Recentemente, durante um workshop numa empresa em Portugal ouvi alguém dizer que era importante que se tornassem uma organização data-driven. Perguntei-lhes se faltavam os dados ou o hábito de os utilizar. Disseram que dados têm muitos mas que não têm uma forma de os agregar, de os visualizar, de os analisar facilmente. Resumindo, não têm uma forma de os utilizar para informar as tomadas de decisão.
Mas esta empresa não é a única.
Há poucos meses atrás, num outro cliente, de dimensão e setor completamente distintos, ouvi algo muito semelhante. Um dos diretores referia a necessidade de terem dashboards para que possam acompanhar os dados importantes referentes a áreas-chave da organização.
Há cerca de 2 semanas, o Hugo Cartaxeiro, conhecido de há largos anos e de outras aventuras, contactou-me e deu-me a novidade de que havia publicado um pequeno livro em coautoria com Pedro Martins e Daniel W. Rasmus.
O livro Building a Data-Driven Organization é um livrinho de 61 páginas, letra grande e muitas ilustrações: lê-se num tirinho e, não sendo um livro aprofundado sobre o tema, pode ser útil para “meter a ideia” na cabeça dos decisores.
A leitura deste livro fez-me pensar no livro Designing Knowledge. Ainda que aparentemente bastante diferentes, os dois falam de como equipar as organizações para a tomada de boas decisões.
Reconhecer a importância, o potencial, dos dados será certamente o primeiro passo para a criação de uma organização data-driven. Acredito que muitas organizações dêem este primeiro passo mas não estou certa se entendem verdadeiramente o que está em causa.
Muitas das que avançam para os passos seguintes provavelmente tê-lo-ão feito sem grande reflexão ou planeamento, agarrando nos dados disponibilizados pelas várias aplicações de negócio.
“The use of data in most businesses requires too many manual interventions, too many meetings to reconcile data, resulting in too many suboptimal decisions based on incomplete or inaccurate data.” (p 34 – Rasmus et al., 2021)
São dados muitas vezes pobres, isolados, pensados para fins genéricos sem atentar às especificidades e prioridades de cada organização, disponibilizados através de logs que poucos sabem trabalhar ou visualizáveis em bonitos dashboards mais uma vez pensados para responder a questões genéricas e não às perguntas específicas de cada organização.
Vejam-se, por exemplo, os data analytics proporcionados pela aplicação Microsoft Teams. Esta aplicação é utilizada por muitas, muitas organizações em todo o mundo. Apesar disso, os dados (analytics) que oferece são extremamente escassos e pobres, e apontam para a valorização da quantidade – o que pode ser altamente enganador e até prejudicial. Infelizmente, conheço muito poucas empresas que tenham procurado alternativas ou complementos que permitam ir além dos analytics básicos disponíveis no Teams.
Pensar a utilização de dados implica pensar em coisas como:
- o tipo de dados (qualitativos ou quantitativos, por exemplo);
- o formato dos dados;
- as fontes de onde vêm;
- o ritmo com que são gerados;
- o ritmo mais adequado para a sua análise (em alguns setores a análise deve ser em tempo real);
- o equilíbrio entre a transparência de acesso para aumentar a agilidade da organização e a necessidade de confidencialidade;
- as perguntas a que a organização quer responder com os dados;
- as oportunidades para que os dados mostrem a necessidade de novas perguntas;
- a melhor forma de agregar dados de várias fontes;
- a melhor forma de os visualizar, filtrar e ordenar; etc.
Estou longe de ser especialista em gestão de dados mas sei algumas coisinhas de gestão de conhecimento (que tem grandes áreas de sobreposição com a gestão de dados) e de mudança cultural.
“It is clear becoming data-driven changes an organization. (…) Any time change management leverages the principles of the change itself, the more likely the change will stick. (…) Becoming data-driven is a whole organization effort, and it should be data-driven as well.” (p 36 – Rasmus et al., 2021)
Sei que uma cultura data-driven não se cria de um dia para o outro mas sei que é importante que as organizações, públicas e privadas, abracem verdadeiramente uma forma de trabalho e de tomada de decisão orientada pelos insights que os dados nos dão. E isto é especialmente importante numa altura em que o ritmo da mudança é cada vez mais maior, de grande incerteza, em que as decisões ancoradas em realidades passadas podem sair demasiado caras e até pôr em causa a sobrevivência das organizações.
E a propósito de incerteza, duas ideias ligeiramente diferentes mas nem por isso contraditórias:
- “The first choice for managing under uncertainty is to accept it.” (p 39 – Rasmus et al., 2021)
- “The cure to persistent uncertainty is to pay careful attention to the practices of knowledge making.” (p 144 – Miller e Muñoz-Erickson, 2018)
Os dados são uma fonte extremamente rica de conhecimento, de inteligência, para as organizações. Mas é preciso não esquecer que tal só pode acontecer se a organização acionar o seu conhecimento, a sua inteligência, para pensar em todas aquelas “coisinhas” que listei anteriormente.
“Organizations that adopt scenario planning often bring a humbleness to decision making because they know the future will change each decision they make (…) Making mistakes in future decisions is not failure but learning.” (p 42 – Rasmus et al., 2021)
