Hoje, mais do que nunca, dependemos de informação e conhecimento para fazer o nosso trabalho. E mais do que nunca dependemos das tecnologias e dos sistemas de informação para o fazermos com maior eficiência.
Na verdade, o volume de informação existente é tão vasto que precisamos da tecnologia para nos ajudar a aceder à informação e ao conhecimento de que precisamos, com a qualidade que desejamos, de fontes em que confiamos, na altura em que necessitamos, e no formato que mais nos convem.
Por outro lado, as organizações esperam que os seus colaboradores passem o seu tempo a fazer aquilo de que gostam e para o qual foram recrutados, e não a tentar encontrar a informação de que precisam.
Finalmente, todos concordam que é importante que as organizações inovem e explorem novas oportunidades de negócio para que continuem a crescer num mercado em constante mudança.
É para dar resposta a estas necessidades que surgem os portais corporativos.
Os portais corporativos actuam como um porta que dá aos colaboradores um ponto de acesso único e personalizado às ferramentas e à informação de que necessitam.
As grandes vantagens dos portais corporativos são:
- aumentam a eficiência dos colaboradores, ao apresentar um único ponto de entrada para múltiplas fontes de informação e ferramentas, e ao sugerir informação relacionada com a que o colaborador geralmente consulta;
- melhoram a comunicação na organização, ao criar um canal para entrega selectiva de mensagens relevantes para cada colaborador e ao facilitar o encontro de colegas com interesses semelhantes ou experiência relevante;
- reduzem os custos com a comunicação, ao reduzir o número de anexos e de mensagens enviadas por correio electrónico para todos os colaboradores e ao criar um canal alternativo privilegiado (porque muito visitado) para divulgação de mensagens;
- ajudam os colaboradores a construir uma imagem global e sistémica da organização, porque mostram num ambiente único o que de mais importante se vai passando na organização; e,
- agem como um instrumento para inovação, ao “empurrar” informação de interesse ao colaborador (de acordo com o seu perfil) mesmo que este não tivesse conhecimento da sua existência.
No entanto, os portais colaborativos são como toda a tecnologia: só funcionam se derem resposta a uma necessidade existente, se forem desenhados de acordo com a cultura e o perfil da organização, e se tiverem o “combustível” necessário para os manter activos.
No que diz respeito à necessidade, é importante que o problema seja identificado antes da resposta. A organização não deve implementar um portal corporativo porque fica bem ou porque está na moda, mas porque é importante para ir ao encontro dos seus objectivos estratégicos e porque irá aumentar a sua eficiência e eficácia operacional.
É ainda fundamental que a implementação de um portal corporativo seja feita de acordo com a cultura e o perfil da organização. Isto pode reflectir-se em aspectos básicos, como por exemplo a interface do portal corresponder à imagem da organização, mas também em aspectos mais subtis, como é o caso do conteúdo a que é dado destaque.
Finalmente, o “combustível”. Nos portais corporativos o combustível são o conteúdo e as funcionalidades. Nenhum portal corporativo conseguirá sobreviver se não apresentar conteúdo relevante, actual, de qualidade e que seja, verdadeiramente, relevante para cada colaborador. As aplicações e funcionalidades são igualmente importantes e podem fazer a diferença. Penso quase inconcebível um portal não ter, por exemplo, um motor de busca e uma espécie de páginas amarelas dos colaboradores da organização.
São muitas as organizações que investiram em portais corporativos e agora choram o seu investimento. Infelizmente, têm-se apenas a si para culpar. Ao mesmo tempo, muitas organizações têm recuperado todo o seu investimento e essas têm que agradecer à forma estratégica e ponderada como agiram na implementação dos seus portais.
No futuro penso que iremos ver uma maior integração dos portais corporativos com os aparelhos de comunicação (telemóveis, PDAs, etc.), um alargamento dos portais aos clientes e aos parceiros, e uma ainda maior e mais criativa personalização de conteúdo.
Ao longo dos últimos anos, as organizações têm investido nos sistemas e tecnologias de informação para melhorar os aspectos directamente relacionados com a criação de produtos e serviços e com o atendimento ao cliente. Com a economia a atravessar tempos difíceis e os clientes a resistir a preços mais elevados, as organizações começam a aperceber-se que a tecnologia já implementada tem de ser integrada para melhorar a sua eficiência operacional. Esta integração reduz o custo das funções internas de suporte e das tarefas do dia-a-dia, aumentando, dessa forma, as margens de lucro.
Por tudo isto, considero que os portais corporativos constituem um passo inevitável no amadurecimento de uma empresa que deseje sobreviver. Aguardarei curiosa para ver de que forma as organizações vão implementar e explorar esta tecnologia e, mais curiosa ainda, para ver para onde a vão fazer evoluir.
(Texto também publicado na revista interna produzida pela PricewaterhouseCoopers, Portugal.)
