Um olhar sobre o XWiki

Um wiki é um wiki. Ou será que não?

Quando falamos em wikis, as organizações pensam imediatamente na Wikipedia e em variações semelhantes que podemos encontrar em empresas por todo o mundo: wikis criados para hospedar “enciclopédias” de expressões ou processos internos.

No entanto, os wikis podem ser muito mais do que enciclopédias co-criadas online. Podem tornar-se intranets organizacionais, onde se partilham e debatem notícias, se gerem projetos, se constrói conhecimento colectivamente, etc..

O XWiki é uma plataforma wiki de código aberto que dá resposta a este cenário mais complexo, tornando efetivamente possível a uma organização ter a sua intranet e o seu espaço online de colaboração debaixo de um mesmo “teto”.

1. Tal como outros wikis, o XWiki permite aos utilizadores criar páginas, mantendo um registo de todo o histórico de cada página. Mas há alguns detalhes interessantes que fazem com que o XWiki se destaque de uma grande multidão de wikis mais básicos.

2. É possível importar documentos do Microsoft Word e do LibreOffice de forma a que uma nova página wiki seja criada com esse conteúdo e retendo a formatação original. O inverso é também possível, i.e., exportar o conteúdo e formatação de uma página wiki para um novo documento Word ou LibreOffice. Esta funcionalidade pode ser particularmente importante durante o período de transição em que a organização ainda está a tentar que os seus colaboradores se habituem a usar a nova plataforma e precisa de lhes dar oportunidades de manter alguma “normalidade”.

3. É possível embutir PDF viewers numa página. Esta é uma boa forma de, por exemplo, mostrar a versão final de um documento (um standard de qualidade, uma proposta de cliente, etc.) que foi trabalhada, colaborativamente, numa (nessa?) página wiki.

4. O editor Rich Text oferece a vasta maioria das opções de formatação de texto que uma pessoa pode precisar.

Exemplo de uma anotação numa página no XWiki

5. Para além dos tradicionais comentários a toda a página, o XWiki oferece anotações contextuais. Uma espécie de post-it que é visualizado ao lado do elemento de conteúdo a que se refere (pode ser uma palavra, um parágrafo, uma foto). O conteúdo de todas as anotações é também listado no final da página, junto de todos os comentários “normais”.

6. Uma pessoa pode criar uma aplicação no XWiki. Estas aplicações podem ser catálogos de cursos, eventos patrocinados, lições aprendidas, etc.. Diferentes instâncias de uma aplicação pode depois ser usadas em espaços de trabalho diferentes. O conteúdo adicionado a uma aplicação (cada ítem de conteúdo é considerado uma página wiki) é muito fácil de encontrar. Basta começar a escrever na caixa e os ítems começam automaticamente a ser filtrados para apenas mostrar aqueles cujo campo de “pesquisa” inclui os caracteres já teclados.

7. É possível editar os elementos que compõem o perfil dos utilizadores. Isto é feito através do painel de controlo, e embora requeira um pouco de programação, é possível mesmo para os menos técnicos. Esta facilidade pode ser usada para melhorar os perfis, enfatisando elementos específicos à organização em causa. Talvez seja interessante referir projetos realizados anteriormente, ou destacar a formação académica, ou acrescentar elementos menos sérios como as atividades realizadas nos tempos livres.

As funcionalidades acima estão disponíveis de raíz. Muitas mais podem ser adicionadas com extensões criadas pela própria comunidade de utilizadores em todo o mundo (as vantagens do código aberto) e através de serviço pago à empresa XWiki. Uma funcionalidade recentemente desenvolvida pela XWiki para um cliente foi um bookmarklet que é usado para importar páginas web diretamente para páginas XWiki, criando automaticamente metadados que facilitem a sua descoberta.

A estrutura de permissões é muito detalhada e permite, por exemplo, a existência de uma página pública dentro de um espaço privado. Isto pode ser algo muito útil em casos em que a organização está a criar uma campanha de marketing, por exemplo, e quer “testar” alguns slogans junto de parceiros / clientes externos.

Matriz de permissões no XWiki

Por defeito, todos os novos utilizadores têm acesso a todo o conteúdo. Sabemos que raramente é possível esta total abertura. Apesar disso, gosto do facto de que cabe ao administrador remover privilégios ao invés de os dar. Transmite-se uma importante mensagem que aponta para que as plataformas wikis (e as plataformas sociais no geral) são criadas para serem espaços abertos e transparentes para colaboração e partilha de conhecimento.

Acredito que a interface de utilização e que a experiência que os utilizadores têm durante a utilização do XWiki poderia ser bastante melhorada. Aspetos como a comparação de versões ou os email digests são funcionalidades que se tornam praticamente irrelevantes devido ao seu design atual. O aspeto das ferramentas é extremamente importante e estas pequenas deficiências podem estar a mascarar o que acredito ser uma plataforma wiki robusta e poderosa.

Como referi anteriormente, o XWiki pode ser descarregado e usado gratuitamente ou pode ser usado diretamente na nuvem com o pagamento de uma mensalidade.

Exemplo de um site construído totalmente com XWiki

Alguns exemplos do XWiki em ação podem ser encontrados em:

1. WikiTerritorial du CNFPT
2. A secção de Recursos do site L’Union Sociale pour l’Habitat (o resto do site é construído em Drupal e o XWiki foi integrado para fazer a gestão dos Recursos)
3. A secção de recursos do site Sankoré
4. A secção de recursos do site Curriki

Foto de topo: XWiki apresenta no Social Now Europe 2013, de Mário Pires