Just in Time Learning: o Aprendizado ao Alcance da Cadeia de Valor

Já há muito tempo venho pensando em uma melhor maneira da tecnologia da informação ajudar no processo de modelagem da aprendizagem corporativa. Finalmente me deparei com um conceito que caminha nesta direção e que vale a pena ser compartilhado.

Os desafios empresariais, as forças competitivas e a necessidade de sobrevivência no mundo dos negócios trazem consigo também a sensação - e por vezes a constatação - de que os cursos transacionais, ou seja, aqueles que ocorrem em eventos com data de início e fim programados, não mais suportarão o êxito dos colaboradores e conseqüentemente das empresas. O fato é que o modelo transacional sozinho não é mais suficiente para prover o aperfeiçoamento contínuo dos funcionários na velocidade e na qualidade requerida pelos desafios de negócios, não viabilizando a execução de uma estratégia no tempo e eficácia esperados pelas organizações. Atualmente nem os funcionários, nem as empresas, podem mais se dar ao luxo de apenas aprender em eventos com data e hora marcada.

Muito mais que isso, o aprendizado passa a ocorrer na organização, durante o trabalho, em todo tempo e a qualquer hora, fazendo emergir o conceito de "just in time learning" e com ele a necessidade de uma cultura organizacional favorável de recursos de tecnologia da informação que podem variar para suportar este novo modelo. Um desafio e tanto não?

O "just in time learning" na empresa pode ser considerado como toda a aprendizagem que é obtida durante a atividade de trabalho. Ele ocorre de maneira quase transparente e se realiza como conseqüência da cultura organizacional, da interação humana, do aproveitamento de oportunidades (na hora da verdade) e a partir do uso de uma infra-estrutura tecnológica adequada, disponibilizada e gerida por especialistas preocupados com conteúdos e com comunicação de alta qualidade. A partir dessa conquista, quem ensina quase não percebe que está ensinando e o mesmo ocorre com quem aprende.

O "just in time learning" fundamentado na interação homem-homem e homem- conteúdo, estimula e desencadeia ciclos naturais e informais de ensino e aprendizagem que se iniciam entre os funcionários imediatamente após o surgimento de demandas por conhecimento. Dessa forma, o "just in time learning" deve ser modelado sob medida, considerando as necessidades dos funcionários e a compatibilidade com os desafios estratégicos. Deve ser pensado e inserido em rotinas e processos de trabalho de modo que o aprender, o refinamento de práticas e a otimização da atuação se tornem outros produtos resultantes do processo produtivo. Um outro tipo de fruto. Outra colheita do esforço empresarial que por sua vez, realimenta o sucesso da empresa e garante o seu futuro mediante a criação do saber.

Entre as principais vantagens e características deste modelo, temos:

  • personalizar o tempo de acesso ao conhecimento, a entrega de conteúdos, a intensidade e a formação em si;
  • tornar o conceito de formação e aperfeiçoamento contínuo literal;
  • responder mais coerentemente ao desafio da modernização e da competitividade;
  • o tempo e a distância deixam de ser impedimentos para aprender;
  • introduzir uma nova maneira de gerir, pensar e praticar o aprendizado;
  • aprender enquanto trabalha flexibiliza a participação e alinha as expectativas de funcionários e empresários;
  • prolongar os cursos pontuais;
  • aprender em "pleno vôo" e sem se afastar do trabalho;
  • aumentar a competência e o emporwerment dos funcionários;
  • o contexto facilitado e a rápida e perene atualização dos conhecimentos melhoram a prontidão de respostas, a aplicação e uso do saber, a entrega de conhecimentos, a qualidade dos serviços e dos produtos oferecidos e a capacidade de atuação dos funcionários;
  • os funcionários criam o próprio percurso de aprendizagem;
  • acesso facilitado ao know-how e aos especialistas;
  • o aprender no trabalho oferece a vantagem do contexto, fundamental à aplicação dos conhecimentos;
  • ajudar a lapidar e moldar os processos de negócio através da formação contínua dos colaboradores;
  • aprender em qualquer hora e em qualquer local;
  • adquirir o conhecimento que necessita, nem mais, nem menos;
  • aprender no ritmo e de acordo com o estilo do aprendiz.

