Nesta quinta entrevista da série E, tivemos o prazer de falar com Viviana Garcia, Digital Workplace Coordinator na UEFA.
A Viviana é de poucas palavras mas cada uma delas vem recheada com a experiência prática de quem faz acontecer. Partilhou exemplos concretos de como dinamiza práticas de gestão de conhecimento que agregam valor à empresa: falou-nos de sessões de transferência de conhecimento, de jogos que realiza no processo de acolhimento a novos colaboradores, e do processo como arquivam documentos de campeonatos realizados.
Falou-nos também das intranets (sim, plural!) da UEFA e da importância do digital workplace.
Entrevista gravada dia 5 maio 2023.
A gestão do conhecimento é a memória das organizações.
Viviana Garcia
Sobre a Viviana
Viviana é uma profissional dedicada à gestão do conhecimento e ao digital workplace, especializada na construção de pontes entre pessoas, empresas e TI.
Nos últimos cinco anos, tem sido fundamental para o desenvolvimento das intranets e para a melhoria da colaboração digital na UEFA. Com a sua proficiência em gestão da mudança, Viviana apoia e capacita diligentemente os funcionários, orientando-os na adoção de novas formas de trabalho para impulsionar o crescimento profissional e o sucesso organizacional.
“O que considero mais gratificante no meu trabalho é o âmbito diversificado que oferece, permitindo-me aplicar uma vasta gama de competências em gestão do conhecimento, TI e gestão da mudança. Sinto-me motivado pela oportunidade de enfrentar diferentes desafios e encontrar soluções que permitam aos meus colegas aproveitar o potencial das ferramentas digitais para a colaboração ou a automatização de tarefas, por exemplo.”
Pergunta de um profissional de GC
Neste episódio, a Viviana também responde a uma pergunta da Teresa Nora, responsável pelas áreas de Gestão do Conhecimento, Formação e Marketing no escritório de Lisboa:
Que situação é que, no âmbito da atividade de gestão de conhecimento, foi particularmente relevante pôr duas pessoas à conversa sobre um determinado tema? Ou seja, um exemplo em que a gestão de conhecimento tenha promovido uma conversa sobre conhecimento?
O que associa à Gestão do Conhecimento
“A primeira coisa que me ocorreu foi o filme “Memento”, no qual o personagem principal sofre de um tipo de amnésia que não lhe permite criar novas memórias – o que dificulta a sua missão de vingar a morte da mulher. Para contornar a situação, ele recorre a tatuagens e fotografias polaroid nas quais escreve notas.
Um dos desafios que tenho experienciado é precisamente o de contrariar a ideia de que equipas ou organizações podem depender da memória de indivíduos. Tal como no filme referido, a memória de uma organização deve ser gerida de forma a consolidar conhecimento e assim potenciar a continuidade e evolução da mesma.
A gestão do conhecimento é a memória das organizações.”
Trechos da entrevista
“Vejo a gestão de conhecimento muito pela definição da própria, ou seja, pela captura e distribuição de informação, de data, de conhecimento. Não tenho assim uma visão muito pessoal, foco-me um bocadinho nesta, se calhar, leitura mais académica, mas eu acho que isso ajuda bastante a manter o foco naquilo que realmente é importante e naquilo que queremos fazer e nos projetos que queremos desenvolver.”
“É essencial ter dados quantitativos que também informam quando olhamos para os dados mais qualitativos. Esta junção dos diferentes tipos de informação, eu penso que seja essencial quando queremos realmente usar conhecimento ou transformar estas coisas em conhecimento e usar depois para tomada de decisão, alteração de processos, etc.”
“A parceria principal é entre a gestão de conhecimento e o departamento de tecnologias de informação, onde temos uma equipa focada nas ferramentas de colaboração digital. E o que acontece é que a equipa da gestão do conhecimento é quem representa o business, ou seja, somos nós que informamos a equipa de IT sobre quais é que são as necessidades, os requisitos da parte do business para que depois eles possam escolher as melhores ferramentas e implementar, etc.”
“Depois temos um grupo informal, um grupo de trabalho informal com os recursos humanos e o departamento de comunicações e aí mais focado na homepage da intranet. Ou seja, é o departamento de comunicações que gere a homepage, onde nós fazemos a publicação de artigos, de anúncios e outro tipo de informação. E depois os recursos humanos que é um departamento muito central e muito essencial para todos os empregados da empresa.
