Este livro é um verdadeiro guia para ajudar as organizações a escolher e adquirir uma ferramenta tecnológica que se adeque às suas necessidades e à sua cultura.
O livro foi escrito por Tony Byrne e Jarrod Gingras. Byrne é o fundador da Real Story Group e Gingras é o seu Diretor Executivo. A Real Story Group é uma empresa de análise de tecnologia que atua do lado do comprador. Tem uma abordagem bastante singular que se baseia em avaliar as ferramentas de acordo com a forma como respondem a narrativas de utilização comuns (uma ideia que me é muito querida).
Tive o prazer de conhecer o Tony Byrne durante o Social Now 2016 e senti a sua paixão pela metodologia da Real Story Group como forma de evitar alguns erros comuns no momento de escolher tecnologia: o conveniente fornecedor atual; corrida de cavalos; paixoneta; primo Vinny; e fetiche das listas.
O livro está dividido em seis partes que dão a mão à leitora enquanto a acompanham, passo a passo, ao longo de todo o processo de escolha de uma ferramenta digital, seja ela de gestão de conhecimento ou outra: preparação, identificação de necessidades e oportunidades, condução de análise de mercado, convite aos fornecedores, teste, e a escolha certa.
O primeiro passo é preparar a organização para o processo e inclui:
- criar o caso de negócio, que pode passar por objetivos não quantificáveis ou pelo “custo de não fazer”;
- criar uma equipa de projeto que reuna colegas de várias partes da empresa; e,
- definir um modelo de governo e tomada de decisão.
Depois de criar condições para o projeto, é tempo de capturar os requisitos: através de momentos de perguntas e respostas, diagramas e narrativas testáveis de utilização. Estas narrativas vão explicar aos fornecedores como se espera que as pessoas venham a utilizar a ferramenta.
Equipados com uma imagem de como a tecnologia deverá ajudar a organização, é tempo de analisar o mercado para decidir que empresas convidar a concurso, não considerando apenas os suspeitos do costume. Os autores dão muitas sugestões: desde a recolha de feedback sobre os fornecedores até à escolha do tipo de fornecedor – fabricante de tecnologia ou empresa de serviços.
Mapa de ferramentas tecnológicas para o workplace digital e para o marketing – “Digital Workplace & Marketing Technology Map”. Fonte: Real Story Group, junho 2017.
A quarta parte do livro orienta na redação de bons pedidos de propostas (requests for proposals, RFP) e na avaliação das propostas recebidas.
Finalmente, e depois de uma boa negociação, chega o momento de tomar uma decisão e escolher a tecnologia certa para a organização.
De que é que eu gostei neste livro? De praticamente tudo. Achei fantástico um livro tão detalhado sobre algo que dá tantas dores de cabeça às organizações; do tom casual e pragmático; dos exemplos; da estrutura do livro; dos recursos online, etc.
O processo detalhado no livro é algo longo e parece mais apropriado para empresas de grande dimensão. Ainda assim, há muitas recomendações que se aplicam a organizações mais pequenas. Para além disso, o livro será de grande utilidade para os fornecedores e empresas de serviço já que lhes dá ideias de como ajudar e impressionar os clientes durante o processo de seleção de tecnologia.
As 5 coisas que certamente irei reter deste livro:
1. Os autores acreditam que, mesmo tendo funcionalidades muito semelhantes, as ferramentas podem encorajar estilos de trabalho muito diferentes.
“[D]ifferent tools target different use cases. Any technology platform or product ‘wants’ to behave in a certain way. Vendors will boast about omnibus capabilities, but baked in underneath is a vision about how a particular subset of problems gets solved. This reflects a kind of imprinting (…). The product might have broadened its scope as it matured, but typically the initial roots remain visible.” (p 75)
Esta é também a minha experiência. E esta é uma das razões pelas quais há 7 anos que organizo a conferência Social Now: para ajudar as empresas a descobrir as ferramentas tecnológicas que melhor se adaptam às suas necessidades de partilha de conhecimento, comunicação interna e colaboração.
2. Adorei a forma como os autores frisam o papel da tecnologia como um auxiliar, e ao mesmo tempo realçam a importância de uma boa escolha.
“Making the wrong pick doesn’t necessarily doom a project, but it does make success much more difficult to achieve. Making the right choice doesn’t guarantee your long-term success either, but starting with the right technical foundation bodes well for an enterprise fully committed to exploiting any new toolset.” (p xvi)
3. Em tempos colaborei com a COTEC na elaboração de um guia para a seleção de uma ferramenta de gestão de conhecimento. Esse guia não era, nem de longe nem de perto, tão detalhado como o livro de Byrne e Gingras mas fiquei com a sensação de que as recomendações apresentadas não colidem com as do livro. Ainda que os autores deste livro não concordem muito com a utilização de listas e o guia assente numa longa lista, sinto que não existe grande conflito. A lista apresentada no guia tem o objetivo de chamar a atenção para os fatores a considerar no momento de escolher uma ferramenta digital: funcionalidades, mas também custo de manutenção, comunidade de clientes atuais, usabilidade, alojamento dos dados, etc.
4. Gostei bastante do conceito de um bake-off entre os dois finalistas do processo de seleção.
“Yes, there’s still a cost to running a bake-off, but in the end, what’s the cost of a failed implementation?” (p 131).
5. E a frase:
“Much like the arrival of children never solves marital woes, implementing software never mends internal business rifts.” (p 151)
Sobre o livro:
The Right Way to Select Technology: Get the Real Story on Finding the Best Fit
Tony Byrne e Jarrod Gingras. Digital Reality Checks, EUA, 2017.
