O impacto de ferramentas de colaboração nas organizações

Encontrei recentemente um estudo realizado pela Frost & Sullivan em nome da Verizon and Cisco. “Meetings Around the World II: Charting the Course of Advanced Collaboration” foi realizado em 2009 e vem na sequência de um outro estudo levado a cabo em 2006.

O estudo baseou-se nas respostas fornecidas por 3700 pessoas, num nível de chefia ou superior, em organizações públicas e privadas em dez países de 4 continentes.

As principais conclusões são as de que:

  • as ferramentas de colaboração podem ter um impacto positivo substancial no desempenho da organização
  • quanto melhores forem as ferramentas, melhor colaboração e desempenho se pode conseguir
  • o maior impacto que se pode obter é quando se aplicam as ferramentas de colaboração a processos críticos de negócio onde intervêm muitas pessoas
  • as grandes organizações beneficiam mais da utilização de ferramentas de colaboração do que organizações mais pequenas
  • “a colaboração é duas vezes mais importante doque a orientação estratégica da organização, e seis vezes mais importante do que os factores de mercado, na determinação do desempenho organizacional.”
  • a cultura e estrutura de colaboração numa organização enquanto determinante da qualidade de colaboração é ainda mais importante em 2009 do que era em 2006.

Este estudo considera dois indicadores interessantes: o Returno da Colaboração (em inglês, Return on Collaboration ou, abreviadamente, ROC) e o Índice de Colaboração (Collaboration Index, em inglês). O primeiro “calcula o impacto que a colaboração tem nas actividades dentro das áreas funcionais que são críticas para o desempenho de uma organização”, como por exemplo Investigação e Desenvolvimento, Vendas, Marketing, etc.. Para o este cálculo são considerados:

  • o dinheiro gasto pela área funcional
  • percentagem das mudanças observadas nessa área funcional atribuídas à disponibilização de ferramentas de colaboração
  • os gastos organizacionais com a disponibilização de ferramentas de colaboração.

Frost & Sullivan - capa do estudoClaro que as conclusões não são surpreendentes mas permitem mostrar, preto no branco, aquilo que pensávamos acontecer. Qualquer tipo de organização, independentemente da sua dimensão, pode beneficiar da disponibilização de ferramentas de colaboração. No entanto, o impacto será tão maior quanto maior for o número de pessoas que necessitam de colaborar e as utilizarem (seja isto por virtude de uma grande equipa ou de uma grande organização).

Falharam neste estudo alguns aspectos de extrema importância:

  • as ferramentas consideradas neste estudo são extremamente limitadas, deixando de lado as ferramentas 2.0, como são wikis, blogs, etc.. (tal como muito bem realça Jacob Morgan num sumário a este mesmo estudo)
  • o que é importante é o número de colaboradores na organização ou a sua distribuição geográfica (factores geralmente relacionados mas não consequências directas)
  • ter muitas ferramentas pouco usadas é mais ou menos vantajoso do que ter poucas ferramentas muito utilizadas?
  • ter ferramentas sem processos organizacionais adaptados é mais ou menos vantajoso do que ter processos tradicionais de colaboração?
  • apesar de referir a cultura e a estrutura de colaboração na organização como um dos elementos mais importantes do índice de colaboração, estes factores não são considerados para o cálculo do ROC.

Assim, considero que a fórmula para cálculo do ROC deveria ser alterada e/ou o ROC dever-se-ia chamar Return on Collaboration Tools. E mesmo assim... de que são as ferramentas sem os processos e a cultura?

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