Portais Corporativos e sua Importância Estratégica na Gestão do Conhecimento das Organizações

1. Introdução

O conhecimento se tornou o recurso econômico mais importante para a competitividade das organizações. Porém, para o aproveitamento deste recurso faz-se necessário estabelecer um processo de Gestão do Conhecimento. Gestão do Conhecimento é um conjunto de processos apoiados por ferramentas de Tecnologia da Informação, voltados a capturar, organizar, armazenar, proteger e compartilhar o conhecimento das pessoas sob duas formas: conhecimento explícito (dados e informações) e conhecimento tácito (habilidade e experiências).

Os Portais Corporativos podem ser utilizados como infra-estrutura para a Gestão do Conhecimento, disponibilizando informações estratégicas que alavanquem a competitividade das organizações. O Portal Corporativo é uma forma de fazer os diversos subsistemas de uma organização trocarem informações e trabalharem em conjunto. Trata-se, essencialmente, de uma ferramenta de colaboração, um recurso que facilita a gestão do conhecimento e ajuda a transmitir em tempo real, para toda a organização, informações pertinentes.

Este artigo tem como objetivo principal identificar a importância estratégica dos portais corporativos na gestão do conhecimento nas organizações.

O artigo está organizado em três capítulos. O primeiro capítulo conceitua a gestão do conhecimento e estabelece sua importância como fator estratégico para as organizações. O segundo capítulo trata da gestão do conhecimento integrada ao processo de negócio das organizações. O terceiro capítulo define e apresenta as características dos Portais Corporativos e sua estrutura tecnológica.

1.1. Conhecimento e Gestão do Conhecimento – Conceituação

O conhecimento como fator de diferenciação necessita de um conjunto de práticas para ser devidamente aproveitado. A esse conjunto de práticas dá-se o nome de Gestão do Conhecimento.

Na visão de Davenport e Prusak (1998, p. 2-6):

• Dados são um conjunto de fatos distintos e objetivos, relativos a eventos. Num contexto organizacional, dados são utilitariamente descritos como registros estruturados de transações.
• Informações são dados dotados de significado dentro de um contexto. No contexto empresarial, a informação pode ser descrita como um termo que permite a tomada de decisão e execução de uma ação, devido ao significado que tem para aquela empresa; e
• Conhecimento é uma mistura fluida de experiência condensada, valores, informação contextual e insight experimentado, a qual proporciona uma estrutura para a avaliação e incorporação de novas experiências e informações.

Nonaka e Takeuchi (1997, p. 12) definem Gestão do Conhecimento como “a capacidade que uma empresa tem de criar conhecimento, disseminá-lo na organização e incorporá-lo a produtos, serviços e sistemas”.

Para Bukowitz e Williams (2002, p.21) “a Gestão do Conhecimento é o processo pelo qual a organização gera riqueza, a partir do seu conhecimento ou capital intelectual”. Ao passo que as organizações transformam seu capital intelectual em ativos provedores de recursos e de desenvolvimento faz-se necessário adotar a gestão do conhecimento como fator estratégico que proporciona diferenciais competitivos.

Linde (2008) – sócia da PricewaterhouseCoopers – em entrevista concedida a Revista HSM, define Gestão do Conhecimento como o “ato de organizar e ajudar a estruturar a forma como as pessoas compartilham o conhecimento”.

Segundo Batista (2006, p. 122) “o conceito de KM parte do princípio de que a organização precisa capturar ou definir as informações na forma digital e utilizá-las para criar uma vantagem competitiva”.

Ao contrário dos bens materiais, o conhecimento não deprecia com o uso, mas tende a se ampliar em quantidade e qualidade, principalmente quando o processo de utilização é organizado e estruturado. Conforme Prahalad e Hamel (1998) “as competências essenciais da organização são compostas pelo aprendizado coletivo e seu uso não causa depreciação, fomentando seu desenvolvimento em função da aplicação e compartilhamento”.

1.2. Gestão do Conhecimento como Fator Estratégico

O sucesso da implementação da Gestão do Conhecimento é diretamente proporcional ao alinhamento com o planejamento estratégico da organização. Além de ferramentas, práticas e mudança de cultura, é fundamental que os esforços respondam de forma colaborativa para o atendimento dos objetivos organizacionais.

