Mindjet: mapas mentais para a organização

Já tinha ouvido várias vezes falar do Mindjet mas nunca havia explorado esta ferramenta para criação de mapas mentais.

João Leitão, Mindjet Certified Trainer, dispensou algum do seu tempo para me mostrar porque é que o Mindjet continua a crescer em popularidade em todo o mundo. Venho aqui partilhar um pouco do que vi e a minha opinião sobre o Mindjet.

Os mapas mentais (em inglês, mind maps) são representações gráficas do encadeamento de ideias a partir de um tema-base. Desse tema, no centro do mapa, saem ramos (e sub-ramos) que permitem dividir o todo em pedaços sem nunca perder a visão do conjunto.

Os mapas mentais, idealizados por Tony Buzan, podem ser usados para mapear ideias, criar o esqueleto de um documento, pensar nas atividades de um projeto, resumir um conceito, etc..

O Mindjet parece suportar todos estes tipos de utilização, não só através das funcionalidades mais comuns, mas com alguns pormenores que vejo como de grande utilidade.

Nalgumas das ferramentas de mapas mentais que usei, os indicadores visuais que podemos associar aos “ramos” do mapa servem apenas para efeitos decorativos ou para os destacar visualmente. No Mindjet, os indicadores visuais podem ser usados para filtrar conteúdo. Um exemplo seria, por exemplo, deixar apenas visíveis os ramos vermelhos (cor que podemos ter escolhido para assinalar tarefas urgentes num projeto) ou aqueles que foram assinalados com um triângulo (símbolo que podemos ter escolhido para assinalar referências bibliográficas).

Mindjet – Filtragem de ramos de acordo com os indicadores visuais

Uma outra funcionalidade interessante é a possibilidade de um ramo ser, efetivamente, a lista de resultados de uma pesquisa Google (que é repetida cada vez que o mapa é carregado). Este pormenor pode ser uma forma diferente de trazer ideias novas para um mapa mental criado no decurso de uma sessão de geração de ideias.

Existe uma boa integração com as ferramentas do Microsoft Office. Um exemplo disso é a possibilidade de exportar um mapa para formato Word. Nesta exportação, cada ramo transforma-se num capítulo e as ligações entre ramos são refletidas no documento de texto com uma ligação “capítulo relacionado”.

Um mapa mental pode também ser exportado para diagrama de Gantt. Neste caso, cada ramo é convertido numa atividade a realizar. Uma mudança na data de realização de uma atividade no diagrama de Gantt é imediatamente refletida no mapa. Assim, mais do que uma exportação, deveríamos antes falar de diferentes formas de visualizar a mesma informação. A estas, podemos ainda acrescentar a visualização das atividade de projeto em grelhas Excel.

Gestão de projetos no Mindjet

Para um exercício de avaliação de ideias, pode criar-se uma janela de análise onde as várias ideias (ramos) são posicionadas num gráfico que pesa realismo e criatividade da ideia. Consoante o seu posicionamento neste gráfico, as ideias adotam um determinado grau de prioridade, grau esse representado no mapa mental por indicadores visuais.

Avaliação de ideias no Mindjet

Os mapas mentais podem ser criados numa aplicação instalada na própria máquina da pessoa e/ou podem ser guardados e partilhados através da nuvem. Esta possibilidade abre as portas à utilização dos mapas mentais para colaboração e co-construção.

Vai ser interessante ver de que forma o Mindjet vai evoluir com a recém-anunciada integração do Spigit, uma ferramenta para gestão de inovação.

O Mindjet não é uma ferramenta gratuita nem barata se compararmos com outras ferramentas disponíveis no mercado (veja-se o Freemind, gratuita e de código aberto, ou o Mindmeister). No entanto, vem muito melhor equipada com funcionalidades e detalhes que fazem dela uma escolha interessante para organizações que queiram adotar esta forma de trabalhar.

Este último ponto é importante: “para organizações que queiram adotar esta forma de trabalhar”.

A minha experiência diz-me que os benefícios de usar mapas mentais para estruturar ideias, trabalho, conceitos, tem grandes vantagens. Também me diz que há poucas organizações a trabalhar dessa forma e que é extremamente difícil convencer as organizações a mudar a sua forma de trabalhar.

Acredito que será necessário um grande esforço inicial de adaptação. Este esforço poderá ser menor se houver histórias para contar sobre mapas mentais usados internamente por colegas ou equipas. Apesar disso, estou também convencida que a utilização de mapas mentais pode ter um impacto significativo nalgumas organizações. Em especial nas de pequena dimensão, diria eu. Mas posso estar enganada 😉