Se trabalha com intranets, comunicação interna ou IT e está à procura de implementar ou melhorar a intranet da sua organização, há um relatório gratuito que deve mesmo ler.
Intranets para quê?
“These platforms help people get things done, stay informed about what’s going on, and help find that expert, that application, or that little piece of data they need. They contribute to the way an employee feels about the place they work, encourage and reflect organisational culture, and can even improve levels of customer service. They are strategic investments that drive organisational benefits and support employees through their working day.” (p. 11)
Dada a sua importância estratégica, lançar uma nova intranet ou melhorar a existente deve ser um processo bem informado e planeado. É por isso que o relatório anual Intranet and Employee Experience Platforms – Reviews of the Best Products on the Market, da ClearBox Consulting, é um recurso inestimável para te orientar.
Mas aviso já: com 871 páginas, este relatório não é uma leitura leve!
Como navegar neste relatório
Aqui está abordagem que recomendo para tirar o máximo proveito do relatório sem ter de passar pelas 871 páginas:
- Comece na página 862 – Leia as Quatro fases da seleção de produtos para entender a melhor abordagem na escolha ou melhoria da sua intranet.
- Consulte os 8 cenários de negócio (p. 824) – Estes descrevem o que uma intranet pode oferecer – talvez veja que podem ir além do que já conhece ou pensa ser possível.
- Explore as quatro abordagens de produto (p. 857) – Compreenda os prós e contras de usar o SharePoint ou optar por uma alternativa.
- Verifique o diagrama da página 854 – Se o orçamento, os recursos (técnicos) internos e o tempo forem constrangimentos, esta visualização oferece uma perspetiva valiosa para orientar a sua análise.
- Use as tabelas das páginas 9 e 10 – Estas ajudam a filtrar e prioritizar os produtos que vale a pena explorar, especialmente em relação aos 8 cenários de negócio.
- Reveja as tendências do mercado (p. 12) – Ao conversar com fornecedores, perceber a direção do desenvolvimento dos seus produtos será fundamental.
Este relatório independente foi elaborado por Suzie Robinson e Sam Marshall, da ClearBox Consulting Ltd, com a colaboração de 10 profissionais de todo o mundo que analisaram detalhadamente os produtos — e as análises uns dos outros — garantindo uma avaliação justa e abrangente.
“If the scores seem generally good, it is because we didn’t invite any vendors where we thought their product would perform poorly and not because we were lenient.”
Informações de destaque do relatório
Embora muitos destes pontos já tenham sido referidos quando, acima, sugeri o fluxo de leitura do relatório, gostaria de os destacar aqui para referência rápida.
Tipos de produtos analisados
O relatório categoriza as intranets e plataformas de experiência do colaborador (employee experience platforms) em quatro grupos:
- intranets modernas & plataformas de experiência do colaborador – As ‘clássicas’ intranets, agora posicionadas como plataformas de experiência do colaborador.
- plataformas de comunicação – Focadas nos elementos de comunicação das intranets, são otimizadas para alcançar colaboradores através de vários canais.
- aplicações móveis para colaboradores – “feature rich, addressing specific business needs through the mobile interface”
- soluções complementares – Concebidas para melhorar as intranets modernas, oferecendo extras como web parts do SharePoint, analytics avançadas ou funcionalidades de integração.
Quatro abordagens para uma nova intranet
O relatório destaca quatro caminhos que as organizações costumam seguir ao escolher uma intranet:
- SharePoint Standard
- SharePoint com um add-on
- Plataforma de intranet independente
- Desenvolvimento, usando um CMS ou o SharePoint como base
Cinco tendências de mercado a acompanhar
- Inteligência Artificial (IA)
- funcionalidades sociais e de engagement – como feeds sociais, reações e funcionalidades de praise
- experiência para administradores – ainda uma área com muito espaço para melhorias
- funcionalidades para quem faz comunicação interna – newsletters, digests e comunicação multicanal
- acessibilidade – com funcionalidades mais visíveis.
Avaliação das funcionalidades de IA
As funcionalidades de IA foram avaliadas em quatro dimensões — o quão úteis, direcionadas, utilizáveis e geríveis são — e o seu papel:
- IA Generativa para criação de conteúdos – a utilização mais comum
- pesquisa e descoberta de informação – como respostas sugeridas e assistentes de pesquisa
- suporte para administradores – um dos casos de uso mais fracos
- outras melhorias – como tradução automática e geração de áudio.
Pontuações vs Custo Total de Propriedade (Total Cost of Ownership, TCO)
O diagrama de Pontuações vs Custo Total de Propriedade mapeia os produtos em quatro quadrantes, considerando o custo estimado e as avaliações médias.
Por exemplo, os produtos chave na mão (Turnkey) são soluções que oferecem bom valor, são mais fáceis de configurar e requerem menos esforço administrativo.
Este diagrama irá surpreender muitas organizações, especialmente aquelas que assumem que SharePoint + Viva é a opção mais barata e completa. A sua posição neste diagrama desafia essa perceção, evidenciando alternativas fortes no quadrante dos produtos Turnkey.
Considerações finais
Existem outros recursos que ajudam as organizações no processo de seleção de uma nova intranet. Como o livro The Right Way to Select Technology de Tony Byrne e Jarrod Gingras ou o guia que co-criei em 2014 com Isabel Caetano (Ferramentas de Gestão do Conhecimento: Principais Critérios de Seleção).
No entanto, o que realmente distingue este relatório são as análises independentes e detalhadas dos produtos, oferecendo uma visão imparcial e orientadora para quem quer tomar decisões informadas.
Nota: a versão original deste texto, em inglês, foi publicada no LinkedIn
