Telecom Italia

O Archimede é uma chamada de ideias da Telecom Italia. Arrancou em 2008 com o propósito de identificar as boas ideias de todos os que trabalham no departamento de Open Access department, independentemente do lugar que ocupam no organigrama ou da longevidade na empresa.

Cinco anos depois o Archimede continua de vento em popa. Falei com Alessandra Pelagallo, gestora do projeto e responsável pelo Archimede desde o seu nascimento.

O Archimede faz parte de uma estratégia mais alargada?

O projeto Archimede procura ideias e boas práticas de todos na organização e faz parte de uma estratégia mais ampla de gestão de conhecimento. Pensamos que todos na organização podem contribuir as suas ideias pois estas podem resultar da intuição e da experiência no terreno.

Alessandra, pode descrever-nos o funcionamento do Archimede?

O Archimede é um concurso de ideias inovadoras que se baseia em ferramentas 2.0 e dirigido a 22000 dos colaboradores da Telecom Italia.

Serve de suporte à melhoria de processos de negócio, olhando para a transparência, a eficiência e qualidade. As pessoas podem partilhar as suas ideias e outras podem comentá-las, votá-las e juntá-las a outras semelhantes. De seguida, equipas especializadas de avaliação avaliam as ideias e as melhores são implementadas.Todas as outras ideias são consideradas aquando de novos projetos.

Alessandra Pelagallo durante o Social Now Europe 2013 (foto de Mário Pires)

O Archimede pretende a) envolver as pessoas; b) melhorar processos de negócio; c) aumentar qualidade. Porque é que a Telecom Italia adotou as ferramentas sociais para este projeto?

Graças ao Archimede as pessoas são envolvidas, recebemos imensas sugestões – algumas simples e outras mais complexas – para melhorar os nossos processos e finalmente, quando concretizamos as ideias, para melhorar a qualidade.

Usámos uma abordagem 2.0 para envolver um grande número de pessoas, milhares de pessoas no nosso caso, de uma forma barata, rápida e eficiente. Todas as ferramentas interativas permitem às ideias evoluir e melhorar graças aos diferentes contributos. Permite também que as melhores ideias venham à superfície.

Atualmente a Alessandra trabalha na divisão de Technology – Operations Management. Considera que o Archimede foi um projeto liderado pela tecnologia?

Não, não tem sido liderado pela tecnologia. O Archimede nasceu na divisão de Tecnologia onde trabalho. No entanto, graças ao seu sucesso, foi depois alargado para um grupo maior e expandido para outros departamentos dentro da empresa.

Qual tem sido o impacto financeiro de implementação das ideias submetidas através do Archimede?

O impacto financeiro pode ser muito diverso.

Para implementar as ideias envolvemos todos os diferentes departamentos da empresa, dependendo do tipo de ideia: marketing, customer care, comité de investimento, tecnologia, vendas, compras, RH…

As ideias implementadas têm grandes impactos ao nível organizacional, do equipamento dos colaboradores, dos sistemas informáticos e no processo de inovação.

Em termos de impacto, o Archimede ajudou a melhorar imenso a interação inter-funcional e inter-regional.

Quais considera ser os elementos-chave do programa, aquilo que o tem mantido vivo durante tanto tempo?

Penso que os pilares do Archimede são:

• O empenho da gestão de topo
• Planeamento detalhado do projeto – tempo, objetivos, donos, indicadores de desempenho
• Marca reconhecida
• Boa gestão de projeto
• Envolvimento
• Gamification
• Transparência
• Promessa
• Comunicação capilar
• Feedback
• Os participantes são o mais importante!

Todos esses elementos estiveram lá desde o primeiro dia?

A atual plataforma e o atual processo Archimede resultam de muitas melhorias que fomos fazendo, release após release, com base no feedback, nas evidências e nos resultados.

Por exemplo, na primeira versão os participantes podiam dar ideias sugerindo um problema e a resposta para esse problema. Atualmente, os participantes podem introduzir um problema ou uma solução para as sugestões de outras pessoas. Desta forma aumentámos o número de interações entre colegas.

Também melhorámos o formato. Por exemplo, na nova versão os participantes podem alertar para aspetos que devem ser analisados em detalho durante a fase de implementação (aspetos técnicos, legais, económicos, etc.). E deixamos que anexem fotos se isso ajudar.

Que critério usam para avaliar as ideias submetidas?

Usamos uma grelha de avaliação que se baseia nos objetivos de negócio.

Grelha de avaliação de ideias submetidas através do Archimede

O critério é do conhecimento geral?

Sim. Todos conhecem o critério de avaliação.

Referiu a “comunicação capilar” como um dos pilares de sucesso. O que quer dizer com “comunicação capilar”?

Fazemos muito trabalho em torno da comunicação, garantindo que os diferentes “alvos” do projeto sabem do Archimede e são envolvidos. Chegamos mesmo a fazer comunicação de 1 para 1.

A comunicação é uma grande parte do programa. Pode dar exemplos de como comunicam os benefícios do Archimede e os benefícios de usarem o sistema?

Trabalhámos muito na comunicação ao longo destes anos. Primeiro estávamos focados na criação de uma marca e do seu reconhecimento dentro da empresa.

Organizamos um roadshow todos os anos para explicar o funcionamento do projeto e gerar empenho junto da a gestão intermédia.

Depois criamos campanhas de comunicação com diferentes suportes (SMS, email, vídeo, brochuras…) para manter as pessoas envolvidas.

Finalmente, todos os anos organizamos um encontro final de celebração no qual juntamos os criadores das melhores ideias e toda a gestão de topo.

Gamification é outro dos fatores de sucesso que identifica. Porque decidiram introduzir elementos de jogo no sistema Archimede?

Para ajudar no aumento da participação. Por exemplo damos pontos para encorajar as ações mais estratégicas. Para além disso, em 2011 introduzimos o sistema de “jollies”: cada pessoas pode apostar em ideias, de outros colegas, que acredita poderem ser consideradas como as melhores pela equipa de avaliação.

Existe o risco de que as ideias em que as pessoas apostam serem aquelas que refletem o pensamento da equipa de avaliação e não necessariamente as ideias que elas acreditam serem as melhores ou mais necessárias?

Mas isso é exatamente o que queremos. Queremos que as pessoas aprendam a avaliar as ideias do ponto de vista da gestão.

Existe o risco de eliminarem ideias fraturantes capazes de produzir um impacto muito maior?

Não, porque para além dos “jollies” temos outros instrumentos (como o sistema de votação) que destaca as ideias que eles acreditam serem as melhores.

Já têm ideia do impacto que os elementos de gamification estão a ter?

Reparámos que a gamification funciona! Os pontos e os resultados encorajam ações específicas e o sistema de “jollies” encoraja as pessoas a ler com atenção as ideias submetidas pelos seus colegas, alargando melhores práticas e aprendendo a focar nos elementos mais importantes.

O que aprenderam com o Archimede até ao momento?

Penso que hoje estamos mais conscientes de que todos podem contribuir para melhorar os nossos processos de negócio. As coisas podem evoluir mesmo graças a pequeninas sugestões.

Quais os próximos passos para o Archimede?

Acabámos de lançar a sexta versão. Vamos ver se confirma o Archimede como um projeto de sucesso capaz de inovar em termos de metodologia e de resultados alcançados!