PROCERGS

Em 2009 fiz uma apresentação no KM Sul em Curitiba. Nessa altura tive a oportunidade de ouvir o Cleon Espinoza falar sobre o trabalho de gestão de conhecimento que estavam a desenvolver na PROCERGS. Fiquei muito impressionada: pela seriedade do trabalho e pela forma estratégica como o estavam a desenvolver.

Voltei a ouvir o Cleon no KM RS que teve lugar, no dia 24 Setembro, em Porto Alegre-RS. Desta vez, apresentou em parceria com a sua colega Rita Assumpção. Fiquei encantada por perceber que o trabalho continua, e continua muito bem.

Ana Neves em conversa na PROCERGS

Ana Neves em conversa na PROCERGS

O que aqui partilho é escrito com base daquilo que ouvi no dia 24 de Setembro e também do que retirei da conversa fantástica que tive, no dia seguinte, na sede da PROCERGS, com o Cleon, a Rita e a sua colega Rejane Soletti da Silva dos Recursos Humanos.

PROCERGS

Como se pode ler no site da empresa,

“A PROCERGS - Companhia de Processamento de Dados do Estado do Rio Grande do Sul é uma empresa de economia mista, que iniciou suas atividades em 28 de Dezembro de 1972 como órgão executor da política de informática do Estado.”

A sua missão é a de

“Prover soluções em Tecnologia da Informação e Comunicação para aumentar eficiência e transparência do serviço público e aproximar Governo e Cidadão.”

Entramos na sede da PROCERGS e somos recebidos por uma receção moderna, com três grandes monitores onde rodam notícias da organização. Os valores da organização estão estampados, em letras gigantes, nas paredes. É impossível trabalhar ali e não ter, pelo menos, uma ideia global do que trata a organização e do que se vai passando nas várias áreas.

A comunicação é um dos pontos mais importantes para a organização. Querem garantir que todos os mais de 1000 colaboradores sabem o que se passa: tanto os que trabalham na sede, como os que trabalham noutros 6 escritórios mais remotos do Estado; tanto os que trabalham em horário normal, como os que trabalham nos turnos noturnos.

A PROCERGS tem um quadro de pessoal com um grande nível de formação académica: uma mais valia para a empresa mas um desafio quando se tenta mudar comportamentos.

A gestão de conhecimento tem sido uma grande aposta da PROCERGS. As iniciativas isoladas nas áreas de inovação, de gestão de conhecimento, da gestão do reconhecimento e de inteligência competitiva, deram origem à Central de Inovação e Conhecimento, no fundo uma equipa de gestão de conhecimento.

Esta Central de Inovação e Conhecimento vive na área de Planeamento da empresa, aquela onde se gerem orçamentos, onde é feito o planeamento tático e estratégico, e onde se tem uma visão global da organização.

A equipa de GC trabalha intensamente com a equipa de Comunicação, responsável entre outras coisas pela intranet corporativa; a Divisão de Gestão de Pessoas; a área de Tecnologia; e a Área Central de Serviços.

Na base da estratégia de GC da PROCERGS está o critério número 5 - Informações e Conhecimento - do Programa Gaúcho da Qualidade e Produtividade (PGQP), em especial o item 5.2 - Ativos Intangíveis e Conhecimento Organizacional.

Perceber quais os intangíveis da empresa, quem eram os responsáveis pela sua gestão e quais os mecanismos de proteção existentes, foram algumas das primeiras preocupações do programa de GC na PROCERGS.

Blogues

Sempre atenta e com vontade de experimentar novas abordagens, a equipa de GC cedo percebeu o potencial dos blogues como forma de comunicar. Mas para isso era necessário que os colaboradores “blogassem” e daí surgiu a ideia de, nas sessões de formação, desafiá-los a criar os seus próprios blogues pessoais, sobre o tema que mais lhes interessar. Estes blogues, públicos, hospedados fora dos servidores da PROCERGS, têm apenas o propósito de criar nos colaboradores o gosto e o hábito pela escrita em blogues. Pretende-se que, subsequentemente, transfiram esse hábito e gosto para a criação e escrita de blogues no contexto da organização: blogues de equipa, de projeto, de tema de interesse, etc..

Qualquer pessoa pode pedir para ter um blogue. No entanto, só surgem na lista de blogues corporativos aqueles que a equipa de Comunicação considera relevantes para a atividade e estratégia organizacionais.

O blogue dos recursos humanos, por exemplo, é de grande qualidade. Na verdade, é o canal que a equipa de Gestão de Pessoas utiliza para comunicar com todos os colaboradores sobre tudo o que tem a ver com férias, subsídios, formação, etc..

Portal das Pessoas na PROCERGS

Portal das Pessoas na PROCERGS

Mas para além do de Recursos Humanos, existem vários outros blogues onde os colaboradores da PROCERGS tendem a dar resposta a questões recorrentes. É uma forma de otimizar o desempenho das equipas, reduzindo o número de vezes que uma mesma resposta tem de ser transmitida.

