As intranets ou plataformas internas de colaboração podem variar imenso, de acordo com os seus propósitos principais, com a cultura da organização, com o nível de competências digitais dos colaboradores, etc.
Porém, há um conjunto de características que lhes são, ou devem ser, comuns para que possam ser efetivamente utilizadas e alcançar os seus objetivos.
Partilhei essas características no último episódio da série original do podcast KMOL, dizendo que qualquer plataforma interna de colaboração e/ou comunicação deve ser S.O.C.I.A.L.: Segura, Orientada, Colaborativa, Informativa, Atual e Liderada.
Hoje acrescento mais uma característica: Flexível.
Vamos por partes.
S de Segura
Todos os colaboradores, incluindo os líderes, se devem sentir seguros a utilizar a plataforma.
Isto consegue-se com a criação de plataformas intuitivas, fáceis de usar; oferecendo formação e ajuda através de conteúdos e formatos relevantes e oportunos; oferecendo encorajamento, seja ele de forma mais ou menos pública, mais ou menos personalizada, mais ou menos explícita.
É também importante alimentar um ambiente de confiança – em que os erros são bem aceites, por exemplo – porque as pessoas só se sentem seguras em ambientes de confiança.
O de Orientada
Uma intranet ou plataforma social corporativa deve ser orientada a objetivos. Estes devem ser claros desde o primeiro dia e devem orientar todas as tomadas de decisão durante a fase de preparação e a vida da intranet.
Para além de se considerarem os objetivos e ganhos para a organização, importa também considerar o que podem ser os objetivos dos colaboradores. Daí ser tão importante escutar as necessidades dos colaboradores de forma a refleti-las no plataforma que vier a ser criada.
C de Colaborativa
As plataformas devem ser espaços de colaboração.
Não se pretende que sejam espaços onde as pessoas vão pontualmente para resolver uma questão, ler uma notícia ou executar um processo. Quer-se que as plataformas sociais sejam espaços onde as pessoas estão, porque é lá que realizam o seu trabalho, porque é lá que colaboram com os colegas, porque é lá que encontram ajuda para as suas questões.
I de Informativa
Para além do papel de apoio à colaboração, as intranets mantêm o seu papel na comunicação interna.
É importante que os colaboradores sintam que na intranet podem encontrar a informação de que precisam para realizar o seu trabalho e para entender e viver a vida da organização. É preciso que lá encontrem a informação de que precisam e aquela de que não sabiam precisar; a informação produzida centralmente, pela equipa de comunicação interna, mas também a informação produzida por outras equipas que tenham necessidade de comunicar e informação de valor para partilhar com o resto da organização.
A de Atual
Atual e dinâmica, porque tem conteúdo e atividade recente, que revela o dinamismo da organização, que chama a atenção para a atividade de outras áreas, que ajuda os colaboradores a sentirem-se parte de uma organização viva, que mexe, que entusiasma, que acontece a cada minuto que passa.
A escuta ativa é extremamente importante no momento de desenhar a intranet mas é também de grande valor para ajudar a criar esta atualidade, esta dinâmica, e esta relevância.
L de Liderada
Uma plataforma de sucesso deve ser liderada.
Deve ser liderada no sentido em que deve haver uma pessoa, ou de preferência uma equipa, responsável por acompanhar a plataforma: dinamizando-a com novo conteúdo e dinâmicas de interação, acompanhando os indicadores de atividade e impacto, identificando oportunidades de melhoria, etc.
Liderada, também, no sentido de que os líderes devem estar na plataforma e ser seus utilizadores ativos.
A participação de um líder numa plataforma pode fazer milagres para convencer a participação das suas equipas; um comentário de uma líder a um contributo de um colaborador, é prova de que está atenta ao que ali se passa e legitima a participação na plataforma.
Curiosamente, a participação ativa dos líderes na plataforma tem ainda mais ganhos para os próprios líderes, na medida em que lhes permite medir o pulso à organização, tirar partido da inteligência e do conhecimento coletivo, e identificar oportunidades de negócio e de melhoria.
Para além destas seis características, uma intranet de sucesso deve também ser flexível. Flexível porque deve ser possível de usar através de diferentes equipamentos e porque se deve poder adaptar às preferências e necessidades específicas dos colaboradores.
Apesar de ser uma característica importante, a flexibilidade não entrou na sigla porque esta última não se revelou flexível o suficiente para aguentar com a letra F.
