Estivemos à conversa com Laura Henriques, responsável pela Gestão de Conhecimento e da Mudança na área de Gestão de Inovação na ANACOM.
Falou-nos de como encadeou uma série de iniciativas para conduzir a organização a uma nova forma de trabalhar e colaborar, e falou-nos da importância de gerir mudança e comunidade.
Falando de inovação e da relação da inovação com a gestão de conhecimento, contou-nos as iniciativas que tem conduzido para valorizar o conhecimento das pessoas e envolver a organização.
Entrevista gravada dia 17 abril 2023.
A informação tem de estar devidamente relacionada sob pena de se perder no mundo de informação que é hoje já a intranet
Laura Henriques
Sobre a Laura
51 anos. Casada. Amiga dos seus amigos humanos e patudos.
Curiosa. A esse propósito a avó dizia que era uma criança muito “perguntadeira”.
Divertida. Encontra habitualmente forma de cumprir as quotas diárias de riso 😃
Gosta de desafios e de muita adrenalina.
Gosta de construir projetos a partir do zero. No fim, depois de testados e afinados, passa-os de mãos, com o mesmo gosto e ciente de que está a entregar valor.
Trabalha na ANACOM há 25 anos onde assegurou durante muito tempo a gestão de plataformas digitais mas é à gestão do Conhecimento e da Mudança que dedica a sua vida profissional desde 2020.
Desenhou a estratégia de adoção digital de um conjunto de ferramentas de colaboração durante o período da pandemia, e implementou a seguir um ecossistema de suporte à inovação na ANACOM.
É necessária muita persistência para nunca deixar cair nem esmorecer o entusiasmo.
Laura Henriques
Pergunta de um profissional de GC
Neste episódio, a Laura também responde a uma pergunta do Victor Alves, Principal Consultant de Learning & Development na Equinor e Professor nas pós-graduações do CRIE/UFRJ:
Digamos que você está entrando numa empresa nova e que o seu superior te dá uma oportunidade de lançar a gestão do conhecimento. O que é que você faria?
O que associa à Gestão de Conhecimento
O Gestor de Conhecimento é como um maestro de uma orquestra: ambos têm a responsabilidade de coordenar múltiplos contributos individuais, de grupos (naipes), até obter um resultado harmonioso.
Se o maestro não pode ter dúvidas quanto à forma como a orquestra deve tocar, como cada músico deve executar a sua parte, e é responsável por garantir que todos os músicos estão a tocar de forma harmoniosa, também um gestor de conhecimento tem de ter uma visão clara dos objetivos da organização e é responsável por garantir que todos os membros da equipa estão a trabalhar juntos e de forma harmoniosa, no sentido dos objetivos da organização.
Trechos da entrevista
“Vamos centrar a nossa estratégia de envolvimento da comunidade aqui em quatro grandes pilares (…):
- encontrar: a promessa de utilizar o 365 para encontrar facilmente a informação (…);
- partilhar: Portanto aqui a proposta era feita nos hábitos futuros, partilhar e mostrar com o OneDrive, com o Teams, mostrar as facilidades da partilha;
- reunir: e aqui estaríamos a falar do Teams e das valências da videochamada e dos recursos da videochamadas; e
- coeditar, (…) ou seja, também a mudança de hábitos, falando aqui já de partilha de documentos, pondo o foco nos ganhos de eficiência da coedição e do trabalho em equipa”
“Criámos o Acelerador Digital, que é este site, onde disponibilizámos centenas de perguntas frequentes organizadas por aplicação 365, mas também muitos cenários de utilização. Portanto depois de termos esta primeira massa de conteúdo rico, lançámos então a primeira pedra, vou dizer assim, lançámos uma campanha interna de 22 dias de aceleração digital. Na prática, isto consubstanciava-se na entrega, todos os dias, de um objetivo. Então tínhamos em cada etapa da campanha, portanto elas eram 22 etapas, uma por dia, em cada etapa as pessoas sabiam o que é que iam conseguir no final daquela etapa, o que é que iam obter no final daquela etapa, que demorava entre três a cinco minutos a percorrer”
“O Acelerador Digital é quase como um suporte técnico da utilização da própria intranet. Nós sempre que temos FAQ’s sobre a intranet, é no Acelerador Digital que as guardamos. Portanto o Acelerador Digital dá suporte à utilização de todas as ferramentas 365, nomeadamente o Sharepoint que é a base da intranet.“
“Criámos um site e chamámos-lhe inov ANACOM. Criámos um site para dar visibilidade a esta informação. E que informação era esta? Na realidade, nós estamos aqui a falar de sessões de partilha de conhecimento de meia hora, aproximadamente, seguida de perguntas e respostas, ótimo para envolver a comunidade, sempre online porque as pessoas estavam confinadas e depois gravávamos, publicávamos o video no Stream, classificávamos, percebíamos que muitas das pessoas não podiam assistir em direto acabavam por ver o vídeo mais tarde. Os vídeos tinham dezenas largas de visualizações. E foi assim que começou a nascer esta plataforma.
