Portais Corporativos: em Direção ao B2E

Portal Corporativo pode ser definido como uma aplicação tipicamente web, desenvolvida para funcionar como interface única e personalizada do ambiente eletrônico de trabalho, provendo aos usuários conteúdo, informação, acesso a aplicações, colaboração e conhecimentos necessários a plena atuação, envolvendo todo relacionamento com os stakeholders da empresa.

Ainda recente e sem que tenhamos aprendido muito com eles, os Portais Corporativos, como uma resposta à evolução da Intranets, vieram sem dúvida para ficar e promover uma poderosa transformação no trabalho e nas empresas. Como um grande aliado da gestão do conhecimento, rapidamente se tornarão comuns à maioria das empresas.

Portal Corporativo ou Intranet de terceira geração (I3g) significa ao funcionário ter um único ponto para acesso a todas as informações relevantes, ferramentas de colaboração, aplicações e serviços que ele precisa para fazer o seu trabalho. Do ponto de vista da empresa, representa economia e produtividade aumentadas.

Personalizado de modo a atender às diferentes necessidades de informação de cada pessoa da empresa e de fora dela, o Portal Corporativo permite que cada funcionário passe a ter em seu desktop, uma janela única que agrupa todas as informações necessárias a execução do trabalho diário. Além disso, oferecem considerável independência de lugar, pois através de conexão com dispositivos móveis é possível aos funcionários e parceiros da empresa acessar o portal e sua riqueza de informação, onde quer que eles estejam.

Embora a criação dos Portais Corporativos possa ser facilitada pela adoção no mercado de soluções especializadas, a empresa também pode optar por construir soluções próprias, atingindo também bons resultados a partir do zero. As razões que estimulam a criação de portais corporativos nas empresas são muitas. As que lideram as listas de pesquisa são:

• contudo, a dificuldade de acesso à informação,
• muita gente perdendo tempo respondendo a dúvidas dos funcionários que deveriam ser respondidas pela Intranet,
• Intranet que oferece tudo para todo mundo (falta de personalização),
• falta de informação e conteúdos aplicáveis ao trabalho (resolução de problemas, comercialização, atendimento ao cliente, criação de produtos, etc…),
• vários ícones para se chegar a informação desejada e consequentemente várias senhas de acesso às aplicações,
• falta de padrão das interfaces de acesso a informação e entre as aplicações,
• baixa qualidade das informações,
• desperdício de tempo na procura de informações,
• várias Intranets na empresa, produtividade das equipes deficiente,
• pouco contexto entre as informações da Intranet e a realidade de negócios,
• baixos índices de colaboração entre os talentos da empresa e falta de informação para o trabalho.

Com os recursos de personalização oferecidos pelas ferramentas de portal, além da definição dos perfis que permitem aos administradores oferecer um material de alta relevância de acordo com os papeis de cada funcionário, os usuários também passam a filtrar o conteúdo relevante e adequado às suas necessidades, refinando ainda mais as informações de interesse. Desse modo, além de garantir a utilização dos ativos de informação e conhecimento mais interessantes, o portal corporativo traz também organização ao volume cada vez mais crescente de informação.

Caracterizada pela configuração generalizada e individual do “my portal“, os recursos de personalização permitem construir ainda uma identidade pessoal de uso para cada knowledge worker (trabalhador do conhecimento) e isso serve como forte estímulo, alavancando ainda mais o uso efetivo dos portais corporativos. Além de oferecer exatamente o que o funcionário precisa ver, os portais corporativos oferecem flexibilidade para customizar a experiência individual de cada profissional, contextualizando e vinculando cada componente e ativo de T.I. (Tecnologia da Informação) com a aplicação prática e ação efetiva a partir do conhecimento.

Os portais corporativos altamente integrados com aplicações (desenvolvidas internamente e por terceiros), ferramentas de colaboração e serviços de informação de diferentes fontes, formatos e ambientes, permitem integrar processos de negócios e viabilizam práticas conhecidas como Business to Employee. E junto com o B2E, a promessa de redução de despesas e desperdícios, aumento de produtividade, retenção de talentos, aumento de empowerment, melhoria de qualidade e atendimento, redução do tempo de respostas e resolução de problemas, prontidão de respostas, colaboração, trabalho em grupo, aprendizagem, e-learning, etc..

Fortalecendo e estimulando ainda mais o desenvolvimento de Portais Corporativos nas empresas, assistimos a uma acelerada corrida na implantação de serviços de informação relevantes aos funcionários. Fato que acabou dando origem ao conceito de Business to Employee (mais um B2Algumacoisa na sopa de letrinhas do “informatiquês”), que nada mais é do que uma estratégia baseada na Intranet 3g, calcada em resultados e centrada no objetivo de oferecer fácil acesso a informações, documentos, serviços e sistemas que os funcionários necessitam, visando aumentar a produtividade deles, melhorar a satisfação dos clientes, reduzir os custos da empresa, diminuir o tempo para execução de trabalhos e resolução de problemas, além de “empoderar” e melhorar a competência das pessoas.