Uma das muitas intenções do "just in time learning" é que os funcionários se tornem empreendedores das próprias iniciativas de construção do conhecimento. Para que isso ocorra é necessário cultura colaborativa e uma inteligente arquitetura de acesso, uso e produção de informação. Muito mais que acumular informações, esta arquitetura (que soma tecnologia, liderança e motivação) deve permitir que o talento consiga obtê-las, trocá-las, contextualizá-las, compreende-las e utilizá-las da melhor maneira quando necessário.

Muitas são as razões que motivam e ou justificam o esforço do "just in time learning" nas empresas e entre as principais, destaco:

  • as demandas requerem a formação de um elevado número de pessoas ao mesmo tempo e constantemente;
  • hiper competitividade;
  • escasso tempo para formação, iniciativas para grandes audiências;
  • necessidade de treinar mais rápido que a concorrência;
  • força de trabalho quase sempre descentralizada ou em movimento;
  • temas de formação voláteis; tipos de negócios que exigem que os conhecimentos sejam atualizados rapidamente e de forma freqüente;
  • necessidade de transferir e assimilar conteúdos personalizados.

Os funcionários na maioria das empresas fazem cursos interessantes, contudo, nem o provedor (interno ou externo) de treinamentos, nem mesmo o pessoal da empresa conseguem mantê-los perenemente atualizados ao longo da carreira. Além disso, muito do aprendizado que torna a empresa melhor a cada dia é informal e espontâneo tornando o "just in time learning" ainda mais relevante.

Este novo conceito muda o paradigma de treinamento transacional (algo com começo e fim bem delimitados) para aprendizagem perene e em tempo real. Não que as pessoas deixem de fazer cursos formais. A idéia é atualiza-las perenemente em doses menores, contudo, freqüentes e incentiva-las a busca da capacitação on-demand. O pretendido aqui é tornar cada funcionário empreendedor da sua formação e ninguém melhor que ele para compreender suas necessidades e procurar supri-las a partir de um rico ambiente. Este enorme desafio exige a manipulação personalizada de conteúdos relevantes, permitindo acesso a informações durante a atividade profissional, de maneira perene e sob medida. Como você pode perceber, o "just in time learning" vem atender outras necessidades corporativas contemporâneas. Ele consegue que cursos importantes, presenciais ou on-line, sejam continuamente atualizados automaticamente, estendendo sua duração na empresa, enquanto forem convenientes à estratégia organizacional e de negócios.

Novas ferramentas de software, implantadas a partir das intranets ou portais corporativos começam a apoiar iniciativas de "just in time learning". Estas ferramentas de gestão do conhecimento, como parte do complexo tecnológico, entregam a cada funcionário, conteúdos relacionados aos cursos realizados e outros temas de valor, alvos de atualização, interesse, monitoração e pesquisas constantes. É como se a ferramenta de software firmasse um contrato personalizado (que pode ser mutante, ou seja, pode ser refinado e alterado continuamente) com cada funcionário, viabilizando o fornecimento automatizado de informação sob medida e relacionada a atividade individual de cada talento. Já imaginou?

Além de fornecer uma atualização "vitalícia" dos cursos e interesses, estas ferramentas encontram e ofertam também aos funcionários, "combustíveis" suficientes ao aprimoramento de suas competências em áreas específicas do conhecimento, que apoiam os desafios de carreira e são necessários a superação de problemas cotidianos, gerando mais vitalidade às iniciativas de recapacitação, num processo de aprendizagem complementar tipo "self service". Isso é possível de duas maneiras: uma a partir de demandas e necessidades informadas pelo funcionário; e outra que é percebida automaticamente por estas ferramentas. De maneira inteligente, alguns softwares conseguem captar os hábitos de uso e consumo de informação de cada funcionário, traçando assim um perfil individual que é utilizado como filtro, viabilizando a coleta, oferta, entrega e disseminação seletiva de conteúdos relevantes. Tudo automatizado. A partir daí, o software proativamente, distribuí informações sob medida e rica na produção de insight.

