Teepin: Gestão de ideias

Logo do TeepinSabem quando vemos algo e nos perguntamos "porque é que eu não pensei nisto antes?". Pois bem, o Teepin não é um desses casos. Na verdade eu já havia pensado neste conceito há algum tempo (vejam por exemplo aqui) e várias foram já as empresas que o tentaram implementar.

A reacção que tive ao ver o Teepin foi a de "porque é que eu não construí isto antes". Para além das desculpas de falta de tempo e de conhecimentos técnicos e de sei lá que mais que poderia utilizar, a verdade é que não o fiz porque não faço parte de uma equipa de carolas da web extremamente dedicados e bem dispostos como os que compõem a muchBeta.

Como a própria strapline indica, é uma ferramenta de gestão de ideias que permite ajudar as organizações a tirar melhor partido da criatividade dos seus colaboradores e, no futuro quem sabe, dos seus clientes e parceiros. E quem diz isto, pode falar também da utilização desta ferramenta para o envolvimento dos cidadãos no processo criativo de revisão de políticas governativas ou de inovação social (veja-se o exemplo do Innovation Exchange onde os cidadãos podem oferecer e colaborar na construção e concretização de ideias).

De acordo com João Lopes Martins e Fernando Martins, respectivamente CEO e COO da muchBeta, o Teepin foi criado por "sermos fãs do conceito da 'inovação pelas pequenas ideias' e acreditarmos que pode realmente ser muito útil em todo o tipo de organizações: com e sem fins lucrativos, pequenas e grandes, privadas e públicas, de qualquer sector de actividade, com 3 meses ou 100 anos de existência" e que necessitem de gerir conhecimento segundo as normas europeias. Para além disso, internamente, a muchBeta necessitava de sistematizar as suas próprias ideias e, depois do LawRD, desenvolvido para um mercado muito restrito (de advogados), era importante desenvolver algo para um mercado mais abrangente.

"Inovação; colaboração; evolução" ou "útil; fácil; rápido" são as três palavras que o João e o Fernando utilizariam para descrever o Teepin que, dizem, se distingue de outras ferramentas porque:

  • é rápido de adoptar, de começar a usar, de pôr a funcionar e a dar resultados
  • muito fácil de usar pelo que não necessita de formação
  • barato (1 euro/dólar por utilizador por mês ou 50 cêntimos por utilizador por mês para mais de 100 utilizadores – mínimo de 25 euros/dólares)
  • permite provocar a partilha de informação e conhecimento das pessoas em torno de uma ideia ou desafio
  • motiva e envolve os colaboradores, através de comentários, votação, implementação e follow-up das suas ideias ou das dos seus colegas
  • os "grupos" são totalmente flexíveis, podendo ser verticais (estrutura organizacional) ou transversais
  • o sistema de permissões é bastante granular
  • disponibiliza gráficos estatísticos sobre a comunidade de utilizadores, qualidade das ideias ou valor económico da sua implementação
  • bem organizado
  • não é pretencioso.
Screenshot do Teepin :: ideias

Lista de ideias apresentadas para um desafio colocado no Teepin

O Teepin é disponibilizado no sistema de Software as a Service (SaaS). Apesar de ser uma modalidade com crescente adesão, há ainda alguns receios por parte das organizações. Nomeadamente, o facto de os dados estarem fora dos servidores da organização, de o custo ser contínuo (isto é, a organização paga uma mensalidade e não um valor inicial para aquisição do software) e de não ser possível criar novas funcionalidades (ou variantes de funcionalidades existentes) apenas para um cliente. Em resposta a estes receios, a muchBeta diz o seguinte:

"Desenvolvemos para o futuro e não para o passado. Não vale a pena negar a tendência da tecnologia: 'omniaccessible'. As aplicações, um dia, vão estar todas fora das paredes das organizações - porquê procurar evitar isso? É tão mais prático, barato, útil e em evolução... além de se aproveitar o conhecimento e necessidades de todos para uma solução única melhor, mais simples e mais robusta."

