Este livro diz-lhe como construir um fantástico local de trabalho onde as pessoas se podem sentir e ser produtivas. Descreve os doze elementos de um local de trabalho fantástico, narra a constante luta entre a eficiência e a eficácia, e fala do inerente processo de mudança.
É um livro sobre gestão de instalações mas, de certa forma, pode também ser visto como um livro sobre mudança e usado como uma lente diferente para criar intranets (sociais) fantásticas.
Há 25 anos que o britânico Neil Usher vem deixando a sua marca, criando ótimo locais de trabalho em diferentes países. Em 2011 criou o blog workessence onde vai partilhando as suas experiências e reflexões. Recentemente decidiu publicar um livro onde usa o que aprendeu para explicar porque importa ter um local de trabalho fantástico e descrever os doze elementos necessários para o criar.
O que é o local de trabalho elemental?
“A fully inclusive, sufficiently spacious, stimulating and daylight-flooded workplace, providing super-connectivity and localized environmental control, while allowing individual influence over a choice of comfortable, considered settings, offering convenient and secure storage for personal and business effects, affordable and healthy refreshments, and clean well-stocked washrooms.”
Um local de trabalho fantástico pode contribuir para que as pessoas se sintam e sejam produtivas através de eficiência, eficácia e expressão (sugeridos por Frank Duffy) e ainda ambiente, éter e energia (acrescentados por Neil Usher).
Para Neil, o éter é a imagem que os colaboradores da empresa partilham digitalmente sobre a organização com base na experiência que têm do seu local de trabalho. É algo cujo impacto negativo a empresa só controla proporcionando uma boa experiência.
No que toca à eficácia, o autor acredita que o local de trabalho deve criar um ambiente que inspira e dá energia, facilita a aprendizagem, e promove confiança pela transparência.
Porque se deve investir na criação e manutenção de um local de trabalho fantástico?
Aqui está o que o Neil sugere como a explicação das escadas, porque, como ele diz, devemos preferir usar as escadas e não o elevador:
“Think what an amazing workplace could do for the business. We’ll attract, keep and develop the most energized, motivated people, freely able to be their best, wanting to work in a place that reflects our dynamic, caring and responsible brand, proudly and openly sharing this enthusiasm, while we save up to a third of what we’re spending on property that doesn’t work for us to allow us to invest in an environment that does.”
Como se cria um local de trabalho fantástico?
Neil Usher identifica nove princípios para o design de locais de trabalho:
- reuna a informação necessária, e só essa;
- seja beta – “space is a journey (…) which means you are also enabling change long after the space is ‘finished’”;
- detalhe o caderno de especificações;
- seja clara;
- encontre o equilíbrio;
- ponha os seres humanos em primeiro lugar, a estética em segundo;
- inclua;
- simplifique;
- mantenha-se relevante;
- preocupe-se com os detalhes.
Sinto que os mesmos princípios se podem aplicar ao design de intranets.
A secção dedicada ao local de trabalho social é música para os meus ouvidos. Neil Usher iguala o local de trabalho social à soma os espaços físico e digital. Ele prossegue bebendo do conceito de ‘ba’, inicialmente descrito por Kitaro Nishida (1911) e que, mais tarde, entrou para os livros da gestão de conhecimento pelo trabalho de Ikujiro Nonaka e colegas.
O local de trabalho elemental baseia-se no equilíbrio dos doze elementos do design do local de trabalho: Luz Natural, Conectividade, Espaço, Escolha, Influência, Controle, Refrescamento, Sentimento, Sentidos, Conforto, Inclusão, Higiene, e Armazenamento. Estes elementos devem sobreviver ao tempo, e aplicar-se independentemente do estilo de trabalho preferido ou de gostos de design (daí não haver fotos neste livro).
Tabela dos 12 elementos que Neil Usher sugere que devem ser equilibrados para criar um local de trabalho fantástico
Alguns dos elementos apenas dizem respeito ao espaço físico (Higiene, por exemplo); outros, porém, teriam lugar seguro nos elementos de um fantástico local de trabalho digital. É o caso de Escolha.
Gosto da forma como Neil vê Escolha como dependente de possibilidade e permissão. De facto, tal como Neil diz, “[t]he most genuine expression of a trusting approach to work is an organization that allows its people to work when, where and how they choose” e “[i]t requires an enlightened approach to management and people supported by a working environment and technology that enables choice”. He concludes his reflection saying that “[n]o one should be burdened by choice”.
