Porquê um Portal Organizacional

As grandes organizações de hoje mantêm centenas de data stores separados (bases de dados SQL, sistemas ERP e CRM, data warehouses e data marts, etc.) e de aplicações que produzem milhares de relatórios diferentes numa vasta gama de formatos, sem contar com a informação produzida diariamente pelos utilizadores finais (como documentos de processamento de texto, folhas de cálculo, groupware, e-mails ou output de ferramentas analíticas, tal como cubos OLAP).

As intranets organizacionais facilitam bastante o acesso à informação. Porém, a intranet típica de uma organização contem apenas uma pequena parte da informação total existente na organização. Os utilizadores vêem-se obrigados a navegar através de várias websites internas, cada uma com segurança própria, para encontrar a informação pretendida. Essa informação é normalmente mal indexada e não estandardizada entre os vários departamentos e unidades de negócios da organização. Quando o utilizador finalmente encontra a informação, não tem possibilidade de drill down a informação detalhada, actualizar os dados, criar novos relatórios com base nesses mesmos ou de publicar os seus resultados para serem acedidos por outros utilizadores.

O problema torna-se ainda mais complicado quando o receptor da informação é uma terceira parte. Muitas empresas recolhem e consolidam regularmente informação empresarial para ser distribuída aos distribuidores, subsidiarias, parceiros e clientes, resultando num peso enorme para os departamentos de TI.

Nos últimos anos, os departamentos de TI têm concentrado os seus esforços na maneira de transformar os dados operacionais das suas organizações em informação estratégica e de distribuir essa mesma informação de forma eficiente. Infelizmente, só uma pequena parte dos administradores de TI tal como um pequeno número de utilizadores finais chegaram a tirar proveito dessas tecnologias. A grande maioria dos utilizadores finais não tem acesso às ferramentas analíticas necessárias para retirar valor empresarial dos data warehouses ou não possuem simplesmente os conhecimentos necessários para fazê-lo. Para além disso, os utilizadores finais que têm acesso à informação, só têm acesso à informação estruturada que sai de data stores estruturados, em forma de documentos, folhas de cálculo, e-mails ou outros.

Ao mesmo tempo, os utilizadores finais nunca tiveram tanta necessidade de um acesso on-demand à informação organizacional. Nas organizações descentralizadas de hoje, os utilizadores finais têm vindo a ter cada vez mais responsabilidade na tomada de decisão e estão dependentes do acesso aos dados relevantes, em regime de self-service. Para além disso, o facto de existir muita informação fora da própria empresa (subsidiárias, distribuidores, fornecedores, clientes e consumidores) vem ainda dificultar mais esta situação.

De forma a aumentar o ROI dos seus data warehouses, data marts e outras aplicações de business intelligence, as organizações devem possibilitar aos utilizadores finais o acesso personalizado e livre aos dados, tanto estruturados como não estruturados. A tecnologia que satisfaz esta necessidade é um portal organizacional (ou EIP – Enterprise Information Portal).

Vantagens organizacionais da instalação de um Portal Organizacional (EIP)

Este novo modelo de acesso à informação permite:

• aumentar o ROI dos projectos de business intelligence: os EIP’s permitem aos departamentos de TI aumentar os benefícios dos data warehouses, data marts e outros projectos de BI;
• aumentar a eficiência da organização: os utilizadores que irão poupar tempo na busca da informação, poderão dedicar mais tempo a actividades que geram retornos. Adicionalmente, os administradores passarão menos tempo a assistir os utilizadores;
• aumentar a produtividade: melhor informação leva directamente a melhores decisões. Adicionalmente, a possibilidade de tomar decisões rápidas significa frequentemente a diferença entre ganhar/perder um negócio;
• redução nos custos: o portal self-service reduz os custos, evitando que os administradores passem horas a produzir relatórios e documentos para os utilizadores finais;
• e-commerce: a possibilidade de partilhar dados com terceiras partes de forma eficiente e segura resulta em melhor eficiência na cadeia de fornecimento tal como no melhoramento nas relações com fornecedores, distribuidores e clientes;
• mais poderes para o utilizador final: o portal irá aumentar a produtividade dos utilizadores, aumentando a sua independência;
• gestão de conhecimento: este conceito abre novas perspectivas para a gestão da informação, permitindo a democratização da informação.

Estas vantagens demonstram claramente porque o portal organizacional será em breve considerado uma necessidade fundamental, para empresas que procuram um vantagem competitiva e uma comunidade de trabalhadores de conhecimento.