No século passado, Marshall McLuhan pensou numa tétrade como instrumento para analisar os efeitos dos meios de comunicação — seja a televisão, as redes sociais ou… uma intranet.
A tétrade coloca quatro perguntas simples:
- O que é que o meio melhora ou estende?
- O que é que torna obsoleto ou substitui?
- A que práticas ou experiências anteriores dá nova vida?
- Em que se transforma quando é usado em excesso ou levado ao extremo?
Responder a estas quatro questões dá-nos uma visão crítica e equilibrada dos prós e contras de qualquer meio.
Segue-se o meu olhar pragmático sobre as intranets corporativas, usando a tétrade de McLuhan como lente de observação.
MELHORAR — o que o intranet amplifica
Uma boa intranet aumenta o sentimento de pertença e o impacto das pessoas e da informação. (Viu o poema “A intranet reúne as pessoas”?)
- Conhecimento & Informação – vídeos tutoriais, respostas a perguntas frequentes e lições aprendidas tornam‑se fáceis de encontrar, mesmo para quem nem sabia que existiam.
- Capacidade – o acesso rápido à informação e formulários para self‑service elevam a produtividade individual e facilitam o aproveitamento do conhecimento colectivo.
- Identidade – branding, histórias e celebrações partilhadas reforçam uma identidade igualmente partilhada, especialmente importante e mais difícil quando há equipas geograficamente dispersas.
- Voz – qualquer pessoa pode sugerir, comentar, perguntar ou propor ideias sem esperar pela equipa de comunicação.
- Transparência – um ponto único de acesso à informação, a recursos e ferramentas de trabalho, às obrigações e aos benefícios.
- Segurança – ao manter a informação em áreas partilhadas com permissões robustas, reduz‑se o risco de ser enviada por engano a quem não a deve ver.
Dica: Nem todas as organizações vão valorizar todos os “ganhos” aqui listados. Escolha os aspectos que mais importam à sua organização.
OBSOLETAR — o que o intranet substitui
Boas intranets fazem as más práticas desaparecer naturalmente.
- Circulares internas – cartazes e memos enviados por email a todos os colaboradores, dão lugar a notícias e comentários num local centralizado.
- Emails em cadeia – os emails que se enviam para muitos e que dão origem a respostas intermináveis por causa do “reply all” deixam de fazer sentido; as equipas colaboram em ficheiros partilhados e em espaços digitais próprios.
- Privilégio da proximidade – colaboradores que não trabalham no escritório central recebem as mesmas novidades e ao mesmo tempo que quem está na sede.
- Rumores – quando há notícias atempadas, oficiais e datadas, o “passa‑palavra” perde poder.
- Silos – os espaços digitais quebram barreiras horárias, geográficas e linguísticas.
Dica: Quem teme perder controlo pode resistir à substituição destas práticas. Mostre claramente os ganhos.
RECUPERAR — o que a intranet traz de volta
Uma intranet pode dar nova vida a práticas antigas.
- Reuniões gerais – sessões de perguntas transmitidas em direto recriam as antigas sessões que reuniam os colaboradores (às vezes repetidas em cada um dos escritórios). Quando gravadas, ficam disponíveis e permitem manter o diálogo vivo e acessível para consulta futura.
- Encontros de corredor – conversas de corredor transformam‑se em trocas mais alargadas nos espaços digitais de comunidade.
- Salas de crise – os espaços digitais de colaboração em equipa agregam pessoas, recursos e atualizações num só lugar.
- “Commons” – um espaço digital partilhada por todos, lembra o velho placard ou o refeitório onde o social e o trabalho se cruzavam em conversas espontâneas.
Dica: Estas práticas aumentam a resiliência, a flexibilidade e o geral sentido de pertença da organização. Quando comunicar a sua intranet, destaque como esta lhes dá nova vida.
REVERTER — o que acontece quando se leva a intranet ao extremo
Demasiado conteúdo, aplicações ou notificações podem transformar a utilidade da intranet em algo nocivo: como diz Sharon O’Dea, “um intranet pode converter‑se num deserto atulhado — muito conteúdo, zero ligação”.
- Sobrecarga de informação – ninguém distingue o que é urgente e importante do conteúdo que é apenas interessante e “por curiosidade”.
- Falta de foco – secções visualmente apelativas borbulham e competem pela atenção das pessoas, muitas vezes colocando em segundo plano o que realmente importa.
- Informação errada ou desactualizada – muitas páginas e documentos dificulta a sua manutenção; as ferramentas de inteligência artificial (IA) acabam por se basear em informação que pode ser obsoleta ou até mesmo errada.
Dicas: Crie um modelo de governo claro, adote uma filosofia de “menos é mais”, e guie-se por métricas que privilegiam o impacto e não a quantidade.
A tétrade mostra a promessa das intranets, mas a concretização dessa promessa depende tanto das práticas adotadas, dos conteúdos criados, da comunicação e da cultura, quanto da tecnologia propriamente dita.
(Este artigo foi originalmente escrito em inglês em publicado no The Intranet Hub)
Notas:
Depois de pensar as tétrades para a análise de meios de comunicação, McLuhan e o seu filho exploraram a sua utilização para “objetos” (vinho e cartões de crédito, por exemplo) e até conceitos (como romantismo e cliché). Muitas das tétrades que trabalharam podem ser encontradas nos livros Laws of Media: The New Science (Marshall McLuhan & Eric McLuhan. University of Toronto Press, 1988) e The Lost Tetrads of Marshall McLuhan (Marshall McLuhan & Eric McLuhan. OR Books, 2017).
A ordem pela qual os elementos (ou Leis do Meio – “Laws of Media“, como os autores lhes chamam) são apresentadas na tétrade, não é sempre consistente. No livro Laws of Media, propuseram a seguinte ordem Enhance (Melhorar), Reverse (Reverter), Obsolesce (Obsoletar) e Retrieve (Recuperar), começando no topo esquerdo e continuando no sentido dos ponteiros do relógio. Passaram depois a usar o termo “Flip” em vez de “Reverse” para poderem usar as iniciais sem confusão. No entanto, gosto mais da ordem que o Harold Jarche usa e foi essa que usei.