Quem não conhece uma organização em que as pessoas têm autorização para trabalhar remotamente mas não têm as ferramentas de que precisam para ser igualmente produtivas nesse contexto? Ou organizações que criam uma intranet de última geração onde as pessoas são encorajadas a criar espaços privados só visíveis pelos seus membros? Ou ainda organizações, tão entusiasmadas com a sua nova intranet, que tentam lá encaixar tanta funcionalidade quanto possível, esquecendo-se que estão a confundir as pessoas.
Mudança
Tal como referido antes, The Elemental Workplace pode ser visto como um livro sobre mudança. Neil Usher até propõe um modelo que formulou com a ajuda de Mark Tittle.
O modelo considera três momentos:
- inicialmente, a pessoa envolvida na mudança consegue dizer “eu sei”;
- depois, consegue dizer “eu sinto”; e,
- finalmente, chegamos a um momento em que a pessoa se sente confortável para dizer “eu farei”.
É nesse momento que sabemos que conseguimos possibilitar, inspirar e facilitar a mudança.
Seis destaques pessoais
1. Quando fala do local de trabalho social, Neil Usher refere que os profissionais de gestão de instalações se focam muitas vezes em apanhar ideias no espaço digital e aplicá-las ao espaço físico. Sugere que a oportunidade está em abraçar a natureza inseparável de ambos.
Isto surpreendeu-me e fez-me pensar.
É frequente eu descrever as ferramentas sociais digitais como algo que nos permite recriar online as interações sociais que se observam no mundo físico. Assim, fiquei surpresa quando li que no mundo da gestão de instalações as pessoas parecem pensar ao contrário.
Ao mesmo tempo, fiquei pensar na ideia de “juntar” os dois para criar a magia do social. Não consegui pensar em exemplos mas talvez porque não compreendi totalmente o que Neil Usher tem em mente. Tenho de voltar a este tema.
2. Sobre a batalha entre eficiência e eficácia, Neil escreve: “Enough advantage should be gained from efficiency to be helpful, and then it should be taken off the table.” Escreve ainda: “[t]he social workplace, to be effective and productive, needs a deliberate injection of inefficiency.”
3. Os escritórios do canto são “status ‘cymbals’ (for they can be loud!)”. Hilariante e demasiado verdade.
4. A expressão “the gentle hum of humanity”. Sei que não é do Neil, mas adorei a forma como a trouxe para o contexto dos locais de trabalho porque, a meu ver, há demasiadas empresas, demasiadas vezes, a esquecerem-se de que são feitas de e por pessoas.
5. “[T]he project started before you thought it did, and will continue beyond where you think it will end”. Algo a não esquecer.
6. Já ouviu falar de tummelers? Eu não tinha.
“A tummeler is a person who catalyses others to action”; a pessoa que faz coisas de forma diferente e consegue falar disso; a pessoa que é capaz de dar asas às outras.
Depois de ler isto, fiz uma pesquisa e encontrei um texto de Alex Hillman em que ele opõe os tummelers e os gestores de comunidade.
Não concordo com a forma como ele vê os gestores de comunidades: para mim, se uma gestora de comunidade estiver a criar uma relação de um-para-muitos não estará a fazer bem o seu trabalho. Contudo, gostei da sua ilustração.
Ilustração de Alex Hillman e que compara tummelers e gestores de comunidade
Também reparei nas duas formas de escrever a palavra – “tummeler” e “tummler”. Qual está correta? “Tummeler” não aparece no dicionário britânico nem no americano. Por sua vez, “tummler” está no dicionário americano e é referenciado no britânico como um termo americano. Assim, penso que “tummler” é uma aposta mais segura.
Para concluir
A primeira vez que me lembro de ouvir falar do Neil Usher foi quando, em 2016, o Luis Suarez mo sugeriu como um bom orador para o Social Now 2017. Adorei a ideia porque sempre acreditei profundamente no poder que os locais de trabalho – físico e digital – têm na construção de uma organização mais social. (Não é por acaso que ajudo a conceber intranets e que analiso os espaços físicos quando faço um diagnóstico de GC.)
O Luís tinha razão: Neil foi um ótimo consultor para ter no palco do Social Now. É um orador muito cativante e cada palavra transpira a sua imensa experiência e conhecimento.
O seu livro, publicado este ano, reflete esse vasto conhecimento, o seu acutilante humor britânico carregado de comentários irónicos à vida corporativa, e um maravilhoso estilo de escrita com passagens quase poéticas.
Foi um enorme prazer ler The Elemental Workplace. Recomendo vivamente este livro, e o blog do Neil Usher (workessence), a qualquer pessoa que trabalhe na gestão de instalações ou… com intranets (sociais).
Nota: Este texto está também disponível em inglês no LinkedIn.
Sobre o livro:
The Elemental Workplace: The 12 elements for creating a fantastic workplace for everyone
Neil Usher. LID Publishing Limited, Reino Unido, 2018.
