O Agrupamento de Centros de Saúde de Sintra (ACES Sintra) é uma organização que prima por ter um grande dispersão geográfica dos seus colaboradores, composta por funcionários que abarcam as diversas classes profissionais, sendo as mais proeminentes: médicos, enfermeiros e administrativos. Devido a esta diversidade geográfica e funcional era necessária a criação de uma ferramenta que permitisse aproximar os diversos membros da organização e permitisse a difusão de informação a todos de maneira rápida e simples.
Colocámos algumas questões a Vasco Leiria, Coordenador Departamento de Sistemas de Informação ACES Sintra, e que em Março deste ano criou o Portal ACES Sintra. Aqui fica o resultado dessa troca.
Como descreveria a cultura da ACES Sintra?
Diversificada, pois abarca diversas classes sócio-económicas que vão desde a classe médica ao administrativo com o 9º ano.
Vasco Leiria, Coordenador do Departamento de Sistemas de Informação do ACES Sintra
Quais os elementos principais da plataforma que criaram?
A base da plataforma assenta numa lista de contactos de todos os membros da organização. A partir daí cada unidade funcional dispõe do seu próprio site onde disponibiliza toda a informação de interesse e divulga as actividades desenvolvidas. Utilizamos também para a partilha de informação e ficheiros.
A plataforma foi construída usando o WordPress. Porquê?
Destacamos entre as várias razões:
- facilidade de utilização;
- a língua utilizada ser o português de Portugal;
- diversidade de ferramentas que disponibiliza;
- open source, permitindo-nos efectuar as alterações que bem entendemos de modo a satisfazer as nossas necessidades.
Tem correspondido?
Tem correspondido. No entanto em situações mais pontuais notamos a falta de um membro na equipa no desenvolvimento. Existem áreas especificas das actividades desenvolvidas no âmbito da gestão e dos serviços, para os quais não dispomos de software que dê resposta.
Quando disponibilizaram a plataforma, como procederam à sua comunicação? Deram formação aos colaboradores?
A comunicação foi feitas através da reunião mensal dos coordenadores das unidades. Estes coordenadores escolheram membros para as representar que, por sua vez, tiveram formação no funcionamento do backend do WordPress.
Uma das páginas do Portal ACES Sintra
Como tem sido a resposta / adoção da plataforma por parte dos colaboradores?
A adoção da plataforma tem sido lenta. A razão prende-se na falta de tempo para implementar o portal nas suas unidades.
Que benefícios / resultados têm observado?
A informação é transmitida! Algo que através do email nem sempre era conseguido, porque não recebiam os emails por dificuldades técnicas, ou porque as pessoas não consultavam com a devida frequência o correio. Como passou a ser página de arranque de todos os equipamentos, obrigatoriamente passou a ser consultada por todos os utilizadores com regularidade.
A criação desta plataforma surge no seio da equipa de Sistemas de Informação. Está inserida nalguma estratégia mais ampla para garantir o bom aproveitamento da informação e do conhecimento dos colaboradores da ACES Sintra?
A plataforma começou por ser em HTML puro, onde só tínhamos disponível os contactos do ACES Cacem/Queluz. Quando o agrupamento cresceu e passou a ser ACES Sintra, sentimos a necessidade de uma plataforma que permitisse a actualização da informação de uma maneira mais rápida, assim como melhorar a imagem do site, foi então que surgiu a intranet do ACES Sintra. A ideia é a globalização da informação interna de modo a ultrapassar a barreiras da distância.
Página inicial do Wiki SIS
Se pudesse voltar atrás no tempo teria mudado alguma coisa?
Não, penso que tomamos os passos correctos para chegarmos até a este ponto, o próprio site tem crescido de acordo com a evolução da organização e penso que durante os próximos meses irá crescer ainda mais, só depende da direcção que a unidade de gestão pretender dar à estrutura do agrupamento.
Quais os próximos passos?
Os próximos passos passam pela integração da aplicação de helpdesk que utilizamos como plataforma de suporte técnico – osticket – com o WordPress, assim como a integração de uma gestão de stocks baseada no WordPress, gestão de entradas e saídas de documentos entre outras aplicações necessárias na organização.