A muchBeta preocupa-se com a segurança dos seus clientes. Usamos os melhores e mais seguros servidores, temos toda a transferência de dados encriptada, estamos em monitorização e actualização constante das medidas de segurança, repartimos a informação por mais do que um local para que não haja o risco de se perder mesmo em caso de catástrofe (ver Política de Segurança e Política de Privacidade).

Os próprios clientes começam mesmo a entender que os seus dados estão mais seguros connosco do que nos seus servidores internos.

Por não ser possível fazer desenvolvimentos à medida, a ferramenta tem estado a ser desenhada de forma a dar máximo controlo aos clientes para que configurem fluxos, categorias, permissões e, no futuro, até mesmo o aspecto gráfico dos écrans assegurando a transmissão da identidade corporativa.

Como não há nada como provar do próprio remédio e porque o Teepin foi construído também já com esse objectivo, a muchBeta utiliza o Teepin internamente para debater ideias. Para além disso, estão a arrancar com uma conta "Teepin LawRD" para o qual convidaram todos os clientes da aplicação de advogados. Desse modo abrem um novo canal com a comunidade de utilizadores e podem discutir com eles as suas ideias para a evolução da aplicação. "Criamos assim um espírito de comunidade do LawRD e ficaremos ligados aos utilizadores em tempo real."

A muchBeta estima que os benefícios a obter pela utilização do Teepin sejam os seguintes:

  • maior produtividade
  • maior comunicação
  • melhor conhecimento dos problemas e oportunidades
  • melhor ambiente de trabalho
  • melhor serviço aos seus clientes, o que pode levar ao aumento do volume de negócios.

Pessoalmente temo que algumas organizações adoptem o Teepin sem considerarem os processos necessários para que a sua utilização dê certo. E isso significa os resultados desse esforço poderem ficar muito áquem do possível.

Se é extremamente fácil, do ponto de vista do software, começar a usar o Teepin, é importante que as organizações considerem se existe na organização a cultura adequada. E se não for esse o caso, que considerem o que pode ser feito para, em paralelo com a utilização da ferramenta, se criar as condições precisas para a geração de ideias e para a inovação.

De pouco vale adoptar ferramentas para construção colectiva de ideias se a avaliação dos colaboradores é feita de acordo com o número de ideias suas que foram implementadas. De pouco vale adoptar ferramentas como o Teepin se as ideias ficarem visíveis a apenas um número restrito de pessoas. De pouco adianta convidar a troca de ideias se não existe o compromisso de implementar as ideias que, realmente, revelem potencial para ajudar a organização.

Existem no mercado algumas outras ferramentas para gestão de ideias. São exemplo disso a Idea Exchange e a MyIdeaShare que criam uma analogia com o mercado de acções de forma a conseguir que os colaboradores comprem acções nas ideias que consideram mais promissoras.

Apesar de eu ter algumas reservas quanto à possível interpretação que as organizações possam atribuir a esta analogia, entendo que o aspecto de competição possa ser interessante para que cativar a atenção e motivar a participação dos colaboradores. No entanto, estas, bem como a maioria das restantes, pecam pelo facto de não acompanharem a ideia até ao fim, isto é, até após a sua implementação.

Screenshot do Teepin - avaliação

No Teepin é possível acompanhar a avaliação de uma ideia de acordo com os gastos envolvidos mas também com o impacto que teve

As organizações não geram ideias apenas pelo prazer de ser criativo e não investem na inovação porque fica bem. O objectivo é que as ideias mais promissoras sejam implementadas e avaliado o seu impacto. Só assim poderá a organização aferir o sucesso do seu processo de geração, construção e selecção de ideias e avaliar se houve o retorno pretendido do investimento feito.Para além do Teepin, a única ferramenta de que tenho conhecimento que acompanha a ideia até ao fim, registando valores de impacto previsto e monitorizando ao longo do tempo se esses valores se verificam ou não, é a IdeasCount. Mas, se a ferramenta for tão “feia” e pobre de informação como o site...

