Já há muito tempo venho pensando em uma melhor maneira da tecnologia da informação ajudar no processo de modelagem da aprendizagem corporativa. Finalmente me deparei com um conceito que caminha nesta direção e que vale a pena ser compartilhado.
Os desafios empresariais, as forças competitivas e a necessidade de sobrevivência no mundo dos negócios trazem consigo também a sensação – e por vezes a constatação – de que os cursos transacionais, ou seja, aqueles que ocorrem em eventos com data de início e fim programados, não mais suportarão o êxito dos colaboradores e conseqüentemente das empresas. O fato é que o modelo transacional sozinho não é mais suficiente para prover o aperfeiçoamento contínuo dos funcionários na velocidade e na qualidade requerida pelos desafios de negócios, não viabilizando a execução de uma estratégia no tempo e eficácia esperados pelas organizações. Atualmente nem os funcionários, nem as empresas, podem mais se dar ao luxo de apenas aprender em eventos com data e hora marcada.
Muito mais que isso, o aprendizado passa a ocorrer na organização, durante o trabalho, em todo tempo e a qualquer hora, fazendo emergir o conceito de “just in time learning” e com ele a necessidade de uma cultura organizacional favorável de recursos de tecnologia da informação que podem variar para suportar este novo modelo. Um desafio e tanto não?
O “just in time learning” na empresa pode ser considerado como toda a aprendizagem que é obtida durante a atividade de trabalho. Ele ocorre de maneira quase transparente e se realiza como conseqüência da cultura organizacional, da interação humana, do aproveitamento de oportunidades (na hora da verdade) e a partir do uso de uma infra-estrutura tecnológica adequada, disponibilizada e gerida por especialistas preocupados com conteúdos e com comunicação de alta qualidade. A partir dessa conquista, quem ensina quase não percebe que está ensinando e o mesmo ocorre com quem aprende.
O “just in time learning” fundamentado na interação homem-homem e homem- conteúdo, estimula e desencadeia ciclos naturais e informais de ensino e aprendizagem que se iniciam entre os funcionários imediatamente após o surgimento de demandas por conhecimento. Dessa forma, o “just in time learning” deve ser modelado sob medida, considerando as necessidades dos funcionários e a compatibilidade com os desafios estratégicos. Deve ser pensado e inserido em rotinas e processos de trabalho de modo que o aprender, o refinamento de práticas e a otimização da atuação se tornem outros produtos resultantes do processo produtivo. Um outro tipo de fruto. Outra colheita do esforço empresarial que por sua vez, realimenta o sucesso da empresa e garante o seu futuro mediante a criação do saber.
Entre as principais vantagens e características deste modelo, temos:
- personalizar o tempo de acesso ao conhecimento, a entrega de conteúdos, a intensidade e a formação em si;
- tornar o conceito de formação e aperfeiçoamento contínuo literal;
- responder mais coerentemente ao desafio da modernização e da competitividade;
- o tempo e a distância deixam de ser impedimentos para aprender;
- introduzir uma nova maneira de gerir, pensar e praticar o aprendizado;
- aprender enquanto trabalha flexibiliza a participação e alinha as expectativas de funcionários e empresários;
- prolongar os cursos pontuais;
- aprender em “pleno vôo” e sem se afastar do trabalho;
- aumentar a competência e o emporwerment dos funcionários;
- o contexto facilitado e a rápida e perene atualização dos conhecimentos melhoram a prontidão de respostas, a aplicação e uso do saber, a entrega de conhecimentos, a qualidade dos serviços e dos produtos oferecidos e a capacidade de atuação dos funcionários;
- os funcionários criam o próprio percurso de aprendizagem;
- acesso facilitado ao know-how e aos especialistas;
- o aprender no trabalho oferece a vantagem do contexto, fundamental à aplicação dos conhecimentos;
- ajudar a lapidar e moldar os processos de negócio através da formação contínua dos colaboradores;
- aprender em qualquer hora e em qualquer local;
- adquirir o conhecimento que necessita, nem mais, nem menos;
- aprender no ritmo e de acordo com o estilo do aprendiz.