Entre todas as razões o que torna mais urgente os serviços tipo B2E é a possibilidade de se resgatar aos funcionários da empresa, o bem mais precioso de nossos dias: o tempo. Quanto tempo seu pessoal desperdiça todos os dias procurando por informações que deveriam estar publicadas na Intranet? Quanto tempo as pessoas desperdiçam delas próprias e de outros funcionários, se ocupando mutuamente com assuntos que poderiam ser resolvidos pela Intranet? Quanto as pessoas consomem de telefone na resolução de problemas ou busca de informações que poderiam estar na Intranet? Quanto esforço deixa de ser aplicado na atividade fim da empresa por estas razões? Quanto isso representa ($) por ano em sua companhia?

Segundo pesquisas realizadas em 2001 pela Agency.com e Harris Interactive, os colaboradores que utilizam soluções de Portal Corporativo, em média, economizam cerca de 2,84 horas por semana, o que significa 7,1% de seu tempo. Dessa forma, um dos maiores desafios de um portal corporativo é liberar as pessoas para que concentrem seus esforços em atividades fins da empresa. Por razões como esta, profissionais da área começaram a chamar os Portais Corporativos também de Intranets de Resultados.

Do mesmo modo como o sucesso dos portais corporativos é influenciado pela cultura organizacional, eles também conseguem apoiar a formação da cultura favorável ao conhecimento e sua gestão. Muitos resultados evidenciam a importância dos portais corporativos em estratégias do conhecimento. Isso porque os portais podem ser projetados coerentemente com os propósitos de gestão do conhecimento, ancorando muitas das iniciativas existentes e organizando o conhecimento em torno deles.

Além de apoiar a comunicação empresarial e a aprendizagem dinâmica, os portais corporativos suportam muitas das iniciativas de gestão do conhecimento baseadas em Tecnologia da Informação, alavancando a integração dos processos de negócios, colaboração, comunidades de prática, e-learning, e-CRM, disseminação de melhores práticas, espaços virtuais de trabalho, relacionamento com os stakeholders, inteligência competitiva, repositório de documentos, grupos de discussão, web conference, instant messaging e muito mais, se transformando também em uma poderosa vitrine de acesso ao conhecimento.

Entre as características mais básicas de um portal corporativo temos:

• as plataformas de auto-serviços,
• integração total com aplicações,
• ferramentas de colaboração e de trabalho e serviços de informação,
• mecanismo de busca,
• integração com CMS (Content Management System) para autoria e publicação descentralizada,
• personalização,
• colaboração,
• conexão com dispositivos móveis,
• senha única de acesso a todas aplicações (Single Sign On).

Em sua essência, o portal corporativo permite à empresa organizar tanto a distribuição e uso de seus ativos de tecnologia da informação, quanto o acesso ao conhecimento em seu estado mais genuíno, ou seja, face a face, a partir do relacionamento humano. Graças a sua alta capacidade de criação de contexto de uso das informações e facilidade de integração à interface de trabalho de aplicações como ERP, CRM, e-mail, agendas e calendários, ferramentas de escritório, de busca, CMS, LMS, gerenciamento de documentos, ferramentas de comunicação e colaboração e aplicações desenvolvidas internamente, os portais corporativos conseguem atingir muitos benefícios diferentes, como a oxigenação dos processos, otimização dos recursos, prontidão de respostas, auto-serviços, economias financeiras, trabalho em equipe, renovação no trabalho, inovação de entrega de produtos e serviços, oferta diferenciada, valor de entrega aumentado, aumento da produtividade, vendas, margens e receitas; redução dos custos, otimização dos processos, melhoria dos processos de comunicação e dos relacionamentos internos e externos, redução do uso de papel e burocracias, redução dos ciclos de vendas, treinamento, atendimento e aprendizagem, melhoria da satisfação dos clientes e melhoria dos serviços prestados a eles; gerenciamento do conhecimento, aumento do comprometimento e da satisfação dos funcionários, atendimento mais rápido e eficaz, agilização na publicação de informações e motivação à disseminação do conhecimento.

Muito se tem discutido a respeito das funções do Portal Corporativo nas empresas, sendo importante salientar que os benefícios trazidos por eles, resultam em genuína gestão do conhecimento, ampliando ainda mais suas promessas de ROI (Retorno sobre os investimentos). Além de viabilizar o acesso às aplicações dentro do contexto de uso, personalizar a experiência, estimular a interação e as trocas de conhecimento na organização, os Portais Corporativos, quando bem projetados, na sua melhor forma servem de alimento para a geração de insight e criatividade, interferindo na capacidade de inovação da empresa. Poucas são as empresas preparadas para este último desafio.

Como os portais permitem embutir muitas ferramentas, tecnologias e utilidades, além dos benefícios diretos resultantes de sua utilização massiva, grande parte dos investimentos realizados em T.I. passam a ser consolidados e depreciados dentro da empresa. Iniciativas mais amplas de portal podem estender suas funcionalidades a parceiros, fornecedores, clientes, distribuidores, acionistas e outros interessados.

Os portais corporativos parecem assim, responder positivamente às necessidades competitivas da maioria das companhias, valorizando simultaneamente as expectativas de ROI, o uso efetivo dos ativos da tecnologia da informação e seus ativos intelectuais.