Dia 3 de Outubro de 2013, a empresa de advocacia Vieira de Almeida & Associados (VdA) recebia em Londres o prémio “Firma Mais Inovadora da Europa Continental” atribuído pelo prestigiado Financial Times. Considerando o forte elo que existe entre a inovação e a gestão de conhecimento, fomos procurar perceber o que é feito na firma para promover estas duas áreas.
As questões que se seguem foram respondidas por Muriel Faden da Silva, responsável pela área de Qualidade, Organização e Inovação, e por Marta Magalhães Cardoso que lidera a área de Gestão de Conhecimento.
Quantos colaboradores tem a VdA em Portugal (Lisboa e Porto)?
A VdA tem aproximadamente 230 colaboradores. Os colaboradores da VdA estão divididos em áreas de prática e áreas de suporte.
Como descrevem a cultura na VdA?
A VdA tem uma cultura muito forte e inclusiva, cujos valores centrais – a prevalência do coletivo sobre o individual, a meritocracia, a informalidade e a exigência e permanente inquietação – se têm mantido inalterados ao longo dos anos, pese embora o crescimento acelerado da Firma. É esta inquietação, que nos leva a procurar constantemente, até um pouco obsessivamente, novas e melhores soluções para os desafios que temos, que levou a VdA a focar-se muito e desde sempre nas áreas de gestão da organização, melhoria contínua e inovação.
O que é Gestão de Conhecimento para a VdA?
O Departamento de Gestão do Conhecimento da VdA tem como missão, respeitando os valores da Firma, a identificação e captura do conhecimento, expresso e implícito, de forma sistemática, articulada e intencional, apoiada na geração, codificação, disseminação e apropriação de conhecimentos, com o propósito de atingir a excelência e eficiência organizacional, criando valor acrescentado nos processos e resultados, ajudando à consolidação da diferenciação global da firma.
Tem como objetivo principal permitir que o conhecimento de cada advogado se torne o conhecimento da Firma, em benefício desta, de cada um dos advogados e dos seus clientes.
Que iniciativas se encaixam na área de Gestão de Conhecimento da firma?
A missão e o objetivo global da Gestão do Conhecimento da VdA, desdobra-se, essencialmente, nos seguintes objetivos complementares, no âmbito dos quais são desenvolvidas diversas atividades:
- incrementar a partilha de conhecimento entre os advogados;
- facilitar a partilha de informação interna e externa;
- manter disponível quer o conhecimento interno mediante a manutenção atualizada Base de Gestão do Conhecimento (GC), quer o conhecimento externo, através de bases de dados jurídicas, bem como da biblioteca da firma; e,
- acompanhar o processo de produção, com o objetivo de recolha e partilha do conhecimento tácito.
Há quanto tempo é que começou a vossa aposta explícita nesta área?
A VdA foi a primeira firma portuguesa independente a criar um Departamento de Gestão de Conhecimento, em 2004.
A Marta é responsável por esta área na firma. Existem outras pessoas “alocadas” à Gestão de Conhecimento?
A equipa do Departamento de Gestão do Conhecimento da VdA é constituída por mim e por mais duas advogadas, com a função de Professional Support Lawyers (PSL). Cada uma de nós tem sobre a sua alçada várias Áreas de Prática do escritório, com as quais trabalha diretamente.
A existência de 2 escritórios (Lisboa e Porto) coloca certamente desafios relacionados com o melhor aproveitamento do conhecimento já existente e com a garantia da mesma qualidade de serviço independentemente do escritório com o qual o cliente lida. De que forma as iniciativas de gestão de conhecimento têm contribuído para dar minimizar este tipo de riscos?
O facto de existir uma Base de GC disponível a toda a firma, no âmbito da qual se encontra sistematizado e indexado todo o conhecimento da VdA, permite que valores como Qualidade, Consistência, Rapidez e Segurança estejam assegurados no trabalho desenvolvido, independentemente do trabalho ter sido realizado em Lisboa ou no Porto.
Para além disso, ao trabalhar diretamente com as áreas de prática a equipa de Gestão do Conhecimento abre-lhes um acompanhamento mais próximo dos assuntos ou projetos, permitindo um maior fluxo na transmissão e partilha do conhecimento.
Quais os principais desafios que têm enfrentado?
Um dos principais desafios que temos enfrentado ao longo destes anos, que penso ser comum a várias firmas de advogados, nacionais e estrangeiras, está relacionado com a própria partilha do conhecimento e do trabalho desenvolvido pelos advogados, que encontra uma resistência natural, que muitas vezes se limita à falta da necessária pro-atividade. Para contornar esta “resistência” é fundamental incrementar a ligação das PSL com as várias áreas de prática, no sentido de serem mais um dos membros dessas áreas.
Outro grande desafio que temos enfrentado mais recentemente está ligado à forma como podemos tornar os advogados da VdA eficientes nos projetos desenvolvidos com jurisdições estrangeiras, com as quais a VdA tem trabalhado no âmbito da plataforma internacional VdAtlas.
A VdA foi premiada pelo Financial Times como a empresa de advogados Mais Inovadora na Europa Continental 2013. O que é que, a vossa ver, contribui para esse fantástico reconhecimento?
A VdA tem procurado, desde sempre, ser simultaneamente conservadora mas inovadora tanto no trabalho que desenvolve para o seus clientes, como na sua organização interna.
Este prémio reconhece especificamente as candidaturas que foram apresentadas (11 no total) mas que são o resultado de uma trabalho constante da VdA. Entre as candidaturas especialmente destacadas pelo FT estão a estratégia desenvolvida pelo Dr. Magalhães Cardoso para a defesa das patentes, o apoio dado aos clientes durante o período mais critico da crise financeira, o desenvolvimento, único, de um modelo de perfil de inovação para cada colaborador e o modelo e processo de inovação desenvolvidos pela VdA.
A Inovação foi recentemente introduzida como o 5º valor da VdA, somando-se a 4 outros que já acompanhavam a empresa há 30 anos. Porquê essa decisão?
Os valores da VdA são atualmente:
- Qualidade
- Equipa
- Foco no Cliente
- Independência
- Inovação.
A inovação está presente na cultura da VdA desde a sua constituição, tendo apenas sido autonomizado e a sua importância destacada. Esta autonomização visa reforçar a importância da inovação para a sustentabilidade da firma enquanto elemento diferenciador e que permite atrair os melhores talentos, encontrar novas oportunidades, explorar novas formas de servir os clientes, chegar a novos clientes, prosseguir soluções de vanguarda e promover a melhoria constante na relação com o cliente.
Quais os principais desafios que têm enfrentado?
O envolvimento permanente da equipa no processo de inovação exige um esforço constante de motivação e incentivo, que é levado a cabo por um grupo autónomo, o Forum Inovação. Por outro lado, a implementação dos projetos específicos – a seleção e conversão de ideias em soluções concretas – é um processo igualmente exigente. São os desafios habituais da inovação em qualquer organização dedicada à inovação.
De que forma a que a VdA “casa”, ou não, as práticas de gestão de conhecimento com as de inovação?
A inovação é um valor da firma que, como tal, está ou deve estar presente sempre que acrescente valor no que fazemos. Na gestão do conhecimento, como noutras áreas da firma, procuramos permanentemente soluções novas para tornar a organização ainda mais permeável ao nosso “produto” e, nessa medida, a inovação (e a tal inquietação) está presente.
Por outro lado, à medida que a inovação resulta na criação de soluções de interesse comum e replicáveis, a gestão do conhecimento tem a obrigação de as capturar para que possam ficar ao serviço de todos.
