Daiichi Sankyo Brasil

A Daiichi Sankyo, segunda maior farmacêutica japonesa, resultado da fusão da Sankyo e da Daiichi Pharmaceutical, tem como meta “atender às necessidades relacionadas à saúde das pessoas mundialmente por meio do desenvolvimento e do fornecimento contínuos de medicamentos e serviços inovadores”.

No Brasil, a Daiichi Sankyo conta com pouco mais de 200 colaboradores, distribuídos pelo escritório de São Paulo e pela sua área fabril em Alphaville. Os seus colaboradores têm, maioritariamente, idades inferiores a 35 anos e estão na empresa há menos de dois anos.

A Daiichi Sankyo Brasil aposta na partilha aberta de conhecimento e no acesso livre à informação. Dentro desse espírito, permite que os seus colaboradores utilizem sites sociais em nome individual.

Também com esse espírito de abertura, a Daiichi Sankyo Brasil tem vindo a experimentar a utilização de ferramentas sociais junto dos colaboradores dessa subsidiária.

Apesar das notícias recentemente publicadas (aqui e aqui, por exemplo), quisemos saber mais e, para tal, colocámos algumas questões a Patricia Yamakawa Yoshioka, membro da equipa de Gestão de Conhecimento e Inovação da Daiichi Sankyo Brasil.

A Daiichi Sankyo Brasil tem recebido recentemente bastante atenção devido à forma como tem usado ferramentas sociais como reposta às suas necessidades organizacionais. Pode, resumidamente, falar-nos dessas iniciativas?

Usamos principalmente o GiiMiiPedia. O GiiMiiPedia é uma enciclopédia livre construída no modelo Wiki (estrutura MediaWiki – a mesma da Wikipedia), que estimula a todos os colaboradores da DaiichiSankyo contribuirem com seu conhecimento de forma a reduzir o tempo e investimentos necessário para reensinar informações, atualizar grupos de pessoas passivamente e permitir que soluções de problemas aplicáveis para um contexto possam servir como base para solucionar em outros contextos (transferência de know-how).

Mas também temos um blog, pois o blog oferece a oportunidade para ter diálogos, conversas e coletar opiniões a respeito de assuntos diversos.

Os funcionários têm a liberdade para sugerir textos e reportagens relevantes para a empresa, expor conquistas, divulgar palestras e cursos, etc..

E uma intranet com links de todas as áreas, incluindo uma área de “Sugestões”, permite que qualquer funcionário possa fazer uma sugestão.

Internamente estamos usando um “youtube”, na verdade é uma extensão do wiki que permite postar vídeos. Estamos utilizando para disponibilizar as palestras médicas, recados para a empresa que chamamos de interstitial, etc.. Sabemos que “uma imagem vale mais que mil palavras”, é muito mais eficiente e as pessoas gostam muito mais de assistir um vídeo do que ler um texto.

Também fizemos um piloto de processo seletivo utilizando ferramentas web 2.0, o resultado foi bem positivo.

Pode falar um pouco mais sobre esse processo de recrutamento?

O processo seletivo 2.0 foi fruto de uma reflexão de um projeto que temos chamado Lab 21 (Amana Key).

O texto desse projecto diz o seguinte:

Alinhe os programas de recrutamento e seleção.

Utilize métodos de seleção que permitam verificar o grau de desenvolvimento dos candidatos nas competências desejáveis para o futuro. Lembre-se de que treinamento, na maioria das vezes, não corrige erros de seleção.

Você deve convocar e selecionar candidatos que apresentem competências duráveis (competências que sintetizam informações em um mundo com quantidade imensa de informações, competência de conviver com o diferente em um mundo com tamanha diversidade cultural, etc.) ao invés de selecionar profissionais que possuem o conjunto de conhecimentos e habilidades técnicas necessárias para as demandas do presente.

Baseado nessa reflexão, desenhamos o perfil do estagiário e começamos a divulgação, via twitter, cartazes, comunidades como Facebook, Orkut, Linkedin, etc..

A dinâmica também foi inovadora, fizemos em um Parque em São Paulo (Parque do Ibirapuera) com algumas atividades diferentes para que os candidatos pudessem ficar a vontade, ousar mais e conseguir ser mais autêntico.

O processo já acabou e conseguimos selecionar uma pessoa com o perfil ideal para trabalhar com Inovação e Gestão do Conhecimento, que conhece informática, Web 2.0 (inclusive tem um Blog de atenção farmacêutica), farmacêutico por formação, trabalhou com inclusão digital, ou seja, alcançámos o nosso objetivo.

Já tinham tentado abordagens mais tradicionais na empresa para partilha interna de conhecimento e experiências?

Os projetos iniciados, já começaram com abordagens mais modernas, antes não existia nada relacionado ao tema.

Qual tem sido a vossa abordagem?

A abordagem foi seguindo o que Nonaka e Takeuchi sugerem.