Observa-se nos últimos anos uma mudança significativa nas formas de produção. Valores de uma cultura industrial de forma isolada já não são capazes de garantir a prosperidade dos negócios. Segundo Toffler (2008), “hoje, o que temos é a substituição da força física pelo conhecimento. O conhecimento é o substituto último de todas as formas de produção”.

Pinheiro, Neto e Silva (2006) reconhecem a crescente preocupação das empresas em gerir seus conhecimentos, fato que amplia as ações e estratégias ligadas à Gestão do Conhecimento.

Figueiredo (2006, p. 11) alerta que a necessidade de Gestão do Conhecimento é uma realidade em nossos dias, contudo, “a prática dela é uma ‘ficha que ainda não caiu’ para muitas organizações”. Promover a Gestão do Conhecimento constitui-se como uma importante alternativa no estabelecimento de uma estratégia diferenciada para buscar diferenciais competitivos.

Para Roedel (2006, p. 73) “…o ambiente empresarial competitivo requer, cada vez mais, a incorporação e a gestão do conhecimento como diferencial de sucesso”. Apesar da formalização do conhecimento nas mais diversas formas de controles (documentos, normas, procedimentos, etc.), são nos trabalhadores do conhecimento que residem a principal fonte de vantagem competitiva. Portanto, estruturar um ambiente colaborativo é fator de auxílio no processo de transformação do conhecimento tácito para explícito.

A adoção da Gestão do Conhecimento como fator estratégico implica em reconhecer os recursos humanos como fonte de produção, transmissão e utilização das práticas de conhecimento. Segundo Freitas, Quintanilla e Nogueira (2004, p.06), “as organizações tradicionais contratam mão-de-obra, enquanto as do conhecimento buscam contratar profissionais que além de executarem tarefas, pensem, reflitam e tomem decisões, e ainda sejam dinâmicos e com senso crítico”.

Para manter-se competitiva, uma organização necessita harmonizar práticas de gestão e o uso de tecnologias, integrando conceitos, sistemas, máquinas e pessoas. Para Maximiano (2000, p.101), a tecnologia “é um meio pelo qual as organizações podem atender às necessidades de seus clientes e usuários. Quanto mais capaz de gerar e utilizar a tecnologia, mais a organização pode manter-se atualizada e, com isso, elevar sua eficácia.“

Conforme Gomes (2008),

Aquelas empresas que já estão cientes de que devem gerenciar seu conhecimento – e estão usando modelos de gestão do conhecimento – devem entender que este conhecimento, que é crítico aos seus negócios, pode ser levado a qualquer local, a qualquer hora. Mas esta circulação de conhecimento precisa ter um início: a identificação do que se sabe, de quem sabe o quê, e onde este conhecimento está armazenado.

A Gestão do Conhecimento utilizada como recurso estratégico proporciona a otimização dos processos. Para tanto, é necessário o conhecimento adequado dos processos de negócio e a melhoria constante do seu nível de integração.

2. Gestão do Conhecimento Integrada ao Processo de Negócio

O conhecimento é parte integrante da organização e alicerce de todos os processos de negócios. Para que o conhecimento possa ser gerido adequadamente faz-se necessário que os processos de negócios sejam conhecidos e compreendidos pela organização.

Para Davenport (1994, p. 7), “processo é uma ordenação específica das atividades de trabalho no tempo e no espaço, com um começo, um fim, e inputs e outputs claramente identificados: uma estrutura para a ação”.

Com a dinâmica dos negócios, os processos de negócios necessitam de um nível cada vez maior de integração. Conforme Kaplan e Norton (1997, p. 4), “A empresa da era da informação opera com processos de negócios integrados que abrangem todas as funções tradicionais, combinando os benefícios da especialização funcional com a agilidade, eficiência e qualidade da integração dos processos”.

Terra (a) (2008) afirma que os conhecimentos tornam-se relevantes através do envolvimento das pessoas nos processos organizacionais. Dessa forma, a visão com base em processos é mais relevante para organizações que visam trabalhar a Gestão do Conhecimento.

O conhecimento que está inserido nos processos da organização está em constante transformação. Segundo Davenport e Prusak (1998), o conhecimento organizacional é altamente dinâmico e é movido por uma variedade de forças.

Conforme Terra (b) (2008) para que a Gestão do Conhecimento torne-se estratégica é necessário que as práticas, métodos, ações e processos sejam suportados pela cultura organizacional e pela infra-estrutura de TI.

