Ontem participei no Visual Collab 2018, um evento do qual já aqui tinha falado.
Era uma sessão que se focava num tópico que me interessa – a utilização de tecnologia para facilitar processos colaborativos; foi desenhada num formato de que muito gosto – knowledge café; ia ser facilitada por alguém que ajuda organizações em todo o mundo – David Gurteen; e foi organizada por alguém com uma energia admirável – Paulo Nunes de Abreu.
Acima de tudo, tratava-se de uma experiência de realização de eventos públicos onde alguns participantes estavam juntos, presencialmente, em Londres, enquanto outros participavam online a partir das suas casas e escritórios à volta do mundo.
Para mim, que me liguei a partir de Portugal, foi uma experiência bem sucedida e que me deixou com muitas ideias.
O que mais me surpreendeu
1. Online mas não outside
Há anos que participo em reuniões e eventos onde alguns participantes estão juntos numa sala e outros se juntam online a partir de vários locais. Nunca estive numa onde os participantes online não se sentissem outsiders. Algumas vezes deveu-se à falta de contacto visual (porque não havia câmara ou porque a ligação web era fraca); algumas vezes foi por causa de uma má escolha de tecnologia; muitas vezes resultado de uma má facilitação.
Fiquei muito surpreendida com o quão integrados todos nos sentimos na sessão de ontem. Foi claramente devido à escolha de tecnologia, ao desenho do evento e ao fantástico trabalho de facilitação de John Hovell no espaço online.
2. Zoom
Eu já tinha usado o Zoom várias vezes mas sempre para reuniões de 2 ou 3 pessoas. Ontem, tive oportunidade de experimentar a funcionalidade de salas paralelas. Funcionou muito bem e surpreendeu-me o quanto esta “pequena coisa” ajuda tanto no estabelecimento de uma relação entre participantes. A possibilidade de interagir em pequenos grupos criou alguma da intimidade e de networking de que as pessoas tanto gostam em eventos presenciais e de que tradicionalmente sentem falta em eventos online.
A partir de um website, todos os participantes podiam enviar os seus “post its” digitais para o muro digital proporcionado pela ferramenta Nureva
3. Nureva
Gostei da Nureva como canvas digital para onde os participantes podem enviar as suas notas através de um website com uma interface extremamente simples de usar. Essas notas podem ser movimentadas, agrupadas, replicando a adorada técnica dos post-its na parede.
O que certamente irei reter
(… para além das lições e ideias que derivei do que mais me surpreendeu)
1. Comunicar, comunica, comunicar
Ainda não é claro qual deve ser o papel da tecnologia: deverá facilitar processos existentes ou deverá permitir a criação de novas formas de trabalho?
Se servir para melhorar processos atuais, podem surgir questões sobre o retorno do investimento. Será chave comunicar os benefícios de forma clara: os pessoais (como por exemplo reduzir o tempo longe da família), os organizacionais (reduzir gastos em viagens, por exemplo) e os societais (reduzir a pegada ecológica, será um exemplo).
Por outro lado, se considerarmos a tecnologia como um facilitador de novas práticas de trabalho, é natural que se enfrentem as naturais resistências à mudança. Nesse caso, é fundamental comunicar os objetivos de forma clara.
Sim, porque independentemente do seu propósito ou da abordagem escolhida para a sua introdução, a tecnologia tem de ser comunicada clara e eficazmente. E, como referiu Ray Guyot, um dos participantes de ontem, tem de ser uma needs-driven communication.
2. Cinco sentidos
Tal como eu, há muitas pessoas que gostam de usar caneta e papel para registar ideias e pensamentos durante uma reunião ou conferência. Por experiência própria sei o quanto pode ser difícil querer ou ter de usar outras ferramentas simultaneamente – para escrever um post-it digital, fazer o live tweeting do que se está a passar, ou escrever notas numa página wiki que todos podem ver.
Os elementos físicos (não exclusivamente caneca e papel) ativam outros sentidos e ajudam-nos a memorizar e a aprender melhor. As ferramentas online privam-nos de alguns desses sentidos – o tato mas também o olfato, por exemplo. Isto é algo a que a tecnologia não conseguirá dar resposta no futuro próximo.
3. Reuniões (a) mais…
O John Hovell partilhou uma ideia que ouviu de outra pessoa há uns anos: se estiveres numa reunião e não se estiverem a rir ou a discutir, estás a perder o teu tempo. Talvez seja um pouco radical mas faz-nos certamente pensar para a epimedia de reunionite que aflige organizações pelo mundo fora.
Um outro participante referiu que, há medida que a tecnologia nos permite formas mais fáceis e rápidas de colaborar, as reuniões devem ser repensadas – tanto em termos de propósito como em termos de formatos.
4. Facilitação digital
Finalmente, e sobre os tópicos da facilitação e do papel da tecnologia, ficou-me na cabeça uma provocação de um dos participantes em Londres: será que o écran pode ser o facilitador?