Portanto fazemos esta colaboração assim um pouco depois mais informal com esses departamentos para estarmos todos alinhados e podermos dar apoio aos projetos uns dos outros”
“A forma como definimos o digital workplace na UEFA é o conjunto de ferramentas e de plataformas que nós utilizamos para trabalhar, fazer o nosso trabalho diário, o que inclui a intranet.
Depois, como é que a gestão de conhecimento está ligada ao digital workplace, a gestão de conhecimento está muito dependente das ferramentas que nós temos para capturar e distribuir informação. E hoje em dia isso é feito muito através da intranet e existe uma expectativa de se poder, por exemplo, pesquisar e encontrar aquilo que se precisa, através de um motor de busca numa intranet ou de ir a um Teams e poder distribuir a informação nesse Teams, sabendo que vai chegar às pessoas onde precisa de chegar.”
“Por vezes a gestão de conhecimento não tem de ser só o guardar o conhecimento num determinado repositório, mas sim criar os fóruns para que as pessoas possam falar abertamente umas com as outras e termos diferentes atores com diferentes poderes de decisão ou com diferentes perspetivas a debater os mesmos temas”
“As fontes de verdade são os repositórios, não é, e lá esta eu volto a repetir de data ou de informação ou de conhecimento propriamente dito. Posso dar alguns exemplos, nós na UEFA, temos o nosso glossário, temos os arquivos do Euro e várias documentações que consideramos as fontes únicas de verdade, temos também um chat bot, por exemplo.”
“Eu no início do meu percurso na UEFA pecava um pouco por tentar explicar às pessoas o que era a gestão de conhecimento e fazê-las ver através dessa explicação, se calhar mais teórica ou académica, porque é que a gestão de conhecimento é importante. Mas rapidamente aprendi que não é isso que interessa às pessoas. O que interessa às pessoas é saberem que os nossos processos, as nossas atividades, vão ajudá-las a certo ponto no futuro.
Portanto é aí que nós focamos agora. Dependendo da atividade que estamos a desenvolver, quais é que são as necessidades ou que necessidades é que esta atividade vai colmatar e é isso que comunicamos às pessoas.”
“É sempre uma dificuldade para quem chega e acaba por atrasar a curva da aprendizagem precisamente por isso, porque as pessoas perdem muito tempo a tentar encontrar a informação que precisam e então a forma que eu arranjei de tentar colmatar isso foi criar um jogo, que faço agora todos os meses ou quando temos um número mínimo de participantes.
Faço um jogo que não é mais que um quizz, com perguntas relacionadas com o digital workplace, com a intranet, com boas práticas de colaboração digital mas muito focada no onde encontrar a informação que preciso. Isto é um jogo de equipa, fazemos como se fosse um torneio com semifinais e uma final e cada equipa tem x segundos para responder às perguntas. O objetivo aqui realmente não é que eles me deem as respostas certas mas sim que depois das respostas dadas, certas ou erradas, eu vou mostrar qual é a correta e vou mostrar então como se faz uma determinada tarefa ou onde se encontra um determinado tipo de informação e temos tido muito bom feedback.
Acho que um pormenor interessante também é que não fazemos esta atividade na primeira semana, fazemos esta atividade na segunda ou terceira ou até quarta semana de trabalho dos newcomers, ou seja, nesta altura eles já tiveram vários desafios e então quando eles estão a participar no jogo, eles vão-se lembrar dos desafios que tiveram e eu acho que isto é importante para consolidar a memória e a aprendizagem”
“Todas as empresas deveriam ter a responsabilidade de ajudar os empregados a lidar com estas dificuldades e implementar boas práticas de colaboração digital.
Por exemplo uma das coisas que eu faço é quando eu marco uma reunião no Outlook, já não está com 60 minutos by default, tem ou 50 minutos ou 25, para evitar reuniões atrás de reuniões sem pausas. Algo que eu também comunico para os newcomers ou cada vez que tenho oportunidade é de como fazer a gestão de notificações no Teams. Nós não temos de estar a seguir todos os canais, nem estar em todos os Teams groups. Portanto esta parte para mim é o digital workplace 2.0 que precisa de ser desenvolvido também.”