Um modelo de Gestão do Conhecimento deve ser resultado de um processo estruturado de planejamento em atendimento aos objetivos organizacionais e devidamente alinhado aos processos de negócio. Sua implementação deve ser subsidiada por planos de ação e o monitoramento dos resultados deve ser constante.

Na estruturação do modelo de Gestão do Conhecimento faz-se necessário integrar os processos de negócio de forma que o conhecimento possa ser utilizado para contribuir com o atendimento dos objetivos organizacionais.

Conforme Terra (2002, p. 49),

Os PdCCs oferecem uma grande capacidade (e a plataforma técnica necessária) para que as empresas embarquem em transformações significativas de seus modelos de negócios para alinhar os objetivos, as motivações e os contextos de informação de todos os funcionários e da empresa estendida: clientes, parceiros e fornecedores.

(PdCCs=Portais de Conhecimento Corporativo)

A implantação de Portais Corporativos de forma alinhada às diretrizes estratégicas da organização e ao processo de negócio pode estruturar a base tecnológica colaborativa necessária para a Gestão do Conhecimento promovendo relacionamentos com o ambiente externo à organização, melhoria dos processos de negócios, explicitação do conhecimento, criação de um ambiente mais aberto a inovação e melhoria dos resultados financeiros.

3. Portais Corporativos

3.1. Portais Corporativos – Definições e Características

O termo Portal Corporativo (EIP – Enterprise Information Portals) foi introduzido em novembro de 1998 através de um relatório da empresa Merrill Lynch, elaborado por Christopher Shilakes e Julie Tylman, participantes da equipe de software. Os Portais Corporativos são descritos como aplicativos que permitem a disponibilização centralizada, estruturada e personalizada de informações internas e externas, colaborando com a gestão organizacional. Os portais atuariam como plataformas de integração para a informação corporativa e consequentemente a Gestão do Conhecimento. (FIRESTONE, 2008)

Conforme Lapa (2008), Portal Corporativo é “uma ferramenta que integra pessoas, informações e conhecimento que estão atrelados a processos organizacionais”.

Para Dias (2008) os Portais Corporativos são uma evolução dos sistemas de suporte à decisão e os sistemas de informações gerenciais, permitindo o desenvolvimento de interfaces de acesso às informações corporativas.

Os Portais Corporativos são o resultado de uma fusão de aplicações de software que consolidam, gerenciam, analisam e distribuem a informação dentro e fora da organização. (FIRESTONE, 2008)

Os Portais Corporativos permitem a integração de pessoas através de comunidades de trabalho, relações de cooperação virtual, identificação de especialistas de forma integrada aos sistemas de informação e bases de conhecimento. (LAPA, 2008)

Conforme Terra (c) (2008, p. 2 – 3) os Portais Corporativos possuem “diversos níveis de sofisticação”, porém são formados em sua essência por características básicas que os identificam como Portais Corporativos:

• Single sign-on: trata-se da possibilidade de autenticação segura e única dos usuários do portal a partir da perfeita integração com os aplicativos de gerenciamento de usuários da organização
• Personalização: a possibilidade de cada usuário personalizar sua forma de navegação, incluindo layout e navegação, assim como definir facilmente (arrastando webparts – framework para construir páginas-portal altamente customizáveis) quais aplicativos terá integrado ao seu próprio portal são características que apenas Portais Corporativos dispõem. Os portais mais avançados são capazes de, dinamicamente, a partir de business rules, prover informação específica a cada usuário ou grupo de usuários com base no seu perfil pessoal estático e mesmo dinâmico, ou seja, com base em seu padrão de acesso, uso e publicação de informação
• Integração: Portais Corporativos dispõem de um grande número de webparts ou APIs (application programa interfaces) que permitem a rápida integração de aplicativos e sistemas, com muito pouca necessidade de programação ou customização de plataformas
• Portabilidade: Portais Corporativos avançados permitem que um portal seja facilmente acessível por meio de vários tipos de hardware como PCs, terminais, palms, celulares etc
• Escalabilidade: o último teste é o do desempenho, pois várias plataformas que se dizem Portais Corporativos não são capazes de lidar com números elevados de usuários acessando de forma simultânea o portal. Portais Corporativos avançados incluem mecanismos de gestão e distribuição de carga e tráfego garantindo velocidade e segurança.

