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Intranets e Plataformas Sociais Corporativas: para quê?

Quando comecei a planear e estruturar o conteúdo dos 10 episódios do podcast KMOL sobre intranets e plataformas sociais corporativas, pensei que era importante enriquecê-los com outras experiências. Por isso lancei o desafio a 9 profissionais que muito respeito. A cada um coloquei uma pergunta relacionada com o episódio para o qual os convidava. A riqueza das suas respostas foi tanta que decidi reproduzir as suas respostas também neste formato escrito.

Agrupei as suas respostas em 2 artigos:

  • este, o primeiro, com quatro perguntas focadas nas vantagens e nos contextos de aplicação das intranets e plataformas sociais corporativas;
  • o segundo, a publicar brevemente, incidirá sobre aspetos a ter em conta para o sucesso da intranet ou plataforma social da sua organização.

Boas leituras!

Qual é a principal diferença que existe entre intranets e plataformas sociais corporativas?

João Baptista - 2020
João Baptista

O termo "intranet" precede o das plataformas sociais de colaboração ou, se quiserem, “enterprise social media”, mas na verdade estas plataformas mais recentes são uma evolução natural do que começou originalmente com as intranets que utilizavam a tecnologia web para facilitar a comunicação interna nas empresas.

Inicialmente estas intranets eram usadas mais pelo top management para comunicar top-down a estratégia aos trabalhadores de uma forma rápida e mais barata.

Inicialmente estas intranets conviviam bem com a utilização de email, mas com a chegada do social media tornou-se inevitável a substituição dos emails por canais sociais nas empresas que são bem mais apropriados para apoiar a comunicação informal de grupo.

Mas com isto abre-se a caixa de pandora: mais pessoas a poderem utilizar a plataforma livremente para comunicar e colaborar, abre oportunidade para criar novos padrões de transferência de conhecimento e modelar diferentemente o tráfico de informação e, enfim, depois influenciar o aparecimento de novas estruturas de poder dentro das empresas.

Portanto, assim que a comunicação se torna livre com a utilização do social media aparecem inevitavelmente tensões entre os que ganham poder por ter uma voz mais ativa e aqueles que temem perder o controle das estruturas dominantes de retórica e discurso dentro das empresas.

A gestão destas tensões é bastante complicada. Por um lado, as empresas precisam de ter trabalhadores envolvidos na sua atividade dentro das empresas com o uso destas plataformas avançadas de comunicação; atrair a geração mais nova que depende desta utilização do social media; e, também, utilizar estas plataformas mais avançadas para estimular a criatividade, a inovação e uma forma de trabalho mais ágil. Mas, por outro lado, esta liberalização da comunicação dentro das empresas com estas plataformas digitais avançadas altera estruturas fundamentais dentro das empresas, que ameaçam formas estabelecidas de poder e liderança.

Deixo, portanto, esta ideia de que, as intranets inicialmente usadas como ferramenta de senior management para comunicar a estratégia, rapidamente têm evoluído para ser uma plataforma mais democrática de colaboração dentro das empresas com o uso do social media, por exemplo.

Isto, quer dizer que o impacto destas tecnologias vai muito além do que as empresas inicialmente esperam. Apesar de procurarem efeitos iniciais de redução de custos e melhor colaboração, mais tarde percebem implicações muito mais profundas ao nível de mudança das estruturas das empresas, governance, alterações do trabalho que é feito, e pode até influenciar a evolução da identidade da empresa e alterações ao modelo de negócio.

Resposta de João Baptista, Professor Associado na Warwick Business School, e convidado do episódio 1 - Intranets e Plataformas Sociais Corporativas.

Qual o valor das plataformas sociais corporativas para as organizações?

Penso que o maior benefício está no facto de que, se forem bem usadas, estas plataformas ajudam a trazer a paixão de volta ao trabalho das pessoas, o que, acho que todos concordam, terá enormes benefícios para o bem-estar dos colaboradores mas também para as empresas porque colaboradores "apaixonados" trabalham muito melhor, fazem um trabalho muito mais bem feito e são muito mais simpáticos com os clientes, etc.

Jaap Linssen

Vês muitas empresas que, na verdade, não usam as plataformas de forma correta, que apenas as utilizam para empurrar comunicação, apenas para partilhar fotografias ou mensagens sociais, e, apesar de ser uma rede social, deixa de acrescentar muito valor e não tem grandes resultados.