A filosofia na PROCERGS é a de que não interessa que ferramentas (entre as diversas aprovadas pela empresa) os colaboradores estão a usar: o que interessa é que usem ferramentas e que o seu conhecimento seja partilhado nalguma delas.

Assim, para além dos blogues, criados em WordPress, a PROCERGS conta com outras ferramentas, usadas de forma e com fins distintos:

  • Portal de Ideias, uma plataforma para gestão de inovação, assente na ferramenta i9plus
  • Yammer PROCERGS, uma plataforma de colaboração, assente em Yammer
  • fóruns de discussão spbre assuntos técnicos (Java, Android, etc.), assentes em WordPress.

Portal de Ideias

No Portal de Ideias todos os colaboradores podem apresentar sugestões para soluções inovadoras em eGov e também para a resolução de problemas identificados pela Gestão. Estas ideias podem ser votadas e comentadas por qualquer colega. Enquanto que o voto é anónimo, os comentários e as ideias estão associados ao colaborador que os ofereceu.

As ideias neste portal seguem um fluxo pré-determinado, sendo que o futuro de uma ideia não é determinado apenas pelo número de votos que recebe.

O Portal de Ideias é algo de grande importância para a empresa e daí terem considerado necessário trabalhar a marca com a ajuda de um designer.

Portal de Ideias da PROCERGS

Portal de Ideias da PROCERGS

Por vezes as ideias e a discussão em seu torno desviam-se do desafio inicial. No entanto, a empresa não vê isso como um problema, já que este desvio pode ser sinónimo de outras prioridades e vai cimentando os hábitos de partilha e participação nestas ferramentas.

Curiosamente, a PROCERGS foi das primeiras organizações onde ouvi ter havido alguns problemas iniciais com a incorreta utilização de uma das suas plataforma.

Quando o Portal de Ideias arrancou, um dos colaboradores parece ter resolvido aproveitar o espaço aberto para começar a oferecer ideias que, de tão polémicas, não estavam a servir para mais nada senão para gerar burburinho nos corredores e quase ridicularizar a plataforma. Foram precisas várias advertências ao colaborador até que o problema fosse solucionado.

Yammer

Para além dos blogues e do Portal de Ideias, a organização há 2 anos que utiliza o Yammer para colaboração. Neste momento, cerca de 50% dos colaboradores estão registados no Yammer. Desses 4% escrevem frequentemente, 32% contribuem ocasionalmente e 64% são apenas leitores.

Os novos colaboradores do PROCERGS passam por uma formação de uma semana que inclui a utilização desta ferramenta, bem como outras ações de gestão de conhecimento.

Yammer PROCERGS

Yammer PROCERGS

A PROCERGS acredita que tal como as crianças testam os pais, também os colaboradores testam a organização para ver até onde podem ir. Assim a empresa dispõe de um grupo de pessoas que monitoriza o conteúdo postado nas várias plataformas sociais da empresa. O código de conduta que os colaboradores recebem quando entram na organização, serve também para reger o comportamento dos colaboradores nestas plataformas.

A interação dos colaboradores em torno de temas não relacionados com a atividade da empresa não têm lugar nas ferramentas internas. Por isso, os colaboradores criaram um grupo no Facebook para poderem conversar sobre tópicos extra-trabalho.

Inteligência Competitiva

Uma das atividades da equipa de Gestão de Conhecimento da PROCERGS é a realização de estudos de inteligência competitiva. Assim, a pedido de unidades internas ou de forma proativa, a equipa produz relatórios que comparam a realidade de várias regiões do país por exemplo, por forma a criar bases sólidas para a tomada de decisões estratégicas.

Um desses estudos esteve na origem do Gabinete Digital do Estado do Rio Grande do Sul, um conhecido exemplo de sucesso nesta área.

Formação

Entre a oferta de formação da empresa, encontram-se o PEG e o PDC.

O PEG – PROCERGS Educação Gerencial, existe desde 2005. É um programa para gestores e futuros gestores e que se foca num conjunto de competências identificadas pela Gestão na altura da criação do curso.

O PDC – Programa para Desenvolvimento Comportamental, foi criado em 2007 para o desenvolvimento de competências gerais e destina-se a todos os colaboradores da PROCERGS.

eLearning

Apesar de ter alguma oferta interna construída sobre Moodle, o ensino à distância não é uma área em que a PROCERGS tenha feito grande investimento. Em primeiro lugar, porque quase todos os colaboradores estão num mesmo local. Em segundo, porque são uma empresa muito técnica onde a formação presencial serve também para quebrar um pouco a relação solitária homem-máquina.