Inicialmente, com este formato, os webinars O2. Passado algum tempo percebemos que os webinars O2 não davam resposta àquela situação em que queríamos convidar alguém de fora para falar sobre alguma coisa. E assim nasceu outro segmento a que chamamos Suplementos de Ferro. O que distingue um e outro é a duração e o facto onde não ser conhecimento 100% ANACOM, ser conhecimento de alguém convidado que vem trazer conhecimento, informação, valor para a organização. E a partir do momento em que nós iniciámos os Suplementos de Ferro, passámos a delimitar o âmbito, os temas passaram a ser temas relacionados com a inovação. Estamos a falar de meta verso, espaço porque a ANACOM é hoje também autoridade espacial, estamos a falar de blockchain, de web3. Estamos a falar de temas de inovação e são temas que permitem à organização fazer uma regulação ou preparar-se, posicionar-se, para fazer uma regulação ex-ante, que é exatamente o que é necessário, tendo em conta a velocidade a que evolui a tecnologia. E é o reconhecimento de valor que as pessoas atribuem a esta plataforma é imenso.
Portanto nasceu assim, nasceu desta oportunidade. Hoje a plataforma tem os O2, os Suplementos de Ferro, tem as Baterias de Lítio, que é um espaço onde as pessoas não dão a cara, não se expõem tanto mas têm um canal, no Teams, onde podem deixar um paper, por exemplo, um link para um paper que leram, um link para um vídeo ou uma talk que assistiram. Portanto podem partilhar conhecimento relativamente a um conjunto de temáticas que fazem parte dos vários canais desta equipa que nós criámos no Teams (…) Isto já é gestão de informação, portanto é produção de conhecimento que nós conseguimos articular esta informação entre si, de maneira a criar hubs temáticos.”
A gestão de conhecimento “é a construção de um caminho sólido com toda a organização. Não podemos ter a veleidade de achar que estamos a fazer a gestão de conhecimento se não conhecemos a estratégia da organização.
E então, o conhecimento antes de mais tem de ser útil (…) a quem precisa dele. E portanto é bom que aquilo que as pessoas sintam que podem encontrar na intranet, neste caso, a resposta às perguntas que têm, a informação para poder complementar alguma coisa que estejam a fazer, um nome para contactar no caso de precisarem de saber mais sobre alguma coisa. Porque a gestão de conhecimento depois também nos dá isto: dá-nos rostos, dá-nos esta ligação entre pessoas. De repente aparecem pessoas, caras, que não eram prováveis, não seriam prováveis, que nunca apareceram envolvidas numa taskforce sobre um determinado tema. E de repente, imagina, num Suplemento de Ferro alguém liga o microfone e faz uma intervenção riquíssima e que mostra que aquela pessoa está bastante por dentro daquela temática. E isto fica.
Se no futuro for necessário criar, imagina, uma taskforce sobre aquele tema, provavelmente até vamos contactar aquela pessoa porque estamos realmente a conseguir mapear o conhecimento”
“Há aqui um chapéu muito importante que é o chapéu da gestão da comunidade, também, que eu preciso de trazer para a nossa conversa.
Eu sou uma boa ouvinte mas nem sempre as pessoas vêm ter comigo. Muitas vezes sou eu que vou ter com as pessoas porque passa-me um email, imagina, passa-me um email que me parece riquíssimo e de repente já estou a envolver a pessoa na produção de um Suplemento de Ferro ou de um O2. E facilito todo o processo, desde a comunicação, da divulgação interna, até à preparação da pessoa para se sentir bem diante da câmara. Porque às vezes há um bocadinho isso também: há um bocadinho a reserva de mostrar conhecimento. Não só a reserva da relação diante da câmara mas a reserva de ‘ ah não quero parecer que de repente…’ e nós temos de ajudar as pessoas a desmontar estes preconceitos.
O que nós queremos mesmo é potenciar este ato de ‘li alguma coisa com valor, vi, escrevi, pensei, então eu tenho aqui alguma coisa para apresentar’ e portanto existe ou não existe, na plataforma de suporte à inovação, alguma rubrica, algum espaço para eu dar expressão a isto? Também, se não existe é uma oportunidade para criarmos.”
“Obviamente que é muito importante ter patrocínio. Claro que a partir do momento em que uma organização adota uma nova tecnologia, de alguma maneira, a gestão de topo está envolvidíssima. Mas depois precisamos, e é muito bom quando conseguimos mostrar como é que a gestão de topo está a mudar, o que é que está a acontecer nessa esfera. E eu não consegui trazer nem cenários de utilização, nem relato. Enfim consegui trazer algum feedback mas não aquele que talvez tivesse feito muita diferença para acelerar e para tornar mais robusta ainda a adoção, se tivesse conseguido mostrar a forma como o presidente, os administradores estavam a utilizar estas ferramentas. E se pudesse ter estado mais próxima destes perfis para poder também envolvê-los na mudança.”
