelos memorandos e formulários do governo que orientam os procedimentos para tratar temas relacionados com a empregabilidade, a equipe de funcionários do departamento de emprego de Oregon necessitava de um processo eficiente para criar, acessar e controlar a grande quantidade de informações dispersa e necessária para executar seus trabalhos. A agência escolheu o sistema da gerência de conteúdo da Stellent, para fortalecer sua intranet, assim como dar poder a seus empregados, não obstante suas habilidades técnicas, para executar as tarefas organizacionais. Hoje, mais de 100 empregados da agência contribuem para a catalogação das informações na intranet, um com menos de 1 hora de treinamento.

Tecnologia

Os empregados contribuem com a catalogação dos formulários freqüentemente usados nas listas de novas vagas de emprego vinculadas às agendas de reunião do pessoal de apoio e inclusão nos boletins de notícias de empregos, diretamente para o servidor de conteúdo em seus formatos originais. O categorizador de conteúdo categoriza o conteúdo submetido através de meta-dados, de forma a que seja recuperado facilmente na intranet. Uma função customizada permite, aos empregados da agência, conduzir buscas simples ou complexas.

Uma vez acionado, o sistema converte automaticamente o conteúdo em seu formato original para formatos da web, tais como o HTML, XML, PDF, ou WML, e publica automaticamente o conteúdo na intranet. Uma característica da personalização permite à agência criar 18 níveis diferentes de segurança e atribuir regras aos diferentes perfis, assegurando que empregados vejam somente o conteúdo que são autorizados a ver.

Benefícios

O departamento de emprego de Oregon melhorou as eficiências relacionadas ao controle e a recuperação do conteúdo organizacional em 75%. Por exemplo, ouvindo os "oficiais" de telecomunicação poderão, disponibilizar na intranet e recuperar a informação que anteriormente era impressa e enviada por fax a seus domicílios. Porque a contribuição de conteúdo se encontra espalhada por toda a organização, o administrador do site da agência gasta mais tempo supervisionando e melhorando a infra-estrutura inteira da web da agência, sendo muito melhor que codificar e controlar o conteúdo da intranet para os empregados.

A agência estadual pôde também reduzir o tempo para exame e publicação da informação na intranet, em alguns casos reduzindo o tempo de publicação de 30 dias para 1 dia. A agência reduziu também as despesas relacionadas à impressão e à distribuição de cópias de manuais do empregado, de políticas de relacionamento com empregados e formulários da agência.

Conclusão

Qualquer que seja o tamanho e escopo, as intranets prometem oferecer muitos benefícios para toda a empresa, levando a redução nos custos e aumento da produtividade. Contudo a verdadeira eficácia de uma intranet será mensurada através da utilização desta poderosa ferramenta pelos empregados. O sistema de gestão de conteúdo, como demonstrado nos casos acima, pode significativamente implementar rápida e facilmente o retorno do investimento na intranet.

Desenvolvido pela Stellent o sistema de gerência de conteúdo assegura aos empregados que serão capazes de contribuir e publicar seus próprios conteúdos na intranet, tanto quanto facilita o acesso às informações. Como as companhias podem avaliar o sistema de gerência de conteúdo, será através do fortalecimento de suas intranets com escalabilidade e características, tais como: fluxo de trabalho, personalização e subscrição dos serviços. Mas o mais importante é que as companhias avaliem cuidadosamente o quão user-friendly os sistemas serão, tanto para o pessoal técnico como não técnico.

Pela descentralização da equipe de manutenção e criação das intranets promovendo maior valorização, em tempo real da informação, os empregados incrementam suas habilidades, pela performance eficiente das atividades diárias. Um sistema de gerência de conteúdo bem sucedido permite facilitar a utilização, por toda a companhia, com a intranet como uma ferramenta de maximização do sucesso.

(Este artigo foi traduzido e reproduzido da edição de Julho/Agosto 2002 da Intranet Professional com a permissão da Information Today, Inc., 143 Old Marlton Pike, Medford, NJ 08055 USA; www.infotoday.com. Tradução de Luiz Roberto Nascimento.)

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