A semana passada, durante o módulo de GC que leccionei no âmbito do Curso Gestor de IDI da COTEC/APCER, voltou a surgir em conversa um problema que começo a perceber como um dos grandes pesadelos das organizações: a existência de muitas ferramentas informáticas.
Na verdade, e por razões muitas vezes justificáveis, as organizações, especialmente as de maior dimensão, têm ao seu dispor imensas ferramentas. São diferentes, com finalidades distintas, com dados que por vezes se duplicam e frequentemente se complementam.
Esta situação é responsável por alguns problemas, entre os quais:
- as pessoas não sabem onde precisam de ir para encontrar determinada informação (e se têm de pensar onde precisam de ir, muitas vezes não vão)
- quando há duplicação de informação, acontece muitas vezes que a informação é actualizada só num dos lados (o que significa que há informação contraditória, o que descredibiliza as ferramentas e a informação, e as pessoas deixam de as usar)
- é difícil identificar pontes, oportunidades pelo facto de não haver cruzamento de informação
- dificilmente se sabe o que se passa fora dos nossos círculos imediatos de trabalho (sala, equipa, projecto, etc.).
As formas mais comuns de ultrapassar ou evitar estas situações:
- implementar sistemas de pesquisa que consigam ir buscar os dados às várias ferramentas, apresentando-os num único local (isso implica a existência de interfaces compatíveis e/ou, possivelmente, bastante trabalho de desenvolvimento)
- identificar uma aplicação central – porta de entrada – e nela criar pontes e janelas para os dados nas outras aplicações (o nível de dificuldade e investimento desta abordagem mais uma vez depende das interfaces das várias aplicações).
Esta semana tive o privilégio de ver uma aplicação que está a ser desenvolvida pela OpenSoft e que sugere uma nova forma de minimizar alguns destes problemas. Trata-se de uma aplicação que apresenta numa corrente de actividade (tipo Facebook ou Twitter) as diferentes interacções dos colaboradores de uma organização com as várias aplicações e repositórios de informação (pastas partilhadas, Skype, wikis, etc.). O Spreadd, assim se chama, ainda está em fase de testes e procura agora empresas com mais de 500 colaboradores que estejam interessadas em participar nos projectos piloto.
Esta vai ser uma aplicação para manter debaixo de olho e tenho a certeza de que outras aplicações semelhantes começarão a aparecer (ou já andam) por aí. Alguém conhece mais alguma do género?
Ana, muito obrigado pelo seu artigo!
O requisito dos 500 colaboradores prende-se principalmente com a necessidade de validarmos que o modelo que implementámos funciona bem para organizações com essa dimensão, mas qualquer empresa que esteja interessada em experimentar é benvinda! Podem-se registar no site (http://spreadd.com) ou enviar-me um mail directamente para alves _at_ spreadd.com com as questões que acharem pertinentes e que terei todo o gosto em responder.
Ana,
Na minha modesta opinião e no contexto da organização para a qual colaborei, entendo que são os gestores,(aqueles que controlam o nível mais alto da componente operacional da empresa, incluindo os chefes de projecto e coordenadores de grupo)que, a partir dos sistemas que gerem, podem e devem, efectivamente ,fazer um esforço no sentido de cada um deles, apresentar num formato único, em termos bem claros, objectivos e de fácil compreensão; as existências, no ambiente real, que neste momento estão a funcionar sob a responsabilidade de cada um desses gestores!
Se tivéssemos todas essas existências bem identificadas, as ligações e a questão da centralização da informação para uma efectiva consistência e coerência, seria um passo natural e certeiro, e ao mesmo tempo, demonstradora da complexa envolvência de todas as ferramentas usadas no ambiente real.
Os problemas que se colocam para além daqueles que apontou, parecem-me ser também estes:
• Falta de contextualização e visão integrada, da parte de quem desenvolve uma aplicação ou um sistema.
• Falta de conhecimento do negócio (numa perspectiva macro) da parte de quem passa para o ambiente real e administra (em termos de actividade de servidor), a performance do “Serviço” que essa aplicação ou sistema, suporta ou alimenta.
• A rotação inevitável dos gestores e a não passagem do knowing-how para a Organização.
• A falta de visibilidade da informação e dos serviços criados, e a não disponibilização a todos os colaboradores; chefes e não chefes.
• O tipo de abordagem, na intranet da organização, e apenas na situaçãoem que a informação não chega como algo que possa ser útil e de interesse para o dia a dia de qualquer colaborador.
• A cultura organizacional adquirida e praticada; desadequada, face às exigências da Organização.
• Falta de focalização nos objectivos e na missão da Organização.
• Foco individualizado nos resultados de trabalhos que nascem desintegrados e que não traduzem, a cem por cento, o propósito que os fez nascer.
Para além de tudo que ficou aqui registado, julgo que, à parte da funcionalidade e do grau de adequação e mais valia que essa aplicação possa oferecer; o mais importante e fundamental é, de facto, a intervenção exaustiva das Pessoas que conhecem a Organização e que no momento presente estão a gerir os sistemas e/ou serviços, com a noção exacta (na área de actuação de cada um deles) das mutações em termos de evolução e mudança, dos seus sistemas, ocorridas desde o tempo em que a Organização foi identificada como um serviço de informática.
Muito obrigada pelo seu pertinente comentário, Aniss. Os problemas que acrescenta são reveladores de um forte conhecimento de como trabalham, ou não trabalham, as organizações. E infelizmente são problemas com um âmbito e um impacto muito mais abrangente e que ultrapassa largamente a gestão de conhecimento e/ou as plataformas de colaboração.