Em 2018, escreveu o livro Arquitetar a Colaboração: 5 Passos para uma Liderança Facilitadora; em 2020, Paulo Nunes de Abreu traz-nos um outro, em inglês, e que foca no contexto das reuniões online.
Paulo Nunes de Abreu é um “arquiteto da colaboração”. Embora português, assina muito do seu trabalho em língua inglesa com o nome Paul Nunesdea.
Neste seu livro verbaliza de forma clara uma das convicções que impulsionam o seu trabalho: “Professional group facilitation is the best approach to developing an effective, collaborative culture organization-wide; and having more productive meetings is a way to accomplish that higher goal.” (p 14)
As organizações estão a viver uma realidade muito diferente desde que a pandemia de COVID-19 começou. Com os desafios veio também a oportunidade de experimentar formas alternativas de trabalhar e reunir. A pandemia forçou as organizações a fazer diferente; aos fornecedores de aplicações para reuniões online, o incentivo para fazer mais; e aos facilitadores, a oportunidade de evidenciarem o impacto que podem ter nos resultados de reuniões e sessões de trabalho.
Este livro é composto por seis capítulos principais: um capítulo de enquadramento pelo próprio Paulo, quatro capítulos pelos responsáveis de outras tantas empresas que desenvolvem e comercializam ferramentas de colaboração e reuniões online, e um capítulo final assinado por Martin Duffy, conhecido facilitador que se tem dedicado ao tema das reuniões.
“The notion of ‘meetings’ should be replaced by ‘conversations’.”
As ferramentas que, por virtude dos contributos dos seus responsáveis, são destacadas neste livro são Lucid Meetings, GroupMap, Howspace e MeetingQuality.
Paulo Nunesdea escreve que a facilitação virtual acontece quando esse trabalho é realizado remotamente; a facilitação digital é quando são usadas ferramentas digitais para facilitar o trabalho e as interações entre participantes, mesmo que estes se encontrem na mesma sala.
Refere que é possível alargar a ideia de uma reunião online para que se torne numa conversa e em trabalho colaborativo que acontece de forma assíncrona. Da mesma forma, diz que o “sistema operativo das reuniões” pode servir para eliminar o email como instrumento preponderante mas ineficiente de trabalho.
No seu capítulo, J. Elise Keith, cofundadora e CEO da Lucid Meetings, fala dos três elementos do sistema operativo das reuniões:
- critérios de desempenho (regras);
- modelos de fluxo de reuniões;
- suporte, que pode incluir materiais, espaços, tecnologia e formação.
No livro, podemos ver uma taxonomia de reuniões de trabalho (imagem acima). Desta taxonomia podem ser escolhidos os tipos de reunião a usar na composição de um modelo de reuniões, tal como o modelo proposto pela Lucid Meetings para a equipa de liderança de uma empresa (imagem abaixo).
O capítulo de Jeremy Lu, cofundador da GroupMap Technology Pty Ltd, é o mais “comercial” no sentido em que é muito focado na oferta específica da ferramenta GroupMap. Inclui alguns casos de estudo que servem de exemplo do que é possível.
“Organizational culture is created in local discussions.”
“The quality of the dialogue is built or destroyed by the structures and settings of the collaboration” Ilkka Mäkitalo
Ilkka Mäkitalo, CEO e cofundador da Howspace, também foca bastante nas funcionalidades específicas da ferramenta que ajudou a criar. Contudo, o seu capítulo faz um bom trabalho na sistematização dos desafios que geralmente se colocam no momento de tomar decisões e em processos de mudança.
Curiosamente, não sei se os argumentos que apresenta para a utilização do Howspace são suficientemente fortes para justificar a aquisição de uma plataforma distinta: eu própria tenho experiência de ajudar várias empresas a criar algumas das abordagens referidas usando as plataformas de que já dispõem – Teams, Workplace by Facebook, etc.
“Engagement is co-created through involvement and participation” Ilkka Mäkitalo
MeetingQuality é um tipo de aplicação diferente das anteriores. Esta foca na extração e análise de dados sobre reuniões realizadas para poder informar o desenho de reuniões futuras. O capítulo dedicado à MeetingQuality é assinado por Kelvin McGrath, dono da MeetingQuality, e Martin Duffy. Em conjunto, os dois têm estudado dados recolhidos pela MeetingQuality para desenvolver insights valiosos sobre o mundo das reuniões de trabalho.
Os autores acreditam que as organizações são, em parte, um resultado da soma das suas reuniões, ao mesmo tempo que as reuniões são um resultado do tipo de organizações em que se realizam.
“Meetings exert hidden and unexpected influences in organizations, but also provide a powerful way to improve overall organizational efficiency if embraced proactively as a positive organizational resource.” Kelvin McGrath e Martin Duffy
Neste capítulo, os autores citam Helen Schwartzman dizendo que as reuniões quase sempre produzem mais reuniões. Martin Duffy leva esta constatação mais longe e diz que quando as organizações precisam de fazer coisa mais depressa, tendem a aumentar a frequência e o número de reuniões.
Ora, como colocam os autores, se as reuniões não forem eficazes, isto só vai exacerbar o problema. Daí a necessidade de avaliar a qualidade das reuniões de duas perspetivas distintas mas complementares: o engagement dos participantes e a evolução do assunto após a reunião.
Os autores referem inclusive que a análise desta informação permite não só informar a melhoria contínua do modelo de reuniões como também prever a probabilidade de sucesso do tema discutido. Isto é, se considerarmos o engagement dos participantes e a evolução do assunto logo após uma reunião de projeto, será possível prever se o projeto vai ser bem sucedido. Fiquei bastante curiosa.
Achei também interessante a expressão “survey democracy” usada por Kelvin McGrath e Martin Duffy para falar da forma como, com o MeetingQuality, todos os participantes têm acesso a todos os dados sobre o engagement de todos os participantes em cada reunião.
“meetings collectively form and develop [the organisational culture].” Kelvin McGrath e Martin Duffy
No último capítulo, Martin Duffy destaca alguns pontos dos capítulos anteriores, oferecendo também a sua perspetiva sobre o tema. Também para ele, a pandemia criou uma oportunidade fantástica para se repensarem as reuniões. Mas esta oportunidade traz desafios.
Para as organizações, o grande desafio é conseguirem adaptar-se à utilização de várias novas ferramentas que, em conjunto, lhes podem proporcionar uma boa experiência remota capaz de produzir, ou até superar, os resultados antes conseguidos em reuniões presenciais.
Este livro mostra-nos porquê e de que forma a melhoria das reuniões e sessões de trabalho, online ou presenciais, conduz à melhoria do desempenho das organizações.
Sobre o livro:
Beyond Virtual Meetings: Digital tools for higher performing teams and organizations
Paul Nunesdea, CPF, PhD. Publicação independente da col.lab, 2020.
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