Podio

Há um interesse crescente em ferramentas sociais: tanto de indivíduos como de organizações. Estas estão a olhar para ferramentas sociais e, mais especificamente para os sites sociais (por exemplo, Facebook, Twitter, LinkedIn) como canal de marketing e comunicação. Começam também a considerar o uso de ferramentas sociais dentro da organização para melhorar a comunicação, a colaboração, a partilha de conhecimento, etc..

Foi ao perceber esta tendência que muitas empresas decidiram criar ferramentas (ou "soluções" como algumas lhe chamam) com base em funcionalidade social. Algumas são grandes empresas conhecidas (como IBM, Microsoft, etc) outras são empresas recentes, muitas vezes criadas às costas de um produto. É o caso da Podio.

A Podio foi fundada em 2009 na Dinamarca. Desde então, abriu um escritório nos EUA e a sua base de clientes está a crescer rapidamente.

Encontrei-me com Kasper Hulthin, um dos fundadores, quando visitou Portugal em Janeiro. Conversámos sobre a Podio – a empresa e o produto - e eu aceitei o convite para brincar com o Podio e verificar se o que ele dizia é verdade.

Aqui estão as minhas observações sobre o Podio.

O Podio é uma "plataforma de trabalho online", como a empresa o define. A paisagem de trabalho pode ser dividida em organizações. Vamos dizer que tem uma empresa, trabalha numa outra, e faz parte do clube desportivo local. Pode pertencer a essas três "organizações", cada uma com a sua "zona". Dentro de cada organização, existe a "rede de empregados" onde se pode acompanhar as atividades dessa organização. Pode então criar ou participar de espaços de trabalho dentro de cada organização.

Um espaço tem uma activity stream, contactos, calendário e tarefas, e permite aos colaboradores comentar e “gostar” todos os itens de conteúdo. Tudo o resto são aplicações que se podem obter em segundos na app store do Podio ou que se podem desenvolver. Sim, podem desenvolver-se aplicações para o Podio e sem que seja preciso conhecimento técnico de programação. Este é o principal diferencial do Podio: a possibilidade de qualquer pessoa poder enriquecer o espaço de trabalho com aplicações próprias ou adaptadas das existentes.

Podio - espaço de trabalho

Activity stream num espaço de trabalho no Podio

Se quisermos ser críticos e fazer de advogados do diabo, coisa que fiz quando me encontrei com o Kasper Hulthin, podemos dizer que as aplicações são pouco mais do que tabelas numa base de dados one podemos adicionar campos de vários tipos (nome, data, opções, etc.). No entanto, tenho usado o Podio nas últimas semanas e posso garantir o quão útil é esta “simples” possibilidade de criar aplicações. Além disso, o Kasper disse-me que estão a pensar implementar a possibilidade de adicionar lógica às aplicações (sem que o utilizador tenha de programar, claro).

A app store não é um conceito novo. No Enterprise 2.0 Summit, ao falar sobre o que está para acontecer em termos de social media, DionHinchcliffe referiu que há mais de 100 ferramentas que têm uma app store. No entanto, e apesar de não ser novidade, é uma grande vantagem para o Podio, que assenta na sua loja de aplicações para aumentar a funcionalidade da plataforma básica. A equipe da Podio está constantemente a construir novas aplicações, mas também os utilizadores do Podio oferecem os seus esforços à comunidade.

Há cerca de 500 aplicações na app store do Podio (algumas delas, pequenas variações umas das outras), organizadas por objetivo e setor. Cada organização conta com uma área privada na app store, para que as aplicações por si desenvolvidas possam ficar disponíveis apenas para os membros dessa organização.

Entre as aplicações podem encontrar-se aplicações para gestão de documentos, wikis, blogues, timesheets, reuniões, etc..

Um outro aspeto muito bom do Podio é a sua aplicação móvel gratuita para iPhone e Android. Funciona muito bem e, se o Podio se tornar o centro do seu trabalho (sim, consigo ver isso a acontecer!), será muito útil poder aceder-lhe facilmente on the move.

Podio no iPhone

Podio no iPhone

Outros dois aspetos positivos do Podio. A interface é tão intuitiva que pode ser facilmente usado por pessoas estranhas a este tipo de ferramentas (eu testei isso). O segundo é o facto de que a forma como foi construído incentiva comportamentos abertos, transparentes, e de confiança, fundamentais para uma organização centrada no conhecimento.

