Informação dispersa

A semana passada, durante o módulo de GC que leccionei no âmbito do Curso Gestor de IDI da COTEC/APCER, voltou a surgir em conversa um problema que começo a perceber como um dos grandes pesadelos das organizações: a existência de muitas ferramentas informáticas.

Na verdade, e por razões muitas vezes justificáveis, as organizações, especialmente as de maior dimensão, têm ao seu dispor imensas ferramentas. São diferentes, com finalidades distintas, com dados que por vezes se duplicam e frequentemente se complementam.

Esta situação é responsável por alguns problemas, entre os quais:

  • as pessoas não sabem onde precisam de ir para encontrar determinada informação (e se têm de pensar onde precisam de ir, muitas vezes não vão)
  • quando há duplicação de informação, acontece muitas vezes que a informação é actualizada só num dos lados (o que significa que há informação contraditória, o que descredibiliza as ferramentas e a informação, e as pessoas deixam de as usar)
  • é difícil identificar pontes, oportunidades pelo facto de não haver cruzamento de informação
  • dificilmente se sabe o que se passa fora dos nossos círculos imediatos de trabalho (sala, equipa, projecto, etc.).

As formas mais comuns de ultrapassar ou evitar estas situações:

  • implementar sistemas de pesquisa que consigam ir buscar os dados às várias ferramentas, apresentando-os num único local (isso implica a existência de interfaces compatíveis e/ou, possivelmente, bastante trabalho de desenvolvimento)
  • identificar uma aplicação central - porta de entrada - e nela criar pontes e janelas para os dados nas outras aplicações (o nível de dificuldade e investimento desta abordagem mais uma vez depende das interfaces das várias aplicações).

Esta semana tive o privilégio de ver uma aplicação que está a ser desenvolvida pela OpenSoft e que sugere uma nova forma de minimizar alguns destes problemas. Trata-se de uma aplicação que apresenta numa corrente de actividade (tipo Facebook ou Twitter) as diferentes interacções dos colaboradores de uma organização com as várias aplicações e repositórios de informação (pastas partilhadas, Skype, wikis, etc.). O Spreadd, assim se chama, ainda está em fase de testes e procura agora empresas com mais de 500 colaboradores que estejam interessadas em participar nos projectos piloto.

Esta vai ser uma aplicação para manter debaixo de olho e tenho a certeza de que outras aplicações semelhantes começarão a aparecer (ou já andam) por aí. Alguém conhece mais alguma do género?

3 comments

  1. Pedro Alves 7 Julho, 2011 at 14:55 Responder

    Ana, muito obrigado pelo seu artigo!

    O requisito dos 500 colaboradores prende-se principalmente com a necessidade de validarmos que o modelo que implementámos funciona bem para organizações com essa dimensão, mas qualquer empresa que esteja interessada em experimentar é benvinda! Podem-se registar no site (http://spreadd.com) ou enviar-me um mail directamente para alves _at_ spreadd.com com as questões que acharem pertinentes e que terei todo o gosto em responder.

  2. Aniss Akbar Ali 18 Janeiro, 2012 at 13:40 Responder

    Ana,

    Na minha modesta opinião e no contexto da organização para a qual colaborei, entendo que são os gestores,(aqueles que controlam o nível mais alto da componente operacional da empresa, incluindo os chefes de projecto e coordenadores de grupo)que, a partir dos sistemas que gerem, podem e devem, efectivamente ,fazer um esforço no sentido de cada um deles, apresentar num formato único, em termos bem claros, objectivos e de fácil compreensão; as existências, no ambiente real, que neste momento estão a funcionar sob a responsabilidade de cada um desses gestores!

    Se tivéssemos todas essas existências bem identificadas, as ligações e a questão da centralização da informação para uma efectiva consistência e coerência, seria um passo natural e certeiro, e ao mesmo tempo, demonstradora da complexa envolvência de todas as ferramentas usadas no ambiente real.

    Os problemas que se colocam para além daqueles que apontou, parecem-me ser também estes:

    • Falta de contextualização e visão integrada, da parte de quem desenvolve uma aplicação ou um sistema.

    • Falta de conhecimento do negócio (numa perspectiva macro) da parte de quem passa para o ambiente real e administra (em termos de actividade de servidor), a performance do “Serviço” que essa aplicação ou sistema, suporta ou alimenta.

    • A rotação inevitável dos gestores e a não passagem do knowing-how para a Organização.

    • A falta de visibilidade da informação e dos serviços criados, e a não disponibilização a todos os colaboradores; chefes e não chefes.

    • O tipo de abordagem, na intranet da organização, e apenas na situaçãoem que a informação não chega como algo que possa ser útil e de interesse para o dia a dia de qualquer colaborador.

    • A cultura organizacional adquirida e praticada; desadequada, face às exigências da Organização.

    • Falta de focalização nos objectivos e na missão da Organização.

    • Foco individualizado nos resultados de trabalhos que nascem desintegrados e que não traduzem, a cem por cento, o propósito que os fez nascer.

    Para além de tudo que ficou aqui registado, julgo que, à parte da funcionalidade e do grau de adequação e mais valia que essa aplicação possa oferecer; o mais importante e fundamental é, de facto, a intervenção exaustiva das Pessoas que conhecem a Organização e que no momento presente estão a gerir os sistemas e/ou serviços, com a noção exacta (na área de actuação de cada um deles) das mutações em termos de evolução e mudança, dos seus sistemas, ocorridas desde o tempo em que a Organização foi identificada como um serviço de informática.

    • Ana Neves 18 Janeiro, 2012 at 15:54 Responder

      Muito obrigada pelo seu pertinente comentário, Aniss. Os problemas que acrescenta são reveladores de um forte conhecimento de como trabalham, ou não trabalham, as organizações. E infelizmente são problemas com um âmbito e um impacto muito mais abrangente e que ultrapassa largamente a gestão de conhecimento e/ou as plataformas de colaboração.

Leave a reply