Para Freitas (2008) a adoção de um Portal Corporativo dificilmente é resultado da decisão de uma única pessoa. Na maioria das vezes é resultado de determinações estratégicas do Planejamento Estratégico Organizacional e que pode ter sido fomentado pela área de tecnologia da informação.

3.2. Estrutura Tecnológica do Portal Corporativo

Elevados níveis de gestão do conhecimento exigem grandes esforços e recursos que possam garantir o conjunto de integrações necessárias, tanto na parte técnica (software e hardware) quanto na parte organizacional (pessoas e processos).

Para utilizar o Portal Corporativo como uma efetiva ferramenta de gestão do conhecimento é necessário promover a integração das ferramentas que geram, armazenam ou distribuem informações na organização. Sistemas legados, aplicações internet, intranet e extranet, softwares de inteligência competitiva, entre outros, devem trabalhar de forma colaborativa de forma a entregar a informação certa, no momento certo para a pessoa certa.

Componentes–Chave da Arquitetura PdCC – adaptado de Terra (2002, p. 96)

Componentes–Chave da Arquitetura PdCC – adaptado de Terra (2002, p. 96)

Para Neves (2008) “o combustível para os Portais Corporativos são o conteúdo e as funcionalidades”. Ao conteúdo inserido no portal devem ser incorporados atributos de relevância, confiabilidade e qualidade para que, as informações disponíveis possam contribuir com cada colaborador.

Os Portais Corporativos podem apoiar relacionamentos entre usuários e fontes de conhecimento auxiliando na criação de conhecimento, reutilização de conhecimento documentado (explícito) ou na identificação de pessoas que são fontes de produção de conhecimento ou que poderiam aplicar conhecimento tácito na resolução de problemas. (TERRA (d), 2006)

Os componentes de um portal corporativo são os elementos que agregam benefícios ao usuário. O quadro demonstra um conjunto de requisitos funcionais para o bom funcionamento de um Portal Corporativo.

Requisitos funcionais de um portal corporativo – fonte: Dias; Eckerson apud Trzeciak (2002, p. 36)

Os Portais Corporativos proporcionam uma plataforma de e-business integradora de variadas fontes de informação. Com a evolução do Portal, parte do conhecimento pode ser transferido para o ambiente externo (clientes, fornecedores e parceiros).

A adoção de uma estrutura tecnológica acompanhada de um processo de difusão cultural do Portal Corporativo para todos os que irão participar buscando ou gerando conhecimento, pode promover diferenciais competitivos para as organizações que valorizam o conhecimento.

4. Considerações Finais

Ao contextualizar a importância do conhecimento como fator estratégico e sua relação com os processos de negócio, percebe-se a necessidade do atendimento das diretrizes estratégicas da organização.

O alinhamento da Gestão do Conhecimento com as estratégias da organização visa proporcionar ações pontuais com objetivo de construir uma organização que utiliza seu conhecimento como forma de rentabilizar sua operação.

A Gestão do Conhecimento deve promover diferenciais competitivos utilizando os conhecimentos existentes como forma de atingir os objetivos em um ambiente de estímulo à inovação e renovação dos conhecimentos existentes.

Métodos e softwares podem contribuir de forma significativa para a implantação e para a manutenção da Gestão do Conhecimento. No entanto, são as pessoas que produzem, transmitem e utilizam as práticas de conhecimento. A participação das pessoas de forma pró-ativa é fundamental para que a gestão do conhecimento possa se estabelecer de forma sustentável.

Os Portais Corporativos integrados ao processo de negócios da organização devem armazenar e permitir recuperação de informações; ser um canal de transmissão de informação e conhecimento a um custo baixo, com velocidade e segurança; integrar para frente e para trás a cadeia de negócios; estabelecer uma plataforma de e-business; promover a convergência de informações de sistemas diversos; apoiar a comunicação empresarial e a aprendizagem dinâmica e estimular a melhoria constante dos processos e ferramentas.

Cada organização deve estruturar um modelo integrador de processos e conhecimentos para uma Gestão do Conhecimento de resultados. O Portal Corporativo tem a função de viabilizar as ações para que a gestão adequada do conhecimento se efetive através de um processo que envolva pessoas, softwares e hardwares de forma colaborativa.

Os Portais Corporativos possuem uma função estratégica fundamental nas empresas do conhecimento: permitir um ambiente onde as pessoas registrem, recuperem, transformem, criem, troquem conhecimentos e se relacionem.

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