Projeto Integrar

Um dos projetos de que a organização muito se orgulha, é o projeto Integrar. Da responsabilidade da equipa de Gestão de Pessoas, em parceria com as áreas de Comunicação e Planejamento, este projeto foi sugerido pelo atual presidente da PROCERGS quando, em 2011, chegou à organização vindo da Pontifícia Universidade Católica.

O projeto tem como objetivo principal envolver as pessoas, de todos os níveis, funções e escritórios, com o objetivo de que se conheçam, que criem laços de equipe mais sólidos, e que se sintam parte integral da organização. Acredita a PROCERGS que sem isso a própria gestão de conhecimento seria extremamente difícil de implementar com sucesso.

O projeto consiste na organização de dias ao ar livre onde grupos de colaboradores são convidados a participar em variadas atividades que promovem o trabalho em equipa. A participação nestes dias está aberta a qualquer colaborador e é totalmente facultativa, isto é, nenhum colaborador é obrigado a participar. A prova de que têm estado a ter sucesso é que já fizeram sete desde o segundo semestre de 2011. Em todos eles tem estado pelo menos um dos 4 diretores da empresa.

Happy Hour e Quartas do Conhecimento

A verdade é que a cultura de união e convívio já vem de longa data. Sextas-feiras, entre as 17h e as 18h, é Happy Hour na PROCERGS. ]E uma prática não institucionalizada mas que existe há várias décadas. De acordo com a sua disponibilidade, as equipas organizam uma "vaquinha" para comprar bolos, pizza, sumos (sucos), etc.. E comem e bebem em convívio no próprio espaço de trabalho da empresa.

Como comentou o filho da Rita Assumpção quando numa sexta-feira foi esperar a mãe à saída do trabalho e viu a boa disposição das pessoas

“Ou é muito bom trabalhar aqui ou é todo o mundo doido!”

As “quartas do conhecimento” é uma iniciativa que já dura há 10 anos. Neste evento semanal, colaboradores da PROCERGS partilham experiências, relatam idas a eventos externos, etc.. É uma forma de partilhar informação e de estreitar ligações entre colegas de partes diferentes da empresa. É também uma forma de reconhecer o trabalho realizado.

Entre 30 a 40 colaboradores assistem presencialmente a estas sessões. Curiosamente, o número de participantes na sala aumentou a partir do momento em que a equipa de GC optou por fazer a transmissão das sessões ao vivo via web.

Não é à toa que a palavra estratégia ou suas derivadas surge neste texto. Uma das características da abordagem da PROCERGS à gestão de conhecimento é, exatamente, a orientação estratégica que lhe imprime.

A humildade com que a equipa olha para o que já fez, a vontade que tem de aprender e a paixão com que realiza o seu trabalho são surpreendentes. São uma equipa sem orçamento: não têm dinheiro para comprar ferramentas tecnológicas, nem outros gastos significativos. Isso significa que têm que usar toda a sua imaginação. Significa também que têm tido que fazer alguns sacrifícios.

Um deles é a utilização de ferramentas isoladas para os vários fins. Se as ferramentas que têm escolhido são essencialmente open source e gratuitas o que lhes dá uma fantástica oportunidade de integração, não existe o orçamento para as poder casar de forma a que comuniquem facilmente entre si e daí resulte um maior impacto para a organização e para os seus colaboradores.

Curiosamente quando perguntei à equipa se sentiam que a falta de um orçamento revelava uma falta de apoio da Direção à gestão de conhecimento, a equipa disse perentoriamente que não: eles podem não ter um orçamento com que jogar para alguns investimentos, mas a verdade é que a Direção alocou quatro pessoas (e os seus respetivos salários) ao programa. E são pessoas com bastante tempo na organização, respeitadas e ouvidas, e com imenso conhecimento da cultura, dos processos e das oportunidades.

"Apoios, como o próprio Presidente da empresa sugerir temas e convidar palestrantes externos para a Quarta do Conhecimento, são mais importantes do que verbas financeiras."

O PGQP serviu de base orientadora aos esforços de GC da PROCERGS. Até à data a empresa já conquistou a medalha de bronze e o troféu de prata no prémio anual atribuído às organizações que melhor põem em prática as orientações programáticas. De momento, concentram-se na conquista do troféu de ouro. Para eles, é uma motivação extrínseca que os ajuda a perseverar entusiaticamente.

A Rita e o Cleon acreditam que os dois fatores críticos de sucesso são a perseverança e o apoio da gestão de topo. Estando estes assegurados, os resultados da GC são extremamente estimulantes.

E eu, olhando para o trabalho deles, só posso aplaudir, tirar o chapéu, e continuar a reconhecer neles um exemplo a seguir.

3 comments

  1. Rita Assumpção 22 Novembro, 2012 at 18:32 Responder

    A visita da Ana Neves na PROCERGS foi uma ótima oportunidade para compartilhamento de conhecimento e experiências. Foi uma tarde rica em oportunidades, as dicas que recebemos foram preciosas.

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