A primeira coisa onde podes extrair muito valor de uma rede social é quando a liderança começa a colocar questões aos colaboradores sobre tópicos estratégicos, ajudando os colaboradores a começar a ver os problemas que a empresa está a enfrentar mas também as oportunidades que se possam apresentar.

Para te dar um exemplo, um exemplo mesmo bom de um dos nossos clientes que recentemente fez isto, é uma empresa de lacticínios com cerca de 20 mil pessoas à volta do mundo, e que, quando estavam há 3 ou 4 semanas em isolamento por causa do corona, o CEO decidiu conversar com todos os colaboradores na plataforma social corporativa. As perguntas eram um pouco mais sofisticadas mas, para simplificar, a primeira pergunta que o CEO colocou a todos os seus colaboradores foi "como é que vocês estão a aguentar, pessoalmente e em equipa".

As pessoas começaram a falar, começaram a partilhar como estavam, e a conversa avançou de forma muito natural para como as suas equipas estavam a funcionar e a lidar com a enorme quantidade de reuniões e esse tipo de coisas.

E depois o CEO continuou dizendo "então, quais são as coisas que aprenderam que gostariam de levar para o futuro, quais as coisas que devemos continuar a fazer". E essa conversa continuou e, de forma muito natural, começou a focar-se não só no que as equipas estavam a fazer mas também começou a focar-se em novas formas de venda, novas formas de chegar aos clientes, e esse tipo de coisas. E então o CEO agarrou nessa conversa e disse "então, quais são as nossas novas formas de interagir com o mercado, quais os novos modelos de venda" e a conversa avançou a partir daí e acabou por conduzir a algumas inovações e melhores práticas.

Para o CEO, o que é interessante é, claro, ver todas as coisas boas que estão a acontecer mas também conseguir que a empresa veja que inovações é que estão a acontecer, o que é as pessoas estão a inventar, e dar-lhes a oportunidade de copiarem umas das outras.

Da perspetiva do colaborador, foi fantástico que o CEO, uma pessoa que a maior parte deles nunca conheceu, tenha perguntado a toda a gente como estavam a aguentar numa altura difícil, mas também que os tenha levado num trajeto para o futuro da empresa, convidando-os a olhar para além do horizonte e a ter uma conversa sobre o que vai acontecer e sobre qual a melhor forma de abordar esse futuro. E isso liga as pessoas à empresa, ao CEO e ao seu próprio futuro. E isso envolve as pessoas.

Para resumir, os benefícios das plataformas sociais corporativas são o maior alinhamento em torno da estratégia e, consequentemente, um passo de mudança mais acelerado também para a empresa; muito mais inovação na empresa; mais qualidade; resolução de problemas mais rápida graças à ajuda entre pares; mais alinhamento; equipas mais rápidas; e, basicamente, como resultado de tudo isto, verão o regresso da paixão.

Resposta de Jaap Linssen, fundador e responsável pela OrangeTrail, e convidado do episódio 2 - Cenários de Utilização das Intranets e Plataformas Sociais Corporativas.

De que forma é que as plataformas sociais corporativas contribuem para a melhoria do trabalho em equipa?

David Bernal Manero
David Bernal Manero

Na tradicional forma de trabalho em equipa, as empresas acostumaram-se a usar ferramentas inadequadas como, por exemplo, o correio eletrónico.

É um problema bastante geracional, já que os boomers ou a geração X, no meu caso, aprendemos a trabalhar com o email e essa tem sido até agora a nova ferramenta de colaboração e comunicação. Por isso, temos a sensação de que estamos a trabalhar, de que é a porta para iniciar o nosso dia de trabalho.

Atualmente, as novas ferramentas sociais corporativas orientam o seu funcionamento a ajudar as equipas de trabalho a colaborar de forma muito mais eficiente, combinando a comunicação e a partilha de conteúdos.

Independentemente de qual seja a ferramenta que dá suporte à colaboração, as funcionalidades deste tipo de ferramentas estão a provocar uma mudança na mentalidade dos colaboradores e das equipas de trabalho.

Eu pessoalmente, destacaria, entre essas funcionalidades, estas três que para mim são fundamentais.

