Realizing the Promise of Corporate Portals: Leveraging Knowledge for Business Success

Realizing the Promise of Corporate Portals - capaComo parte do meu trabalho meio bastante livros. Alguns têm um tema bastante interessante mas apresentado de forma bastante pobre. Outros têm como autores pessoas que conseguem transformar o mais aborrecido dos assuntos num livro divertido e de fácil leitura. Este livro, "Realizing the Promise of Corporate Portals" não encaixa em nenhum desses casos. Este é certamente o melhor livro que li nos últimos doze meses e um dos melhores que alguma vez li. A razão? Muito fácil: o assunto é relevante e pertinente, a forma como é apresentado é simples, e o tom é prático, descontraído e acessível. Além disso, o livro está repleto de casos de estudo que documentam as descobertas e ideias dos autores. Não é um livro de receitas mas oferece imensas sugestões e ferramentas prontas a usar (ou adaptar).

O livro começa com seis cenas de um futuro não muito distante, onde os portais corporativos estão no centro de qualquer organização. Estes cenas ilustram o forma como os portais corporativos (PC) podem ser usados e o papel que podem desempenhar.

Esse importante papel advém de três tendências: o aparecimento da era em rede, o papel do conhecimento nos negócios, e os novos modelos organizativos. Estas tendências implicam uma grande colaboração entre equipas, uma forte parceria com outras organizações, um crescente reconhecimento dos trabalhadores do conhecimento e das suas necessidades, e um verdadeiro sentimento de confiança. Elas também conduzem a dois grandes objectivos dos PC: ajudar as pessoas a encontrar peritos, e promover e suportar comunidades de prática.

De acordo com os autores, os portais corporativos têm de estar interligados com a gestão de conhecimento (GC) e, consequentemente, com o capital intelectual. Eles consideram o capital intelectual como a soma dos capitais social, estrutural, de liderança e humano. Em resultado disso, Terra e Gordon desenvolveram um framework que considera estas várias facetas e inclui uma extensa lista de objectivos de GC e de ferramentas de portais corporativos.

Os autores distinguem intranets de portais corporativos e descrevem uma plataforma de PC com base na sua interpretação da direcção que o mercado de software parece tomar bem como nos serviços geralmente incluídos. Algumas das motivações identificadas para o desenvolvimento de um portal corporativo são:

  • ajuda a encontrar informação e conhecimento relevantes;
  • codificar e publicar conhecimento;
  • suportar colaboração on-line;
  • integrar aplicações isoladas (stand-alone); e,
  • suportar pesquisas em diferentes repositórios de dados não-estruturados.

Ao longo do livro, Terra e Gordon falam dos seguintes tópicos com algum detalhe:

  • as diferenças entre GC e gestão de informação;
  • cultura organizacional;
  • comunidades de prática;
  • comunidades on-line;
  • e-learning;
  • taxonomias;
  • motores de pesquisa;
  • dados estruturados e não-estruturados;
  • personalização;
  • sistemas de gestão de conteúdo;
  • retorno intangível dos portais corporativos;
  • metodologias de avaliação de resultados; e,
  • universidades corporativas.

O livro contém alguns "guias" interessantes para programas de GC e projectos de portais corporativos:

  • uma lista de questões para aconselhar o planeamento táctico e estratégico da GC;
  • uma lista de elementos num business case para um portal corporativo;
  • um questionário para os líderes identificarem as suas prioridades;
  • uma lista de possíveis métricas quantitativas, semi-quantitativas, qualitativas e de satisfação, para um PC;
  • uma descrição detalhada das funções que se tornam importantes com o advento dos programas de GC;
  • um questionário para avaliação de um PC;
  • estratégias de portais corporativos bem sucedidos;
  • estratégias e práticas para garantir conteúdo de qualidade; e,
  • uma extensa lista de questões técnicas para ajudar durante a escolha de uma plataforma para PC.

Uma das particularidades deste livro é a lista de lições aprendidas que os autores apresentam. As lições são doze no total:

  1. A primeira prioridade é o alinhamento com a estratégica organizacional
  2. Ser claro sobre o propósito, os objectivos e as métricas
  3. Ter estratégias criativas de recompensa e reconhecimento
  4. A mudança organizacional não acontece por acaso
  5. Comunicar
  6. Atribuir claramente as novas funções e responsabilidades
  7. Focar nas necessidades dos utilizadores
  8. As comunidades on-line requerem um planeamento cuidado, infra-estrutura e suporte contínuo
  9. A qualidade do conteúdo é mais importante que a quantidade
  10. O PC deve reduzir a sobrecarga de informação e simplificar o acesso a informação, modelos e experiência, tanto dentro como fora da organização
  11. Estabelecer prioridades para a integração de aplicações de TI
  12. Desenvolver um processo diligente para a selecção da plataforma do PC.

Mas se as lições aprendidas são uma das particularidades do livro, os onze casos de estudo são o seu coração. Os casos são apresentados com grande detalhe, incluindo o passado da organização, as motivações, objectivos e suporte para o programa, a jornada de implementação, as métricas usadas, as lições aprendidas e os planos de futuro. Os casos de estudo vêm de organizações tão diversas como a Bain & Company (consultoria em gestão), o Bank of Montreal, a Eli Lilly (farmacêutica), a SERPRO (agência federal), a Siemens, a Texaco e a Xerox. Todos com propósitos, percursos, resultados e conclusões diferentes, eles são um verdadeiro achado. Podem alimentar a sua imaginação e incendiar a sua criatividade.

Ao longo do livro os autores falam de portais corporativos, gestão de conhecimento e mudança cultural mudando, quase imperceptivelmente, de um para outro. Embora isto sublinhe o quando entrelaçados estes tópicos estão, estas mudanças podem ser um pouco confusas, especialmente para os menos experientes. Este é provavelmente o único aspecto negativo que encontro no livro.

Se não sabe nada sobre portais corporativos, comece aqui. Se é novato ou experiente, respire fundo, abra a sua mente e deixe que este livro complemente e refine aquilo que já sabe.

Realizing the Promise of Corporate Portals - capaSobre o livro:
Realizing the Promise of Corporate Portals: Leveraging Knowledge for Business Success
José Cláudio Terra e Cindy Gordon. Butterworth & Heinemann, USA, 2003.

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