Uma das muitas intenções do “just in time learning” é que os funcionários se tornem empreendedores das próprias iniciativas de construção do conhecimento. Para que isso ocorra é necessário cultura colaborativa e uma inteligente arquitetura de acesso, uso e produção de informação. Muito mais que acumular informações, esta arquitetura (que soma tecnologia, liderança e motivação) deve permitir que o talento consiga obtê-las, trocá-las, contextualizá-las, compreende-las e utilizá-las da melhor maneira quando necessário.
Muitas são as razões que motivam e ou justificam o esforço do “just in time learning” nas empresas e entre as principais, destaco:
- as demandas requerem a formação de um elevado número de pessoas ao mesmo tempo e constantemente;
- hiper competitividade;
- escasso tempo para formação, iniciativas para grandes audiências;
- necessidade de treinar mais rápido que a concorrência;
- força de trabalho quase sempre descentralizada ou em movimento;
- temas de formação voláteis; tipos de negócios que exigem que os conhecimentos sejam atualizados rapidamente e de forma freqüente;
- necessidade de transferir e assimilar conteúdos personalizados.
Os funcionários na maioria das empresas fazem cursos interessantes, contudo, nem o provedor (interno ou externo) de treinamentos, nem mesmo o pessoal da empresa conseguem mantê-los perenemente atualizados ao longo da carreira. Além disso, muito do aprendizado que torna a empresa melhor a cada dia é informal e espontâneo tornando o “just in time learning” ainda mais relevante.
Este novo conceito muda o paradigma de treinamento transacional (algo com começo e fim bem delimitados) para aprendizagem perene e em tempo real. Não que as pessoas deixem de fazer cursos formais. A idéia é atualiza-las perenemente em doses menores, contudo, freqüentes e incentiva-las a busca da capacitação on-demand. O pretendido aqui é tornar cada funcionário empreendedor da sua formação e ninguém melhor que ele para compreender suas necessidades e procurar supri-las a partir de um rico ambiente. Este enorme desafio exige a manipulação personalizada de conteúdos relevantes, permitindo acesso a informações durante a atividade profissional, de maneira perene e sob medida. Como você pode perceber, o “just in time learning” vem atender outras necessidades corporativas contemporâneas. Ele consegue que cursos importantes, presenciais ou on-line, sejam continuamente atualizados automaticamente, estendendo sua duração na empresa, enquanto forem convenientes à estratégia organizacional e de negócios.
Novas ferramentas de software, implantadas a partir das intranets ou portais corporativos começam a apoiar iniciativas de “just in time learning“. Estas ferramentas de gestão do conhecimento, como parte do complexo tecnológico, entregam a cada funcionário, conteúdos relacionados aos cursos realizados e outros temas de valor, alvos de atualização, interesse, monitoração e pesquisas constantes. É como se a ferramenta de software firmasse um contrato personalizado (que pode ser mutante, ou seja, pode ser refinado e alterado continuamente) com cada funcionário, viabilizando o fornecimento automatizado de informação sob medida e relacionada a atividade individual de cada talento. Já imaginou?
Além de fornecer uma atualização “vitalícia” dos cursos e interesses, estas ferramentas encontram e ofertam também aos funcionários, “combustíveis” suficientes ao aprimoramento de suas competências em áreas específicas do conhecimento, que apoiam os desafios de carreira e são necessários a superação de problemas cotidianos, gerando mais vitalidade às iniciativas de recapacitação, num processo de aprendizagem complementar tipo “self service“. Isso é possível de duas maneiras: uma a partir de demandas e necessidades informadas pelo funcionário; e outra que é percebida automaticamente por estas ferramentas. De maneira inteligente, alguns softwares conseguem captar os hábitos de uso e consumo de informação de cada funcionário, traçando assim um perfil individual que é utilizado como filtro, viabilizando a coleta, oferta, entrega e disseminação seletiva de conteúdos relevantes. Tudo automatizado. A partir daí, o software proativamente, distribuí informações sob medida e rica na produção de insight.