Do lado da gestão dos conteúdos, do aproveitamento das comunidades de prática e da localização de peritos, útil porque é desejável em gestão do conhecimento que muitos assumam alternadamente os papeis de tutores, professores, mentores, coaches e aprendizes ao mesmo tempo, é importante destacar que as ferramentas que suportam o conceito "just in time learning", permitem gerar e manter atualizados mapas que refletem os conhecimentos explícitos e gaps de informações importantes, revelam comunidades de interesse, localizam experts e peritos em temas específicos, os tornando mais acessíveis para trocas de conhecimentos e informações.

As melhores ferramentas desta categoria são capazes de entregar e distribuir automaticamente informações de interesse, fazendo alertas aos usuários a respeito de conteúdos relevantes encontrados. Elas contribuem com os knowledge workers também filtrando, distribuindo e eliminando muito do turbilhão de informações a que todos estão submetidos diariamente. Além de automatizar os processos de buscas, economizando tempo que é desperdiçado diariamente pelas pessoas, estas ferramentas geram mapas do universo de informação da empresa, agrupam os documentos por interesses das pessoas, fornecem fotografias dos silos de documentos e permitem a identificação de gaps de conhecimentos não documentados, favorecendo muito, não só o "just in time learning", como outros processos corporativos.

Estes recursos conseguem associar o uso de documentos aos usuários, revelando audiências de conteúdos e permitindo a localização de nichos de informação nunca e constantemente utilizados, o que facilita a gestão dos acervos digitais, a alocação de recursos para a produção de informação, a gestão de ofertas e serviços de informação e o foco da produção de conteúdos. O esforço de gestão do conhecimento consegue saber com isso, que informações seu público alvo utiliza.

A gestão de informações realmente tem se revelado um problema em muitas empresas, logo, justificar os custos de manutenção de conteúdos relevantes, gerenciar a obsolescência de documentos e administrar a produção, a manutenção ou mesmo o descarte de informações em função do uso, são desafios que se apresentam complexos para quem não tem o apoio de ferramentas apropriadas.

Saber o que cada um conhece, como aplica o conhecimento e qual a contribuição pessoal na criação e uso do conhecimento para a companhia, poucas empresas possuem de fato. Este é outro desafio que pode ser superado por ferramentas de "just in time learning" que se favorecem do constante relacionamento e interação dos funcionários com a solução e assim os tornam mais conhecidos. Descobrir quem sabe o que é fundamental para qualquer empresa em nossos dias. Além de resultar em alocações produtivas, conhecer o potencial dos talentos ajuda a descobrir as pessoas certas para os desafios estratégicos, minimiza evasões de conhecimentos relevantes, apoia a preservação dos investimentos em capacitação, ajuda a encontrar as pessoas com conhecimentos críticos e mais indicadas para desafios específicos, treinamentos, responder a dúvidas ou resolver problemas críticos.

Ainda facilitando os processos de mudança e de adaptação organizacional que "consomem" e exigem muito conhecimento, o "just in time learning" ampara as comunidades de prática existentes e melhora a colaboração e os resultados delas, apoiando a também a produção e o uso de conhecimentos em larga escala.

É importante salientar que o "just in time learning" não se limita a adoção de um software. Trata-se de um conceito amplo que veio para suprir uma demanda empresarial real e não tem a pretensão de substituir os treinamentos formais, que continuarão muito importantes à maioria das instituições. Além de bons softwares, este modelo requer liderança eficaz, criatividade dos gestores e uma cultura que valorize cada oportunidade de aprender e estimule e reconheça a entrega do saber como essência do negócio.

O "just in time learning" genuíno, mais do que transformar o aprendizado ocasional com hora marcada em aprendizagem em todo lugar a todo o momento e durante toda a vida profissional, pode produzir vantagens competitivas duradouras às empresas. No mundo dos negócios esta gratificação pode resultar da percepção a tempo e de fato, de que muito do aprendizado corporativo e de seus benefícios sãos obtidos quando se respeita o ritmo, as expectativas, as peculiaridades e o estilo de aprender de cada colaborador e parceiro de negócio.

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