Nota: Este texto é uma tradução adaptada do sumário executivo do Social Collaboration Maturity Benchmark Report 2021, publicado pela Knowman e pela OrangeTrail a 9 novembro.
O Social Collaboration Maturity Scan é uma ferramenta de auto-avaliação para que uma organização possa aferir seu grau de maturidade quanto à utilização que dá à sua plataforma social de comunicação e colaboração – seja ela Microsoft Teams, Yammer, Workplace by Facebook, ou qualquer outra.
O Social Collaboration Maturity Benchmark 2021 agrega os dados das organizações que realizaram o Scan entre 22 de abril e 23 junho deste ano.
Esta segunda edição do Social Collaboration Maturity Benchmark agrega os dados de 39 organizações: destas, 6 têm sede no Brasil e 10 em Portugal. No conjunto, as 39 organizações empregam mais de meio milhão de pessoas.
Os dados mostram que 93% das organizações percebem que a sua plataforma de colaboração e comunicação é extremamente valiosa, muito valiosa ou valiosa (em 2020 era 76%). 7% pensa que é bom tê-la; nenhuma organização considera a plataforma como um desperdício de recursos.
79% das organizações dizem que um dos objetivos para a utilização de tecnologias sociais é ‘melhorar a colaboração entre funções e divisões regionais’. Em 2020, a partilha de conhecimento era o objetivo principal.
O principal objetivo das organizações para os próximos 12 meses é tirar partido de outras funcionalidades que as suas plataformas têm para oferecer.
No último ano, plataformas focadas na colaboração como sejam Microsoft Teams, Zoom, Miro ou Mural, viram o maior aumento em número de organizações utilizadoras.
Líderes
64% das organizações dizem que, por causa da pandemia, houve mais atividade dos líderes na plataforma.
Em média, 53% dos líderes têm presença na plataforma social corporativa da sua organização.
Só 18% dos líderes utilizam a plataforma para criar diálogo em torno de tópicos importantes; e apenas 8% têm uma abordagem estruturada para o fazer.
Organizações com mais líderes ativos na plataforma reportam significativamente menos impacto negativo na relação dos colaboradores com a organização e na conexão entre equipas durante os períodos de isolamento pandémico.
59% das organizações pretendem, nos próximos 12 meses, conseguir mais líderes ativos na plataforma.
Colaboradores
Uma vasta maioria de colaboradores – 85% – utiliza a plataforma para consumir informação e saber o que se passa na organização.
Há 35% de colaboradores que contribuem conhecimento, ideias e experiência em resposta a posts dos líderes.
A formação em como fazer determinadas ações na plataforma é duplamente mais comum do que a ajuda a inovar a forma como os colaboradores podem realizar as suas funções tirando partido da tecnologia.
Há 44% de colaboradores que veem a tecnologia como o local onde trabalham; 45% acordaram com a sua equipa a forma como iriam usar a plataforma para o seu trabalho.
A pandemia aumentou o volume de interações que os utilizadores têm nas plataformas sociais das suas organizações.
Equipas
Em média, 26% das equipas dizem utilizar a plataforma para otimizar a forma como trabalham, maximizar o impacto do seu trabalho, e beneficiar do conhecimento e experiência dos vários membros da equipa.
Houve um aumento significativo da percentagem de equipas que utilizam as plataformas sociais de colaboração: de 46% em 2020 para 65% em 2021.
A plataforma social corporativa é usada por 22% das equipas para partilhar aquilo em que estão a trabalhar; apenas 18% das equipas utiliza a plataforma para discutir projetos passados.
Apenas 9% das equipas estão a tirar o máximo partido das tecnologias sociais (estádio 3 de maturidade).
84% das organizações indica que, durante a pandemia, houve um aumento da utilização das plataformas por parte das equipas.
Comunidades
Há uma média de 54% de comunidades que não utiliza as plataformas sociais para conectar, partilhar conhecimento e aprender em conjunto.
Apenas 18% das comunidades utiliza a plataforma de forma estruturada para construir as suas práticas e alcançar melhores resultados.
A percentagem de comunidades a utilizar a plataforma social não se alterou mas as comunidades que o fazem estão a utilizar a plataforma para mais interações.
Funções de suporte
Recursos Humanos, Tecnologias de Informação, Formação / Aprendizagem continuam como as funções de suporte que mais utilizam a plataforma social como instrumento para servir e comunicar com a organização.
O estádio geral de maturidade da utilização que as equipas de suporte fazem das plataformas diminuiu no último ano.
Apenas 25% das funções de suporte utilizam a plataforma para servir e comunicar com os clientes internos.
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Comunicação Interna
90% das organizações utilizam a plataforma social para veicular informações a todos os colaboradores (broadcast). Apenas uma em sete o faz de maneira estruturada e planeada.
Todas as organizações que indicam ter um alto nível de interação com seu conteúdo adequam esse seu conteúdo à plataforma.
Os dados indicam que 31% dos departamentos de comunicação medem o sucesso da plataforma pelo valor que os comentários têm para a organização.
Em 31% das organizações, a equipa de comunicação interna organiza atividades de acordo com um plano que reforça a cultura organizacional e mantém os funcionários envolvidos com os objetivos do negócio.
Em comparação com 2020, há mais organizações que agora usam a plataforma como o seu canal principal de comunicação com os colaboradores. O envolvimento dos colaboradores com o conteúdo quando a plataforma social é o canal principal é muito maior do que quando ela é usada para complementar outros canais.
Inovação
Este ano houve uma diminuição de 11% na comunicação sobre inovação.
86% partilham notícias sobre inovação e têm um canal aberto para recolha de ideias.
76% das organizações apoiam algumas etapas do processo de inovação. No entanto, as ações realizadas costumam ser ad hoc e isoladas.
Apenas 14% das organizações apoia de forma estrutural todas as etapas do processo de inovação.
A plataformas são menos utilizadas para apoiar as etapas intermédias do processo de inovação – conceptualização e prototipagem.
Os efeitos da covid-19
A grande maioria das organizações reporta um aumento na utilização de tecnologias sociais por causa dos isolamentos impostos pela covid-19.
Cerca de metade das organizações reportam uma diminuição do envolvimento dos colaboradores com a organizações devido ao contexto de trabalho remoto.
Organizações em estados mais avançados de maturidade notaram menos impacto negativo no envolvimento dos colaboradores com a organização.
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