Há ferramentas que dão resposta a necessidades concretas mas que são difíceis de usar; outras que são fáceis de usar mas que são feias; outras que são bonitas mas não servem para nada; outras que fazem tudo mas são muito caras; etc.. O Teepin é bonito, barato, fácil de usar e acompanha muito bem a gestão do processo criativo / de inovação das organizações.

Lançado há pouco mais de um mês, o Teepin encaixa-se numa estratégia de desenvolvimento de ferramentas bonitas, intuitivas, funcionais, simples, baratas e que visam o aumento da eficiência organizacional.

A ideia é dar às organizações ferramentas que melhorem a forma como realizam determinados processos, tornando-os mais eficientes e melhorando a satisfação e qualidade de vida de quem lá trabalha.

Equipa e escritório da muchBeta

Equipa da muchBeta a trabalhar no seu escritório na Afurada

Condições de trabalho e qualidade de vida que são, aliás, dois aspectos extremamente importantes para a equipa muchBeta. Informais e bem-dispostos foram até à Afurada, em Vila Nova de Gaia, para encontrar um local de trabalho, também ele informal e bem-disposto, que lhes permita absorver o ar e a calmia oferecida pelo Douro. For a muchBeta life, I would say!

Nota: Se quer ficar a saber em mais detalhe o que é possível com o Teepin, nada como aproveitar a visita guiada disponível no site.

9 comments

    • Fernando Martins 18 Dezembro, 2009 at 12:24 Responder

      Viva, Jacqueline! O Teepin está disponível em inglês e português. Estamos a considerar a hipótese de o disponibilizar também em espanhol, num futuro próximo. Outras línguas serão tidas em consideração, dependendo da resposta do mercado.

      Recomendo vivamente a leitura da página do manifesto, para uma introdução ao tema da inovação pelas (pequenas) ideias.

      A página ““Como Funciona” mostra as funções-base, enquanto que a página “Ecrãs” mostra vários detalhes interessantes em 7 páginas da aplicação.

      Para mais informação ou se precisar da nossa ajuda para implementar o Teepin, por favor preencha o pequeno formulário presente no rodapé do website ou, se preferir, envie-nos um e-mail para info@teepin.com.

  1. Rosângela 3 Janeiro, 2010 at 20:54 Responder

    Olá Ana Neves, assisti sua palestra no primeiro encontro do KMsul em Curitiba. Foi um prazer ouvi-la. Gostei muitísimo desse seu artigo sobre as ferramentas para gerenciamento de ideias. Faço mestrado na Universidade Tecnológica Federal do Parana. Meu orientador é o professor Hélio Gomes de Carvalho (outro palestrante do KMsul). Minha pesquisa é sobre o gerenciamento de ideias, mais precisamente por meio de métodos sistematizados, como os Programas de Sugestões. Porém, com o objetivo à inovação e não somente para melhorias como vinha sendo utilizado pela gestão da qualidade nas organizações. Lendo seu artigo, que veio a calhar, talvez por falta de conhecimento ou por comodismo, no Brasil os gestores não estão aproveitando a rica fonte de ideas, a dos próprios colaboradores. Temos várias ferramentas ótimas para isso. Algumas delas são por pacotes como o software Teepin (ex: http://www.zest.com.br)e outras são totalmente customizadas à necessidade da empresa. Segue alguns sites para aqueles que desejarem conhecer os softwares para apoio ao gerenciamento de ideias: O SGBI (Sistema de gestão de banco de ideias, via intranet); o Ideia Sistema de Sugestões (via internet ou intranet); PIS (programa de ideias e sugestões), entre outros.

    Todavia, nota-se um forte e rápido movimento em direção ao sistema de gerenciamento de ideias para os moldes do conceito de open innovation. Exemplo: i9ideias totalmente em ambiente web com acesso por dispositivos móveis (http://www.ecore.com.br) e o Idea lab. A metodologia deste último é bem simples, é um canal que capta ideias por meio de desafios lançados pelas empresas no site. Após um período pré-determinado, a IdeiaLab fltra as propostas e apresenta para a empresa um projeto completo de inovação. O autor da melhor ideia recebe prêmio ofertado pela empresa e tem seu nome divulgado no site.