  • Convite ao conteúdo colaborativo: em vez de partilhar através de um ficheiro anexo, isto é, enviando o conteúdo à nossa equipa de trabalho, agora convidamos a nossa equipa de trabalho a aceder ao conteúdo e a colaborar. Não enviamos o conteúdo; convidamos a que venham ao conteúdo.
  • Co-autoria: muito relacionada com a funcionalidade anterior, o facto de poder estar a trabalhar ao mesmo tempo sobre um mesmo conteúdo é um grande acelerador da colaboração real entre grupos de trabalho, evitando downloads desnecessários, tendo controlo automático sobre versões, evitando nomes de ficheiros com número de versão e nome de pessoas, e outras aberrações que hoje em dia estamos a eliminar dos nossos dias de trabalho em equipa.
  • E por último, e não menos importante, a Comunicação: também intrinsecamente relacionada com as outras funcionalidades, poder falar com os colegas de equipa através de uma ferramenta deste tipo e no contexto do conteúdo que estás a trabalhar, para além de deixar o email como ferramenta de comunicação principalmente externa, provoca o engagement das equipas de trabalho e o imediatismo e a aceleração da colaboração.

Estamos num momento em que, apoiados pelas novas tecnologias, devemos começar a mudar o nosso mindset para nos adaptarmos e evoluirmos, e atrair e reter o talento das novas gerações acostumadas a trabalhar de uma forma muito mais ágil.

Ainda que haja desafios muito gravados no ADN laboral, temos de começar a questionar-nos sobre que conteúdo é privado e público dentro da organização porque esta classificação também se pode converter num obstáculo para o conhecimento e para a colaboração empresarial.

Estamos perante grandes desafios para mentes abertas com vontade de evoluir.

Resposta de David Bernal Manero, Digital Employee Experience Leader na Raona. Foi o convidado do episódio 3, sobre a utilização de plataformas sociais corporativas para melhorar o trabalho de equipa.

Como é que as plataformas sociais corporativas contribuem para alimentar e potenciar comunidades?

Rachel Happe
Rachel Happe

As comunidades não são definidas pela sua infraestrutura ou localização mas pelos seus membros e a cultura que esses membros criam em conjunto.

Contudo, a infraestrutura tem um enorme impacto no quão fácil ou difícil é exibir comportamentos diferentes e ser recompensado por eles. Assim, por exemplo, é fácil criar arte em Paris porque a arte está a toda a tua volta e há museus em todo o lado e, por isso, a inspiração e o reconhecimento pela criação de arte é muito fácil: está mesmo ali e é valorizada. Por isso, é mais provável que cries arte em Paris do que em muitos outros locais.

Vemos isto nos escritórios onde as salas de conferência com mesas redondas encorajam conversas, enquanto que os amplos espaços abertos não, porque estão todos a olhar para os seus ecrãs de computador e voltados de costas uns para os outros. Essa infraestrutura encoraja ou desencoraja mesmo um determinado comportamento.

No mundo digital, as plataformas sociais corporativas são a infraestrutura digital que permite às comunidades formarem-se e conectarem-se. E fazem três coisas particularmente bem.

Um: tornam a informação transparente para toda a rede de pessoas. Assim, ao invés de se enviarem emails, ter acesso àquela conversa permite-te encontrar informação que não conseguirias encontrar de outra forma.

A outra coisa em que eu acho que as plataformas sociais corporativas são particularmente boas é ao permitir que as pessoas partilhem o seu trabalho e que isso seja visto como um presente ou uma oferta e não como uma inconveniência.

Por exemplo, acabei um projeto. Se eu só tiver o email e o telefone, é muito pouco provável que eu vá enviar um email para toda a minha empresa a dizer "vejam, achei que iam querer saber sobre estas três coisas que aprendi com este projeto que acabei". Isso pareceria bastante estranho e intrusivo. Mas eu posso colocar esta informação numa comunidade, numa rede social, e é visto como estando a contribuir para a experiência coletiva, que pode ser acedida quando as pessoas precisam. Significa que não estamos a empurrar-lhes informação, mas a dar a informação para que esteja disponível quando elas precisarem. É uma enorme diferença.

E estas plataformas normalmente têm interatividade, por isso espaços de discussão. Isso permite às pessoas modelar conversações e ter conversas difíceis em frente a outras pessoas e isso faz com que seja OK toda a empresa ou toda a rede social ver o que se passa na empresa e alinhar. E isso é muito poderoso porque reduz a necessidade de ter reuniões.

Assim, destas três formas em particular, as redes sociais corporativas ajudam mesmo as comunidades a ganhar raiz, a formarem-se e a continuar a conversa numa forma que acrescenta imenso valor à organização.

Resposta de Rachel Happe, co-fundadora e diretora-geral da empresa The Community Roundtable. Rachel foi a convidada do episódio 4 sobre como utilizar intranets e plataformas sociais corporativas para impulsionar e alimentar comunidades de prática.

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