Conversas informais e uma dica para a sua plataforma de colaboração

Acabei de ouvir uma conversa que me fez pensar na importância das trocas informais.

Uma pessoa sentada ao meu lado, que trabalha numa grande multinacional, telefonou a um colega do outro lado do oceano e disse: “Estou chateado com a nossa plataforma e preciso de refilar com alguém”.

A plataforma a que se referia é uma das várias ferramentas de colaboração de que a empresa dispõe para facilitar o trabalho dos seus colaboradores. A pessoa do outro lado da linha, era um colega de equipa, também ele motivado para a utilização destas ferramentas.

Os dois colegas passaram os 30 minutos seguintes a criticar a falta de flexibilidade da ferramenta, o facto de não integrar com outras que têm de usar, a fraca experiência que proporciona às pessoas, etc..

Mas no meio desta conversa, desta ladainha de queixumes, ouvia a pessoa ao meu lado dizer coisas como “Não seria fantástico se...” ou então “Ah, mas sabias que podes fazer assim...” ou ainda “Não fazia a mínima ideia. Isso vai-me poupar imenso tempo pois tenho dificuldades com isso cada vez que preparo o relatório semanal”.

O que aconteceu foi que durante aquela conversa completamente informal, houve uma valiosa troca de conhecimento, de dicas e experiências de que ambos vão poder beneficiar de imediato. Acredito que aqueles 30 minutos tenham sido dados por muito bem empregues por ambos os lados.

Mas, e as ideias que eles têm para melhorar a plataforma? E as dicas que ambos trocaram entre si?

Aqui fica uma sugestão.

Dentro da plataforma deveria haver uma área dedicada à própria ferramenta. Nessa área deveria ser dada oportunidade aos colaboradores de:

  • partilhar sugestões de melhoria da plataforma
  • perguntar como se faz A ou B
  • trocar truques que vão descobrindo.

Esta simples iniciativa pode ter várias consequências positivas:

  1. cada dica partilhada e usada pode, efetivamente, evitar horas de tempo perdido à empresa
  2. haver um espaço onde as pessoas podem ir significa uma janela para ventilar a sua frustração que, de outra forma, poderia significar um dia de mau humor e consequente perda de produtividade
  3. dá um sinal de que a opinião dos colaboradores é valorizada pela empresa.

Claro que para que estes benefícios se concretizem, especialmente este último, é importante que a empresa não só crie o espaço para as sugestões mas crie também mecanismos para trabalhar, analisar e implementar as ideias. Como em tudo: a ferramenta só não chega – também é preciso ter o processo.

Ah, e já agora, este espaço deverá ser um espaço descontraído para que os colaboradores sintam que, aqui, estão a ter as suas conversas informais.

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