Hoje participei num Knowledge Café dedicado ao tema dos peer assists e acabei a questionar uma série de ideias que tinha sobre esta popular ferramenta da gestão de conhecimento. (Será que é mesmo uma ferramenta?)
Os peer assists são um daqueles conceitos muito populares no âmbito da gestão de conhecimento e já surgiu por aqui imensas vezes, inclusive em 2005 num post onde falei da diferença entre peer assists e peer reviews.
Sempre olhei para os peer assists como uma ferramenta, algo que se utiliza para recolher insights de outras pessoas com o propósito de informar a realização de uma atividade ou uma tomada de decisão. Pretende-se com isso evitar a repetição de erros e capitalizar as lições já aprendidas.
Costumava olhar para os peer assists como um conjunto de passos que se listam e descrevem e que não têm muita variação.
A sessão de hoje confirmou algumas ideias que tinha mas fez-me olhar e pensar nos peer assists de uma forma mais abrangente.
Os peers não precisam de ser “peritos”
Um peer assist pressupõe a participação de peers, claro! Mas um peer não tem de ser nem um colega nem uma pessoa considerada “perita” no tema.
Um peer pode ser qualquer pessoa que esteja disponível e que possa contribuir com conhecimento, informação ou uma perspetiva diferente.
Costumo dizer que um peer assist será mais vantajoso se, entre os peers, estiverem pessoas com experiências relacionadas ainda que de forma muito lateral. Um exemplo que dou muitas vezes: se a sua organização estiver para iniciar um projeto de construção de uma ponte, convide para o seu peer assist um agricultor que muitas vezes tem de cavar buracos para neles colocar estacas.
É um exemplo um pouco exagerado mas que uso para ilustrar o tipo de pensamento lateral que pode ser usado no momento de convidar peers para o seu peer assist.
Na sessão de hoje, Nancy White, uma grande referência mundial no que diz respeito às comunidades de prática e que já tive o privilégio de entrevistar para o KMOL, questionou a ideia de que os peers devem ser peritos, pessoas com grande experiência e conhecimento na área em causa. Perguntou ela: será que uma pergunta naive de alguém que pensa num determinado tema pela primeira vez não pode ser potencialmente tão valiosa como a recomendação de um perito?
Os peer assists como um estado mental
Uma das coisas que me abanou de imediato no arranque da sessão foi a forma como Nancy White se estava a referir a peer assistance e não apenas a peer assists. Essa pequena, grande, diferença fez-me logo questionar a ideia dos peer assists como “apenas” uma ferramenta.
Depois disso, Katrina Pugh referiu que os peer assists são um estado mental. Segundo ela, podemos e devemos abraçar o conceito de peer assistance como uma prática que aplicamos de forma regular no nosso dia-a-dia, nas nossas interações.
Peer assists are a state of mind.
Katrina Pugh
Isso significa que nos lembramos de pedir ajuda no momento de arrancar com um novo projeto, de abraçar um novo desafio, de tomar uma importante decisão.
Significa também que quando iniciamos um peer assist estamos disponíveis para reconsiderar e mudar as nossas ideias e “verdades”, e cientes de que, depois daquela sessão, será nossa a responsabilidade de fazer sentido do que nos foi partilhado.
Os peer assists são raros
As vantagens de um peer assist são óbvias. Apesar disso, não conheço nenhuma organização que os faça; as pessoas com quem interagi mais diretamente nesta sessão, também não.
Conversando, percebemos que a falta de tempo é o argumento mais comum para não se realizarem peer assists. Contudo, sentimos que as verdadeiras razões são:
- por falta de experiência, as pessoas não acreditam que um peer assist tenha resultados que justifiquem o esforço envolvido;
- a predominância de culturas organizacionais em que um pedido de ajuda é visto como uma admissão de incapacidade ou ignorância.
Um peer assist requere que a pessoa (ou equipa) que o convoca esteja disponível para assumir a sua vulnerabilidade, partilhar honestamente os desafios, e humildemente ouvir os contributos oferecidos.
E isto nem sempre é fácil, especialmente em algumas culturas organizacionais. Provavelmente ainda numa grande maioria de culturas organizacionais.
Os peer assists não têm de ser facilitados
Sempre olhei para os peer assists como uma sessão de trabalho facilitada por alguém externo à equipa que pede ajuda.
Contudo, a sessão de hoje fez-me olhar para os peer assists como um conceito, uma forma de estar e pensar: tanto pode ser um exercício formal, estruturado, facilitado, para orientar uma importante fase num grande projeto, como uma atividade rápida, espontânea, para orientar uma tomada de decisão num pequeno projeto pessoal.
A necessidade de uma facilitação externa dependerá essencialmente do contexto e da experiência que a organização já tem na realização de peer assists.
Nem de propósito, e como demonstração de que a facilitação pode ser dispensada:
- em pequenos grupos, e num espaço de 10 minutos, experimentámos fazer um peer assist, sem qualquer facilitação – correu bem!
- um dos participantes sugeriu a realização de speed peer assists para, de forma rápida, ajudar com pequenos problemas.
Os peer assists não são uma ferramenta mas uma atividade
Durante a sessão de hoje experimentámos as técnicas do aquário e da Troika Consulting. Chegámos à conclusão de que são técnicas perfeitamente adequadas para ajudar num peer assist.
Isto fez-me olhar para os peer assists não como uma ferramenta que se faz de uma certa forma, mas como uma atividade que pode ser realizada recorrendo a diferentes ferramentas, nomeadamente de facilitação de grupos e sessões. As possibilidades são infinitas.
Este Knowledge Café em que participei foi organizado pela KM4Dev, uma comunidade internacional de profissionais e interessados em gestão de conhecimento.
Foto: Pirâmide humana formada por membros do Ebenezer Gym Club (ca. 1920-1930). Da coleção da Biblioteca do Estado de Victoria, Austrália.
Muito interessante a ideia de fazer do peer help uma atividade própria e habitual da organização