Ana Neves no palco do Project You 2015

Gestão de conhecimento na gestão de projetos

A gestão de conhecimento permeia toda a atividade de uma organização. Um exemplo é a importância que assume na gestão de projetos. Apesar disso, são muitos os gestores de projetos que se confessam não familiarizados com o que é a gestão de conhecimento. Desconhecem também em que medida a gestão de conhecimento os pode ajudar a desenvolver as suas competências e, acima de tudo, a melhorar os resultados dos projetos que gerem.

Foi exatamente por isso que a APOGEP - Associação Portuguesa de Gestão de Projectos me convidou para uma breve introdução ao tema na edição deste ano da Semana do Gestor de Projetos - "Project You".

Para além de aqui partilhar os slides de suporte à minha intervenção, gostava de deixar aqui também algumas sugestões de leitura bem como fazer pontes com alguns conceitos, eventualmente mais conceptuais mas não menos relevantes no momento de incorporar abordagens de gestão de conhecimento na gestão de projetos.

Numa apresentação de Eric Brown (que recomendo desde já) li:

“Knowledge is generated within one project and then lost. Failure to transfer this knowledge…leads to wasted activity and impaired project performance”

Esta afirmação de Leseure & Brookes (2004) descreve um problema que facilmente encontra eco nos resultados do estudo de Gestão de Conhecimento em Portugal que conduzi este ano pela quarta vez.

Gráfico com a qualidade dos processos de conhecimento

Qualidade dos processos de conhecimento nas organizações portuguesas (2015; resposta de 242 organizações)

Dos processos listados, saliento os de retenção, captura, partilha e utilização de conhecimento. No universo de 242 organizações que responderam a esta questão são menos de metade as organizações que classificam como boa ou muito boa a qualidade com que esses processos são executados na organização. O acesso à informação e conhecimento é um pouco melhor, mas ainda assim abaixo do que seria de desejar. Num contexto de contínua e acelerada mudança, o fácil e rápido acesso à informação e conhecimento é fundamental. Uma organização não se pode dar ao luxo de não tirar partido do conhecimento que adquire e produz.

Dia 29 de outubro, em Lisboa, irá decorrer um workshop sobre captura e retenção de conhecimento crítico. Paul Corney, que o irá liderar partilhando variadíssimas técnicas aplicáveis nas nossas organizações, acredita que a captura e retenção de conhecimento é um processo que deve ter início no momento em que o colaborador entra na organização. (Para mais informação sobre este workshop, clique aqui.)

A recentemente aprovada norma ISO 9001:2015 inclui pela primeira vez uma referência explícita ao conhecimento organizacional, obrigando as organizações a criar condições para avaliar as necessidades de conhecimento, validá-lo e mantê-lo acessível para utilização. Claro que o conhecimento há muito é valorizado, mas quando vamos a ver, poucas são as organizações que apostam na sua gestão de forma estratégica, consciente e continuada.

Abordagem das organizações à gestão de conhecimento

Tipo de abordagens à gestão de conhecimento das organizações em Portugal (2015; 276 organizações)

Ainda nos slides de Eric Brown acima referidos encontrei a definição que Reich (2007) oferece de gestão de conhecimento no âmbito da gestão de projetos:

“Knowledge management in the context of a project is the application of principles and processes designed to make relevant knowledge available to the project team."

Eric Brown aponta a divisão do conhecimento em duas categorias: conhecimento explícito (saber o quê) e conhecimento tácito (saber como). No entanto, considero mais útil pensar, não tanto no tipo de conhecimento, mas na forma como esse conhecimento deve ser transferido de acordo com o seu teor e destino. Agrada-me particularmente a abordagem sugerida por Nancy Dixon no seu livro "Common Knowledge": transferência de conhecimento em série, próxima, distante e estratégica.

Refletir sobre o teor da informação e do conhecimento e sobre o contexto em que poderá ser necessário, permite-nos delinear processos mais eficazes para a sua captura, retenção, partilha, acesso e utilização.

O papel da tecnologia não deverá ser aqui esquecido. São inúmeras as ferramentas que uma organização pode adotar para melhoria dos processos acima descritos. As ferramentas sociais corporativas, por exemplo, têm vindo a ganhar destaque: não só pelo facto de terem semelhanças com as redes sociais a que estamos habituados a título pessoal (Facebook e LinkedIn, por exemplo), mas essencialmente por trazerem para o contexto organizacional alguma da informalidade e da espontaneidade que caracteriza grande parte da comunicação e da partilha de conhecimento.

Ainda assim, e repetindo aquilo que mil vezes já foi dito (e contrariando o que duas mil vezes já foi feito), a tecnologia tem de ser vista como um instrumento que se molda às necessidades da organização ou do projeto.

O evento Social Now que em 2016 regressa a Portugal para a sua 5ª edição concentra-se justamente nas plataformas corporativas disponíveis no mercado, realçando as diferenças que entre elas existem através dos requisitos reais de uma mesma empresa fictícia - a Cablinc. A gestão de projetos é um dos requisitos que será considerado - outros serão o trabalho remoto, a comunicação interna, etc..

Como prometido acima, aqui ficam os slides esperando que possam ser úteis.

 

Referências:

  • Leseure, M. J. and N. J. Brookes (2004). "Knowledge management benchmarks for project management." Journal of Knowledge Management 8(1): 103.
  • Reich, B. H. (2007). "Managing Knowledge and Learning in It Projects: A Conceptual Framework and Guidelines for Practice." Project Management Journal 38(2): 5.

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