Algumas áreas que merecem um pouco mais de atenção: pesquisa (como é que posso pesquisar conteúdo?), uma forma fácil de exportar todo o conteúdo e tags partilhadas entre aplicações. Gostaria de ver se e como se pode integrar com ferramentas corporativas existentes (CRM, sistemas de gestão documental, etc.).

Em relação ao preço, a utilização do Podio é gratuita para organizações com até 5 colaboradores. Depois disso, custa 8 dólares por funcionário por mês – os colaboradores externos são gratuitos.

O Podio não se vê como uma plataforma para uma empresa grande mas antes para pequenas e médias organizações ou grupos / departamentos dentro de grandes organizações. O Podio não se foca nos aspetos sociais – não espere encontrar “amigos”, ou “seguir” pessoas, etc.. Centra-se no trabalho, na produtividade, em manter os colaboradores informados do que se está a passar. E isso fá-lo muito bem.

Kasper Hulthin

Kasper Hulthin

Coloquei algumas questões ao Kasper Hulthin para perceber o Podio um pouco melhor. Aqui estão as suas respostas.

Porque é que decidiram trazer mais uma plataforma de colaboração para um mercado já tão lotado?

Exatamente. Há demasiados produtos para que consiga fazer o seu trabalho. A maioria das pessoas abre 20 ferramentas logo de manhã, o que é uma experiência horrível e desconectada. Muito poucas têm uma plataforma única de trabalho, e para aqueles que a têm, essa é gerida pela equipe de TI. O que significa que o indivíduo não tem qualquer controlo sobre a forma como está estruturada e, portanto, tem que adaptar os seus fluxos de trabalho à ferramenta, e não o contrário. Creio que esta é a principal razão pela qual a maioria das pessoas ainda continua a gerir o seu trabalho através do email e de documentos. Simplesmente porque são ferramentas incrivelmente abertas e flexíveis, que podem ser personalizadas por si. Mas se pensar sobre isso, os emails e os documentos seguem um formato muito antigo. O email é uma cópia completa do antigo sistema de correio postal (tem um endereço, envia um email a um posto de correios, é enviado para o endereço dos recetores). Não foi projetado para ser uma plataforma de colaboração, não importa quantas “cc”, “bcc”, e “responder todos” usar. O mesmo vale para folhas de cálculo, que na maioria das vezes são usadas para tudo menos números: por exemplo, plano do projeto, lista de clientes, etc.. Tentámos de tudo para tornar as folhas de cálculo mais sociais, incluindo adicionar uma última coluna para comentários, mas não funciona. E o que dizer de rich media e dados contextuais? Como adicionar imagens, vídeos, links ricos, pessoas, dados relacionados, etc.? Precisamos de um novo formato, e eu acredito que o formato tem que ser facilmente modificável pelo indivíduo, contextualmente rico, inerentemente social, e, claro, baseado na web.

Olhando para a questão pela perspectiva do formato, acredito que as aplicações estarão para as folhas de cálculo, como o MP3 esteve para o CD-rom. Pense nisso. O CD-rom, era muito melhor do que seu antecessor (assim são as folhas de cálculo e o email), mas não era social, contextual ou baseado na web. Em comparação o MP3 é. E apesar de muitos afirmarem: "Eu nunca vou deixar os CDs, porque é assim que eu estou acostumado a ouvir música", o MP3 reinventou a forma como as pessoas ouvem música ao torná-la mais social, mais contextual, pesquisável e mais empowering para os criadores de música. Porquê continuar com CDs, quando conseguimos algo tão melhor? Especialmente porque as ferramentas que usamos para a nossa vida social estão anos-luz à frente.

Porque é que o Podio está disponível como SaaS (Software as a Service), e só como SaaS?

Porque um modelo SaaS permite-nos criar uma experiência de conexão focada no utilizador, e não na relação de pagamento. No Podio cada pessoa tem uma identidade e um login, independentemente do número de empresas ou projetos em que trabalha. Além disso permite-nos fornecer-lhe uma grande experiência em todas as plataformas.

Quais são os próximos passos para o Podio?

Temos o objetivo de o tornar ainda mais simples e mais poderosa a experiência de criar as suas próprias aplicações. Simples ao melhorar a experiência, e mais poderosa através da integração com outros serviços. Além disso, pretendemos construir o nosso ecossistema em torno do Podio, começando com parceiros e usando a app store como um ponto de encontro de pessoas e processos.

Finalmente, que palavras-chave usaria para categorizar o Podio?

Aplicações, trabalho, colaboração, social, gestão de projetos.

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