    Estamos com várias ferramentas de apoio ao gerenciamento de ideia. O movimento rumo ao aproveitamento das fontes internas de conhecimentos, habilidades e criatividades para gerar inovações começou. Basta agora, conscientizar nossos administradores a adotarem essas ferramentas como parte da estratégia de negócio.

    Abraços.

    • Fernando Martins 15 Janeiro, 2010 at 16:43 Responder

      Viva, Rosângela!

      Obrigado pelo interesse na inovação pelas ideias e no conceito “open innovation”. É sem dúvida o caminho a seguir pelas organizações que querem sobreviver neste mercado cada vez mais vivo, dinâmico e exigente.

      O Teepin, como SaaS puro que é, está constantemente a melhorar e já depois deste artigo ter sido publicado implementou subtilmente (= sem alterar nada de mais para o universo dos clientes já existentes) um novo perfil de utilizador e um novo tipo de grupos – ambos, “convidados” – no âmbito, precisamente, do conceito “open innovation”.

      Estes grupos para convidados funcionam como salas de reuniões fechadas, e nessas salas privadas podemos ter tanto convidados (parceiros, clientes, fornecedores, consultores etc.) como colaboradores da organização.

      A ideia é trazer para dentro valor de fora.

      E esta medida é apenas o princípio da abertura da organização “para fora”. Outras funcionalidades aparecerão, a seu tempo, abrangendo todas as frentes do conceito “open innovation”.

      Por falar em “open”, gostaria de falar das vantagens do Teepin face aos que apresenta, mas os outros são tão “closed” 🙂 (à excepção do Zest, semelhante mas menos completo e… “polido”) que não conseguimos ver quase nada dos seus produtos. Transparência, aparentemente, é mesmo apenas connosco. Veja http://www.teepin.com e http://www.lawrd.com para confirmar o que estou a dizer 🙂

      Abraço,

      Fernando

  2. Ana Neves 2 Março, 2010 at 10:53 Responder

    Deixo aqui umas palavras de Ikujiro Nonaka e Hirotaka Takeuchi no seu famoso livro “The Knowledge-Creating Company” (1995) que considero extremamente relevantes no contexto desta ferramenta e do que considero ser a forma natural e desejada para o processo criativo nas organizações:

    “Original ideas emanate from (…) individuals, diffuse within the team, and then become organizational ideas” (p 76)

  3. Aldo Pedrosa 13 Maio, 2010 at 18:12 Responder

    Olá Ana Neves,

    A razão da minha curiosidade sobre este tema está directamente relacionado com a promoção da criatividade das pessoas dentro de uma organização. Concordo plenamento quando se utilizam as ferramentas informáticas como suporte à gestão das ideias. Mas, quando não existe uma cultura orientada para a criatividade, as TI de pouco valem. De que modo se poderá estimular a criatividade interna além da utilização das técnicas de brainstorming?

    • Ana Neves 14 Maio, 2010 at 00:05 Responder

      Aldo, obrigada pelo seu comentário e pela sua pertinente questão.

      A inovação é algo vital para a organizações: não só no sentido de conceber novos produtos e serviços mas também na melhoria de processos internos. Às vezes são as “pequeninas” inovações que maior impacto têm. E essa é uma mensagem que raramente é passada. E o reconhecimento dessas “pequeninas” coisas ou dessas inovações em processos internos é algo que raramente se celebra, reconhece e, consequentemente, se incentiva. É importante que as organizações percebam isso e passem também a mensagem. Muitos dos programas de incentivo à inovação pecam pela forma como são redigidos, dando a ideia de que se esperam ideias revolucionárias, grandes invenções… e isso assusta a mais pessoas do que aquelas que consegue inspirar 🙂

      Para além disso, é também importante que as organizações revejam as suas políticas de incentivo e avaliação de desempenho pois a mensagem que muitas vezes passam é oposta à da inovação.

      Termino por dizer que não vejo o brainstorm como algo que pode estimular a criatividade interna no sentido que penso que me pergunta, mas apenas como uma técnica (como muitas outras) que provoca as ideias em pessoas que já se sentem motivadas para a inovação.

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