Do lado da gestão dos conteúdos, do aproveitamento das comunidades de prática e da localização de peritos, útil porque é desejável em gestão do conhecimento que muitos assumam alternadamente os papeis de tutores, professores, mentores, coaches e aprendizes ao mesmo tempo, é importante destacar que as ferramentas que suportam o conceito “just in time learning“, permitem gerar e manter atualizados mapas que refletem os conhecimentos explícitos e gaps de informações importantes, revelam comunidades de interesse, localizam experts e peritos em temas específicos, os tornando mais acessíveis para trocas de conhecimentos e informações.
As melhores ferramentas desta categoria são capazes de entregar e distribuir automaticamente informações de interesse, fazendo alertas aos usuários a respeito de conteúdos relevantes encontrados. Elas contribuem com os knowledge workers também filtrando, distribuindo e eliminando muito do turbilhão de informações a que todos estão submetidos diariamente. Além de automatizar os processos de buscas, economizando tempo que é desperdiçado diariamente pelas pessoas, estas ferramentas geram mapas do universo de informação da empresa, agrupam os documentos por interesses das pessoas, fornecem fotografias dos silos de documentos e permitem a identificação de gaps de conhecimentos não documentados, favorecendo muito, não só o “just in time learning”, como outros processos corporativos.
Estes recursos conseguem associar o uso de documentos aos usuários, revelando audiências de conteúdos e permitindo a localização de nichos de informação nunca e constantemente utilizados, o que facilita a gestão dos acervos digitais, a alocação de recursos para a produção de informação, a gestão de ofertas e serviços de informação e o foco da produção de conteúdos. O esforço de gestão do conhecimento consegue saber com isso, que informações seu público alvo utiliza.
A gestão de informações realmente tem se revelado um problema em muitas empresas, logo, justificar os custos de manutenção de conteúdos relevantes, gerenciar a obsolescência de documentos e administrar a produção, a manutenção ou mesmo o descarte de informações em função do uso, são desafios que se apresentam complexos para quem não tem o apoio de ferramentas apropriadas.
Saber o que cada um conhece, como aplica o conhecimento e qual a contribuição pessoal na criação e uso do conhecimento para a companhia, poucas empresas possuem de fato. Este é outro desafio que pode ser superado por ferramentas de “just in time learning” que se favorecem do constante relacionamento e interação dos funcionários com a solução e assim os tornam mais conhecidos. Descobrir quem sabe o que é fundamental para qualquer empresa em nossos dias. Além de resultar em alocações produtivas, conhecer o potencial dos talentos ajuda a descobrir as pessoas certas para os desafios estratégicos, minimiza evasões de conhecimentos relevantes, apoia a preservação dos investimentos em capacitação, ajuda a encontrar as pessoas com conhecimentos críticos e mais indicadas para desafios específicos, treinamentos, responder a dúvidas ou resolver problemas críticos.
Ainda facilitando os processos de mudança e de adaptação organizacional que “consomem” e exigem muito conhecimento, o “just in time learning” ampara as comunidades de prática existentes e melhora a colaboração e os resultados delas, apoiando a também a produção e o uso de conhecimentos em larga escala.
É importante salientar que o “just in time learning” não se limita a adoção de um software. Trata-se de um conceito amplo que veio para suprir uma demanda empresarial real e não tem a pretensão de substituir os treinamentos formais, que continuarão muito importantes à maioria das instituições. Além de bons softwares, este modelo requer liderança eficaz, criatividade dos gestores e uma cultura que valorize cada oportunidade de aprender e estimule e reconheça a entrega do saber como essência do negócio.
O “just in time learning” genuíno, mais do que transformar o aprendizado ocasional com hora marcada em aprendizagem em todo lugar a todo o momento e durante toda a vida profissional, pode produzir vantagens competitivas duradouras às empresas. No mundo dos negócios esta gratificação pode resultar da percepção a tempo e de fato, de que muito do aprendizado corporativo e de seus benefícios sãos obtidos quando se respeita o ritmo, as expectativas, as peculiaridades e o estilo de aprender de cada colaborador e parceiro de negócio.