Os administradores medianos sintetizam o conhecimento tácito, tanto na alta administração quanto dos empregados da linha de frente, tornam-no explícito e o incorporam a novas tecnologias, produtos e serviços. No modelo são frequentemente líderes de uma equipe ou força-tarefa (taskforce), em um processo que envolve uma interação espiralada entre os empregados do topo e da linha de frente. Os administradores medianos são colocados exatamente no centro da formação da síntese.

Também, de acordo com a necessidade fazemos algumas intervenções para encorajar a utilização das ferramentas, mas sempre personalizado, pensamos nos objetivos para aquele grupo e qual a melhor abordagem.

Qual tem sido a reacção dos colaboradores da Daiichi Sankyo Brasil à utilização destas ferramentas dentro da empresa?

Patricia Yamakawa Yoshioka

A mudança de paradigma empresarial é um processo demorada. Hoje acredito que passamos por algumas etapas, descritas abaixo.

Estágio 1: Orientação

O grupo precisa de uma forte orientação do líder e deve compreender a missão básica, as regras e a ferramenta.

Esse estágio é o inicial, que teve duração de janeiro à julho, que fizemos discussão sobre o que é um wiki, disseminação do conceito, etc..

Estágio 2: Insatisfação

O grupo começa a utilizar o GiiMiiPedia o que é menos divertido que discutir sobre as visões do futuro.

O grupo descobre que utilizar é mais difícil do que pensavam.

Neste momento o grupo ainda precisa de apoio para passar pela difícil dinâmica de compartilhar e cooperar que ainda não entendem.

Esse estágio secundário é o mais delicado, pois os funcionários começam a desanimar devido à dificuldade de utilizar a ferramenta, assim é importante os incentivos, workshops de utilização da ferramenta, etc..

Estágio 3: Integração

O grupo começa a desenvolver uma imagem mais clara do papel de cada um e passa a ser ativista (empreendedor) do conhecimento (criando-o, disseminando-o e co-criando).

Esse estágio é o que estamos vivendo agora, começam a surgir algumas pessoas que são ativistas e disseminam o conhecimento espontaneamente.

Estágio 4: Produção

Todos estão conectados com as iniciativas de toda a empresa.

Se sentem confiantes em colaborar e compartilhar, produzindo valor intangível por toda a cadeia.

Esse é o estágio que estamos buscando.

Porque é que as pessoas têm tido tanta dificuldade a utilizar a GiiMiiPedia? É por ser um wiki?

Para pessoas que não estão acostumadas com a linguagem wiki, é bem difícil sim!

A empresa tem algum conjunto de métricas para avaliar a actividade nestas ferramentas e o impacto que a sua utilização tem na empresa?

Temos alguns relatórios, como número de acessos, número de contribuição por funcionários, etc..

Como a ferramenta tem pouco mais de um ano, estamos começando agora a avaliar os impactos da ferramenta com a estratégia.

O intuito é desenvolver métricas para todos os ativos intangíveis da empresa.

Quais os resultados registados / observados até à data?

Toda empresa quer que os seus funcionários estejam engajados. Assim, toda vez que é inserido um artigo de boa qualidade e de alta relevância para a empresa postamos na página principal para que todos leiam e discutam sobre o assunto.

Darei um exemplo prático, a área Médica postou um artigo sobre um estudo clínico, que é de difícil entendimento de maneira geral. A gerente da Área de Vendas percebendo a dificuldade para entender os termos e o próprio estudo, realizou treinamentos e, juntamente com sua equipe, estudaram formas para facilitar o entendimento e postaram algumas outras informações que ajudaram os demais representantes de venda.

Outro exemplo prático, o departamento financeiro desenvolveu um sistema inovador para melhorar o fluxo das nota fiscais internas, o artigo foi inserido no GiiMiiPedia e toda a empresa compreendeu melhor o sistema e a visibilidade da iniciativa foi bem maior.

O GiiMiiPedia se torna, de forma indireta, uma fonte de descoberta de talentos. Hoje, se queremos alguém que entende de estatística, por exemplo, vamos no GiiMiiPedia ver quais são os funcionários que postaram artigos sobre estatística.

Se tivessem hoje oportunidade de começar de novo, o que fariam diferente?

Se pudesse re-lançar o projeto, envolveria mais pessoas.

Envolveria o maior número de funcionários desde a concepção do projeto, pois o GiiMiiPedia começou com o envolvimento de poucas pessoas, e somente depois da ferramenta completamente pronta, os funcionários foram envolvidos. Assim o engajamento foi mais lento.

Que conselhos dariam a outras organizações que estejam a considerar utilizar ferramentas sociais?

Ferramentas sociais, como o próprio nome diz, auxiliam a troca de informação entre as pessoas, ou seja, priorize as pessoas. Permita que todos que quiserem possam participar sempre!

Para Patricia, “o grande desafio é conseguir transformar a relação que a Daiichi Sankyo Brasil tem com os doentes, ajudando-os a aderir ao tratamento, apoiando-nos na utilização de redes sociais para debater as suas doenças, oferecendo uma base de dados com toda a informação de que necessitam para entender a sua medicação, tratamentos e exames” (tradução KMOL de um parágrafo escrito por Patricia Yoshioka no seu blog).